Quản lý chuỗi nhiều cửa hàng, nhiều điểm bán

Quản lý chuỗi trong EBIZ nghĩa là các cửa hàng nằm chung trong một hệ thống, nhưng mỗi điểm vẫn bán hàng được dù cách nhau cả thành phố. Chủ chuỗi nhìn được toàn bộ số liệu từ một nơi mà không cần chạy qua từng điểm hay gọi điện hỏi doanh thu.

Vấn đề thật sự khi có nhiều điểm bán

Có điểm bán thứ hai, chủ cửa hàng thường mệt gấp đôi. Mỗi điểm một kiểu báo cáo, người ở điểm này báo theo cách, người ở điểm kia báo cách khác. Đến khi ngồi so sánh thì số liệu cũ mất rồi, muốn biết điểm nào đắp cho điểm nào cũng không biết.

Vấn đề tiếp theo là nhập liệu. Không có hệ thống chung thì mỗi điểm tự nhập lại danh mục, tự tự in bảng giá, tự áp chính sách giảm giá. Mỗi điểm mỗi kiểu, khách hàng đi mua ở điểm này rồi đi thấy điểm kia giá khác là mất lòng tin ngay.

Còn nhân viên thì lấn vào dữ liệu nhau. Điểm này nhìn được số liệu của điểm kia, điểm kia sửa được phiếu của điểm này. Khi có chuyện không biết trọng trách thuộc về ai.

Mở thêm điểm bán thế nào?

Mở điểm bán mới nghĩa là tạo thêm điểm trong hệ thống, không cần nhập lại từ đầu. Danh mục sản phẩm, bảng giá chung, quy định giảm giá tại trung tâm được áp trực tiếp xuống.

Chọn cho điểm mới bảng giá chung hay giá riêng. Nếu mặt bằng, chi phí vận chuyển cao hơn ở một khu vực nào đó, điểm đó nên có giá riêng. Nếu muốn tạo ấn tượng giá đồng nhất cho thương hiệu, dùng chung một bảng giá cho mọi điểm.

Điểm mới cần tài khoản riêng cho nhân viên của điểm đó. Số liệu doanh thu từ điểm mới sẽ tách riêng để chủ chuỗi đối chiếu được sau tháng đầu tiên.

Hai kiểu chạy: tập trung hay độc lập

Kiểu tập trung nghĩa là trung tâm giữ toàn bộ dữ liệu. Sản phẩm mới, giá mới, chính sách giảm giá mới chỉ cần nhập một lần ở trung tâm là có hiệu lực trên mọi điểm. Điểm mới mở ra không cần cấu hình lại nhiều, chỉ cần kết nối về là dùng ngay.

Kiểu độc lập nghĩa là mỗi điểm tự chạy trên máy của mình. Điểm ở nơi mạng chập chờn vẫn bán cả ngày không ảnh hưởng. Khi có mạng, số liệu bán hàng, tồn kho và công nợ được đồng bộ về trung tâm để chủ chuỗi xem tổng hợp được. Xem kỹ hơn tại quản lý bán hàng từ xa để chọn kiểu chạy phù hợp từng điểm.

Nhiều chuỗi dùng cả hai kiểu cùng lúc. Điểm trong thành phố mạng ổn định thì chạy tập trung cho nhẹ. Điểm ở khu vực xa, mạng chập chờn thì cho chạy độc lập để bán không phụ thuộc đường truyền. Điểm mới mở thì dùng kiểu nào cũng không sao vì cài lại đơn giản.

Hai việc chốt trước khi chọn kiểu chạy

Chốt việc thứ nhất: các điểm bán dùng chung bảng giá hay mỗi điểm một giá. Quyết định này ảnh hưởng đến cách tồn kho và doanh thu được tổng hợp, nên chốt trước chứ đừng để chạy thử rồi sửa. Khách hàng thấy giá không đồng nhất giữa các điểm là ngờ vực ngay.

Chốt việc thứ hai: mỗi điểm có kho riêng hay dùng chung kho với điểm khác. Kho riêng thì tồn kho điểm nào điểm đó đúng theo thực tế kiểm kê. Kho chung thì cần rõ hàng của điểm nào, nằm ở đâu trong kho, ai được xuất.

