Phần mềm bán hàng offline là gì? Ưu nhược điểm

Phần mềm bán hàng offline là phần mềm lưu toàn bộ dữ liệu ngay trong máy của cửa hàng. Mất mạng vẫn quét mã, tính tiền, in hóa đơn bình thường. Với cửa hàng bán lẻ ở Việt Nam, nơi đường truyền hay chập chờn, đây là điểm quyết định có bán được hàng hay không.

Offline nghĩa là gì, nói cho dễ hiểu

Offline ở đây không có nghĩa là cắt mạng. Nó chỉ nói dữ liệu nằm ở đâu. Cài phần mềm xong, dữ liệu nằm trên máy tính ở quầy, hoặc trên một máy chủ đặt trong cửa hàng. Nhân viên mở máy lên là bán ngay, không chờ máy chủ ở đâu đó trả lời.

Quét một mã vạch ra tiền, in hóa đơn, cộng điểm cho khách, trừ kho, tất cả chạy trong máy. Mạng lúc đó chỉ là đường phụ, dùng khi chủ cửa hàng muốn xem báo cáo từ xa, hoặc khi mấy cửa hàng trong chuỗi gửi số về cho nhau.

Cách này khác với phần mềm đám mây, tức dữ liệu nằm trên máy của nhà cung cấp, mọi thao tác đều phải đi qua mạng. Mạng nhanh thì mượt, mạng yếu thì quay vòng vòng, mất mạng thì đứng im.

Kinh nghiệm bán khi đường truyền yếu xem thêm tại bán hàng khi mất mạng.

Đặt cạnh nhau: offline và đám mây khác gì

Câu cần hỏi	Offline trả lời	Đám mây trả lời
Dữ liệu nằm ở đâu	Máy của cửa hàng	Máy của nhà cung cấp
Mất mạng thì bán tiếp được không	Được	Không
Quầy chạy nhanh hay chậm	Do máy mình quyết	Do mạng quyết
Máy quầy hỏng thì sao	Lấy bản sao lưu ra dùng	Dữ liệu vẫn trên máy chủ
Mở thêm cửa hàng	Phải nối các máy với nhau	Thêm là dùng chung ngay
Cập nhật bản mới	Làm từng máy một	Một lần cho cả hệ thống
Ai giữ dữ liệu	Chủ cửa hàng tự giữ	Nhà cung cấp giữ hộ

Đám mây có cái hay riêng. Dữ liệu nằm một chỗ nên mấy chi nhánh dùng chung một bảng giá, một đợt khuyến mãi. Máy quầy hỏng thì dữ liệu vẫn còn trên máy chủ, thay máy khác là xong. Đổi lại, mọi lần quét mã tính tiền đều phải qua mạng. Đứt mạng giữa ca đông là quầy đứng, khách bỏ đi.

Offline thì ngược lại. Quầy không cần mạng, nhưng chủ cửa hàng phải tự giữ máy, tự nhớ sao lưu. Đa số chủ cửa hàng chấp nhận việc này, vì một ca bán dừng giữa trưa thiệt hại lớn hơn nhiều so với việc cắm thêm ổ cứng sao lưu.

Lúc nào nên chọn offline

Chọn offline khi cửa hàng bán nhiều và bán liên tục trong ngày. Mỗi phút quầy dừng là mất khách. Tạp hóa, quán ăn, quán cafe, cửa hàng gas, tiệm thời trang đều thuộc nhóm này. Giờ cao điểm mà máy quay vòng vòng vì mạng yếu thì khách bỏ sang quán bên cạnh.

Chọn offline khi mặt bằng nằm chỗ mạng chập chờn. Tầng hầm, khu chợ, khu công nghiệp, khu đông dân. Ở mấy chỗ này, mỗi lần quét mã chờ hai giây là hàng dài ra tới cửa. Bán offline thì quét phát nào ăn phát đó, không ai phải chờ.

Chọn offline khi người đứng quầy không rành máy tính. Dữ liệu nằm gọn trong máy thì việc quen thuộc: mở máy, bán, cuối ngày coi báo cáo. Máy này chậm thì chép sang máy khác, giống như chép hình chép nhạc. Không phải học cách làm việc với hệ thống nằm đâu đó trên mạng.

Còn nếu cửa hàng bán ít, ngày vài chục hóa đơn, mạng lúc nào cũng khỏe, chủ hay đi xa muốn coi số mọi lúc thì đám mây cũng đáng cân nhắc. Cân đối các tiêu chí khác xem thêm tại cách chọn phần mềm bán hàng.

Dữ liệu nằm trong máy thì giữ làm sao cho chắc

Nỗi lo lớn nhất của offline là máy hỏng thì mất hết. Lo đúng, nhưng có cách xử gọn. Nguyên tắc chỉ có một: lúc nào cũng có một bản sao nằm ngoài máy bán hàng.

Cách đơn giản nhất là cắm ổ cứng ngoài, hẹn máy tự sao lưu mỗi tối sau khi đóng cửa. Ổ cứng đầy thì thay ổ khác, ổ cũ cất đi. Đừng để bản sao duy nhất nằm chung máy với bản chính, cháy máy là đi cả hai.

Cách kỹ hơn là vừa sao lưu ra ổ cứng, vừa gửi thêm một bản lên chỗ chứa riêng của cửa hàng trên mạng. Mất máy thì lấy bản trên mạng về, mất mạng thì lấy bản trong ổ cứng ra. Lúc nào cũng còn một đường.

