Mất mạng vẫn bán hàng bình thường với offline

Mất mạng vẫn bán được. Đó là câu trả lời ngắn nhất cho chủ cửa hàng đang lo đường truyền chập chờn. Với phần mềm chạy ngay trong máy của cửa hàng, đứt internet giữa ca thì quầy vẫn quét mã, tính tiền, in hóa đơn như bình thường. Khách không phải đợi. Cuối ngày số vẫn đủ.

Bài này nói rõ vì sao có phần mềm đứng hình khi mất mạng, có phần mềm thì không. Và chủ cửa hàng cần thử những gì trước khi mua để chắc chắn quầy nhà mình thuộc loại thứ hai.

Mất mạng thì quầy có phải dừng không

Câu này phải hỏi thẳng nhà cung cấp trước khi mua. Đừng hỏi kiểu “phần mềm có chạy offline không”, vì nhiều nơi trả lời “có” nhưng thực ra chỉ lưu tạm vài hóa đơn rồi vẫn chờ mạng để tính tiền. Hãy hỏi đúng tình huống thật: “Tối thứ bảy đông khách, cáp mạng đứt, quầy nhà tôi có tính tiền tiếp được không”.

Nếu câu trả lời vòng vo kiểu “tạm thời sẽ ổn” hay “anh chị chờ mạng lên rồi đồng bộ”, đó là dấu hiệu quầy phụ thuộc đường truyền. Cửa hàng bán liên tục thì không chấp nhận kiểu đó. Một giờ cao điểm dừng quầy là mất khách ngay, khách bỏ hàng lại quầy rồi sang cửa hàng bên cạnh.

Cách chắc nhất là thử thật. Trong buổi dùng thử, rút dây mạng hoặc tắt wifi rồi bán thử mười hóa đơn liên tiếp: quét mã, giảm giá, nhận tiền, in hóa đơn. Máy báo lỗi hoặc quay vòng vòng chờ tải là phần mềm không hợp khu vực mạng yếu. Cách hỏi còn lại nằm ở bài cách chọn phần mềm bán hàng.

Vì sao có phần mềm đứng hình khi đứt mạng

Có hai kiểu phần mềm bán hàng. Kiểu thứ nhất gửi mọi thao tác lên máy chủ của nhà cung cấp rồi chờ trả lời. Quét một mã hàng, máy phải hỏi máy chủ giá bao nhiêu rồi mới hiện ra. Kiểu này chỉ cần mạng chậm là quầy chậm theo, mạng đứt là quầy đứng luôn.

Nhân viên đứng nhìn màn hình tải. Khách đứng nhìn nhân viên. Ca bán trôi qua mà không ra được hóa đơn nào. Ai từng bán ở tầng hầm mất sóng, khu chợ đông người giờ cao điểm, hay vùng quê cáp hay đứt đều biết cảnh này.

Kiểu thứ hai để mọi thứ cần bán nằm ngay trong máy của cửa hàng: danh sách hàng, giá bán, tên khách quen, món ai còn nợ, chương trình giảm giá đang chạy, điểm tích lũy của thẻ thành viên. Máy không phải hỏi ai, mở lên là bán. Mạng lúc đó chỉ dùng cho mấy việc phụ: chủ xem báo cáo từ xa, gộp số nhiều cửa hàng, tải bản phần mềm mới. Muốn hiểu kỹ kiểu này, đọc thêm bài phần mềm bán hàng offline là gì.

Bán trong máy thì khác gì ngày thường

Khác ở chỗ nhân viên không đổi cách làm khi mất mạng. Vẫn quét mã, giá hiện ra từ bảng giá đã lưu. Vẫn chọn khuyến mãi đang chạy. Vẫn in hóa đơn đưa khách. Khách không nhận ra cửa hàng đang mất internet.

Hóa đơn in ra vẫn đủ mã hàng, giá bán, số tiền phải trả. Hàng bán ra trừ khỏi kho ngay trong máy, không chờ đồng bộ. Khách quen mua chịu thì ghi nợ vào tên khách như mọi ngày, không cần chờ mạng lên mới ghi được.

Có một việc duy nhất bị chờ: gửi tin nhắn SMS về số điện thoại khách. Việc này cần mạng nên đành làm sau, nhưng nó không chặn bán hàng. Bán xong, có mạng lại thì tin nhắn đi sau cũng được.

Mạng chậm mà chưa đứt hẳn cũng không làm quầy chậm theo. Màn hình không phải tải chờ máy chủ. Tốc độ quầy giữ nguyên vì mọi thứ xử lý tại chỗ.

Mất mạng giữa ca thì nhân viên cần nhớ gì

Thật ra nhân viên không cần nhớ gì thêm. Cứ bán như mọi ngày. Nhưng chủ cửa hàng nên dặn trước ba điều để ca mất mạng trôi êm.

Thứ nhất, đừng tắt máy, đừng khởi động lại phần mềm giữa chừng. Máy đang chạy tốt thì để yên cho nó chạy. Tắt mở lung tung lúc mất mạng dễ sinh lỗi hơn là để nguyên.

Thứ hai, hóa đơn nào in lỗi, in thiếu thì in lại ngay. Đừng để dồn cuối ca mới in bù, dễ sót, dễ nhầm số. Máy chạy trong nhà nên in lại bao nhiêu lần cũng được, không tốn mạng.