Hai việc này quyết định cách báo cáo gộp hay tách, nên có sự thống nhất ở buổi đầu. Sửa lại sau khi đã chạy vài tháng sẽ tốn công nhập lại từ đầu.

Điều chuyển hàng giữa các cửa hàng

Điểm hết hàng thì đề xuất chuyển hàng từ điểm còn tồn nhiều. Điểm chuyển tạo phiếu chuyển, điểm nhận xác nhận vào kho của mình. Lịch sử chuyển hàng được lưu lại đầy đủ nên chủ chuỗi luôn biết hàng hóa đi từ điểm nào sang điểm nào.

Chuyện này lặp lại gần như hàng tuần trong đời sống của chuỗi. Có món chạy ở điểm này, không chạy ở điểm kia. Chuyển nội bộ vừa nhanh hơn nhập mới, vừa giảm tồn đọng ở điểm bán kém. Quan trọng là mỗi lần chuyển phải có phiếu, không chuyển bằng lời nói.

Phần chuyển kho liên cửa hàng nằm trong quản lý kho và số liệu chuyển hàng thể hiện trong hệ thống báo cáo để đối chiếu.

Phân quyền theo điểm bán

Nhân viên điểm nào làm việc trong phạm vi điểm đó. Nhân viên ở điểm bán không cần thấy doanh số của điểm bên cạnh, quản lý kho ở điểm này không cần sửa giá ở điểm kia. Phân tách này giữ dữ liệu sạch và khi có lỗi biết ngay lỗi ở điểm nào.

Mỗi điểm có tài khoản riêng cho nhân viên thuộc điểm đó. Khi nhân viên đổi điểm làm việc, chuyển tài khoản theo, không để tài khoản ở điểm cũ vẫn đăng nhập được. Làm chặt việc này ngay từ đầu thì sau này mở thêm điểm khác không phải lo.

Với quản lý chuỗi, cho quyền xem báo cáo của mọi điểm nhưng không sửa phiếu chi tiết. Quyền xem rộng nhưng quyền sửa hẹp là cách dùng trong chuỗi để dữ liệu tại các điểm không bị thay đổi từ trung tâm.

Báo cáo tổng hợp nhìn từ đâu?

Báo cáo tổng hợp hiển thị doanh số, tồn kho và công nợ ở mức từng cửa hàng hoặc toàn chuỗi. Chủ chuỗi xem được qua website, điện thoại hoặc máy tính bảng khi đi công tác, không cần gọi về từng điểm hỏi.

Báo cáo từng điểm giúp so sánh được điểm nào đang gánh điểm nào. Điểm nào doanh thu cao nhưng lợi nhuận kém thì phải xem lại chính sách giảm giá ở điểm đó. Điểm nào tồn kho cao thì cần điều chuyển hàng đi.

Báo cáo gộp toàn chuỗi cho biết chuỗi đang đứng ở đâu. Tổng doanh thu, tổng tồn, tổng công nợ phải thu và phải trả trên toàn hệ thống là con số chủ chuỗi cần khi tính toán mở thêm hay đóng bớt điểm.

Nhân viên ở nhiều điểm được chấm thế nào?

Mỗi nhân viên thuộc về một điểm bán và doanh số của người đó gắn với điểm đó. Khi chuyển nhân viên sang điểm khác, doanh số từ tháng chuyển đi ghi cho điểm mới, không tính về điểm cũ nữa.

Hoa hồng và thưởng giữ theo nhân viên chứ không giữ theo điểm. Nhân viên làm tốt ở điểm nào cũng được ghi nhận, như vậy không có chuyện nhân viên không muốn chuyển vì sợ mất thưởng. Xem cách tính doanh số và hoa hồng chi tiết tại quản lý nhân viên.

Với chuỗi phân cấp nhiều, mỗi điểm phấn đấu doanh số riêng nhưng chính sách thưởng chung cho toàn chuỗi. Công bằng hơn cho nhân viên ở điểm nhỏ, điểm mới.

Khách hàng, thẻ thành viên dùng chung thế nào?