Sao lưu rồi phải thử mở lại. Nhiều cửa hàng sao lưu đều mà đến lúc cần thì file mở không lên. Mỗi tháng một lần, lấy bản sao ra mở thử trên máy khác, coi có đủ số bán, đủ kho, đủ nợ không. Mở được mới gọi là sao lưu xong.

Máy tính tiền cũng nên chăm như xe. Bụi thì thổi, đầy thì dọn, phần mềm diệt virus thì cài một cái cho yên tâm. Máy khỏe thì quầy chạy nhanh, ít treo giữa ca đông.

Mất mạng thì quầy chạy thế nào

Đây là lúc offline thể hiện rõ nhất. Đứt mạng, nhân viên cứ bán như thường. Quét mã, tính tiền, thối tiền, in hóa đơn, cộng điểm khách, trừ kho, không thiếu bước nào. Khách không biết cửa hàng đang mất mạng, vì quầy vẫn chạy y như lúc có mạng.

Mấy việc cần mạng thì chờ có mạng làm sau. Chủ ở xa muốn coi báo cáo thì đợi mạng lên mới coi được. Mấy cửa hàng trong chuỗi gửi số về cho nhau cũng đợi mạng lên mới gửi. Số bán trong lúc mất mạng không mất, máy giữ lại rồi gửi bù khi có mạng.

Ngược lại với đám mây, đứt mạng là quầy đứng. Nhân viên ghi tay vào giấy, có mạng nhập lại, vừa chậm vừa sai. Quán đông mà gặp cảnh này thì coi như mất cả ca.

Muốn chắc ăn, lúc dùng thử cứ tắt wifi của cửa hàng rồi bán thử một hóa đơn. Bán được, in được thì mới tin. Đừng nghe lời hứa, thử tận tay mới chắc.

Mở thêm cửa hàng thì offline xoay ra sao

Một cửa hàng thì offline gọn. Hai ba cửa hàng thì phải nối chúng lại để số về một chỗ. Thường là mỗi cửa hàng bán độc lập, cuối ngày hoặc theo giờ hẹn, máy gửi số về máy chủ đặt ở cửa hàng chính hoặc chỗ riêng của chủ.

Bảng giá và đợt khuyến mãi cũng đi theo đường đó. Chủ đặt giá một lần ở máy chính, mấy máy con nhận về. Nhân viên ở chi nhánh không tự sửa giá được, muốn sửa phải qua chủ. Chặt vậy mới giữ được giá chung.

Cần mạng thì đường này mới chạy, nhưng quầy bán thì không cần. Đứt mạng giữa các cửa hàng, mỗi quầy vẫn bán bình thường, số giữ lại, có mạng gửi bù. Khách ở quầy không bị ảnh hưởng gì.

Nếu dự tính mở chuỗi, hỏi nhà cung cấp ngay từ đầu: thêm một cửa hàng tốn bao nhiêu, số gộp về thế nào, mất mạng giữa các cửa hàng thì sao. Mua bản một cửa hàng rồi sau này nối thêm tốn công hơn nhiều so với chọn đúng từ đầu. Chi tiết xem tại quản lý chuỗi nhiều cửa hàng.

Hỏi nhà cung cấp những gì trước khi mua

Hỏi thẳng: đứt mạng giữa ca thì quầy có dừng không. Câu trả lời phải là không. Nếu họ vòng vo kiểu tạm thời sẽ ổn, coi như phần mềm đó cần mạng.

Hỏi dữ liệu nằm ở đâu, ai giữ, máy hỏng thì lấy lại thế nào. Hỏi sao lưu có tự chạy không hay phải bấm tay mỗi tối. Bấm tay thì trước sau gì cũng có hôm quên.

Hỏi máy in, máy quét mã cửa hàng đang dùng có cắm vào được không. Hỏi có chạy được trên mấy máy cùng lúc không, thêm máy có tốn thêm tiền không.

Hỏi cập nhật bản mới thế nào, có mất phí không, cập nhật có mất số cũ không. Hỏi lúc cần hỗ trợ thì gọi ai, giờ nào có người nghe, bao lâu có mặt.

Hỏi báo giá bằng văn bản, ghi rõ mua một lần hay trả theo năm, thêm cửa hàng thêm máy thì tính sao. Xem yếu tố giá xem thêm tại bảng giá.

Dùng thử một buổi là biết có hợp không

Đừng ngồi nghe giới thiệu. Ngồi cùng nhân viên, làm đúng việc mỗi ngày: quét mã, giảm giá một món, cho khách nợ, in hóa đơn, cuối ca coi báo cáo. Chỉ cần một buổi sáng là biết máy có hợp tay không.

Trong buổi đó, tắt wifi đi một lúc rồi bán thử. Đây là phép thử quan trọng nhất với offline. Bán được, in được, cộng điểm được thì qua. Báo lỗi hoặc chờ lâu thì rớt, khỏi bàn thêm.

Ghi lại chỗ nào chậm, chỗ nào khó hiểu. Đừng để người bán hàng làm thay, tay mình làm mới biết. Nhân viên là người đứng quầy mỗi ngày, cho họ thử và hỏi ý họ trước khi chốt tiền.

Triển khai cho êm thì làm theo từng bước, xem thêm tại các bước triển khai phần mềm.

Muốn coi máy chạy theo mô hình này thì xem bán hàng từ xa.

Còn tạp hóa dùng ra sao thì xem cách làm của cửa hàng tạp hóa.

Gọi hotline/Zalo 0907.943.968.