Khách hàng đăng ký thẻ một lần là dùng được ở mọi điểm trong chuỗi. Điểm tích lũy về một tài khoản chung, chính sách tích lũy điểm và quy định đổi điểm áp chung trên toàn chuỗi.

Thẻ nạp trước và thẻ quà tặng cũng dùng được ở mọi điểm. Khách nạp tiền ở điểm gần nhà rồi qua điểm gần chỗ làm mua hàng, tiền trong thẻ vẫn dùng bình thường. Chi tiết về thẻ tại khách hàng thẻ thành viên.

Điều duy nhất cần lưu ý là chính sách giảm giá theo nhóm khách có thể khác nhau giữa các điểm. Trung tâm đặt quy định chung, điểm nào cần khác phải có lý do rõ ràng, không nên để mỗi điểm tự ý sửa.

Mất mạng ở một điểm thì sao?

Điểm chạy độc lập thì mất mạng vẫn bán bình thường, dữ liệu lưu tại điểm và đồng bộ về khi có mạng trở lại. Khách mua ở quầy thu ngân không biết gì, chỉ chủ chuỗi chưa thấy số liệu cập nhật lúc đó thôi.

Điểm chạy tập trung thì phụ thuộc đường truyền hơn. Vì vậy trước khi mở điểm phải đánh giá đường mạng của khu vực đó thật kỹ. Điểm ở trung tâm thành phố dùng tập trung được, điểm ở khu vực xa nên chạy độc lập cho ăn chắc.

Chủ chuỗi cũng nên quy định cách ứng xử khi mất mạng ở điểm chạy tập trung. Ngừng bán để chờ hay chuyển sang ghi tay tạm thời cần có quy định trước, không để nhân viên tự quyết trong lúc đông khách.

Sai lầm phổ biến khi mở chuỗi

Sai lầm đầu tiên là mở điểm mới rồi mới nghĩ đến hệ thống. Lúc đó điểm cũ chạy kiểu khác, điểm mới chạy kiểu khác, muốn gộp phải nhập lại từ đầu, còn khó hơn cả làm mới.

Sai lầm thứ hai là để mỗi điểm tự đặt giá, tự tạo chính sách. Được vài tháng thì mỗi điểm một bảng giá, khách mua ở nhiều điểm so sánh và mất niềm tin, chưa kể tồn kho lệch nhau không kiểm soát.

Sai lầm thứ ba là không phân tách dữ liệu giữa các điểm. Nhân viên điểm này vào sửa phiếu của điểm kia, đến khi có lỗi truy không ra ai. Chuỗi càng nhiều điểm thì lỗi này càng tốn kém.

Sai lầm thứ tư là mở chuỗi nhưng quản lý bằng báo cáo gửi tay. Mỗi điểm gửi một file, người tổng hợp lại phải ngồi ráp tay. Không chỉ chậm, mà khi số liệu sai không biết sai từ điểm nào.

Điểm mới mở cần chuẩn bị gì?

Danh mục sản phẩm và bảng giá áp xuống từ trung tâm, kho hàng đầu kỳ nhập đầy đủ trước ngày khai trương. Tài khoản nhân viên tạo xong, phân quyền theo phần việc từng người.

Chạy thử một ngày với dữ liệu thật: mở phiếu, áp khuyến mãi, nhận thanh toán, chuyển hàng nội bộ, cuối ngày xem báo cáo điểm. Nếu số liệu lên đúng thì điểm đã sẵn sàng bán thật.

Ngành mở chuỗi nhiều như bán lẻ và ẩm thực thường có thêm đặc thù riêng về kho và ca. Xem kinh nghiệm ngành tại chuỗi cửa hàng để chuẩn bị cho hợp.

Tóm lại, chủ chuỗi cần nắm ba việc

Thứ nhất là dữ liệu một nơi, bán hàng mọi nơi. Thứ hai là phân quyền rõ theo điểm, ai ở điểm nào chỉ làm trong phạm vi điểm đó. Thứ ba là báo cáo tách theo điểm và gộp toàn chuỗi để biết điểm nào đang gánh điểm nào. Làm được ba việc này thì mở thêm điểm thứ ba, thứ tư không còn đáng ngại.

Cần tư vấn mở chuỗi theo ngành cụ thể, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.