Thứ ba, tiền mặt thu trong ca mất mạng vẫn chốt ca như thường. Đếm tiền, đối chiếu với số phần mềm báo, ghi chênh lệch nếu có. Mất mạng không làm sai số tiền, vì số nằm trong máy chứ không nằm trên mạng.

Ba điều này nghe đơn giản nhưng nên dặn bằng miệng một lần cho cả quầy cùng biết. Tới lúc mất mạng thật, không ai cuống.

Mất mạng cả ngày thì số liệu đi đâu

Mất mạng một lúc thì dễ. Mất mạng vài giờ, thậm chí vài ngày thì sao. Quầy vẫn bán bình thường, nhưng có ba việc tạm dừng: chủ không xem được báo cáo từ xa trên điện thoại, nhiều cửa hàng chưa gộp được số với nhau, bản phần mềm mới chưa tải về được.

Dữ liệu bán trong lúc mất mạng nằm gọn trong máy cửa hàng: hóa đơn, tiền nợ khách, điểm tích lũy, số kho đã trừ. Không mất đi đâu. Khi mạng có lại, máy tự đẩy số lên hệ thống chung. Chủ mở điện thoại sẽ thấy đủ doanh số, kho còn bao nhiêu, ai còn nợ bao nhiêu.

Cửa hàng ở vùng hay mất mạng nên chuẩn bị thêm một SIM 4G cắm cục phát wifi. Không phải cho quầy bán, quầy không cần. SIM này để chủ xem báo cáo từ xa và để chuỗi cửa hàng gộp số cho kịp.

Còn một việc không được bỏ dù mạng có hay mất: sao lưu dữ liệu ra ổ cứng ngoài định kỳ. Máy tính hỏng, mất trộm thì số trong máy cũng đi theo. Phần mềm tốt có nút sao lưu tự động, chủ chỉ cần cắm ổ cứng và thử mở lại xem được không.

Chuỗi cửa hàng thì sao khi một điểm mất mạng

Mỗi cửa hàng giữ số riêng trong máy mình. Điểm A mất mạng vẫn bán, điểm B có mạng vẫn bán, không ai ảnh hưởng ai. Mạng của điểm A có lại, số tự gộp vào báo cáo chung.

Chủ chuỗi mở điện thoại sẽ thấy số từng điểm và số gộp cả chuỗi: điểm nào bán tốt, điểm nào kho sắp hết, nhân viên điểm nào đạt doanh số cao. Cách đọc số gộp có trong bài báo cáo bán hàng nên đọc gì.

Cập nhật giá mới hay chương trình giảm giá cũng làm một lần ở máy chính. Các máy ở điểm khác nhận theo khi mạng thông, không phải chạy từng cửa hàng sửa tay từng máy. Ai đang quản nhiều điểm bán thì xem thêm quản lý chuỗi cửa hàng.

Khi nào cửa hàng hợp với phần mềm chạy qua mạng

Nói công bằng, phần mềm chạy qua mạng không phải lúc nào cũng dở. Có cửa hàng hợp với nó thật. Nếu mỗi ngày chỉ nhập vài chục hóa đơn, không sợ dừng quầy giờ cao điểm, chủ lại muốn đỡ lo chuyện máy móc và sao lưu thì kiểu chạy qua mạng gọn hơn. Máy tính ở cửa hàng hỏng, số vẫn nằm trên máy chủ của nhà cung cấp.

Chuỗi cửa hàng dùng chung một bảng giá, một chương trình khuyến mãi cho mọi điểm cũng đỡ phải nghĩ chuyện gộp số. Nhân viên điểm mới nhìn thấy số giống điểm cũ.

Nhưng đánh đổi là gì thì chủ phải biết rõ: đường truyền đứt là quầy đứng. Cửa hàng bán liên tục, khách xếp hàng dài thì không nên đánh đổi kiểu này. Cửa hàng bán thưa, mạng nhà lại khỏe thì tính tiếp cũng chưa muộn. Dù chọn kiểu nào, nhớ hỏi nhà cung cấp ba việc: sao lưu làm sao, cập nhật bản mới mất phí không, gặp sự cố gọi ai và bao lâu có người trả lời.

Trước khi mua, thử mất mạng thế nào cho chắc

Đừng nghe giới thiệu suông. Xin dùng thử bằng số thật của cửa hàng trong ít nhất một ca bán. Rồi làm bốn phép thử.

Phép thứ nhất, tắt wifi giữa ca rồi bán mười hóa đơn liên tiếp. Quét mã, giảm giá một món, ghi nợ một khách quen, in hóa đơn. Mười hóa đơn đều ra êm thì đạt.

Phép thứ hai, mở báo cáo cuối ca ngay khi chưa bật mạng lại. Doanh số, kho còn, tiền nợ khách phải hiện đủ. Thiếu món nào là phần mềm đó giấu số lên mạng, không nên mua.

Phép thứ ba, bật mạng lại rồi kiểm tra số trên điện thoại. Hóa đơn bán lúc mất mạng phải có mặt đủ. Món nào mất là đồng bộ có lỗ hổng.

Phép thứ tư, hỏi người hỗ trợ: mất mạng mà kẹt thì gọi số nào, mấy giờ có người nghe máy. Ghi lại số đó. Tới lúc cần mà không gọi được ai thì phần mềm hay mấy cũng vô dụng.

Quầy không dừng vì mạng là quầy đáng tiền

Chủ cửa hàng không cần nhớ khái niệm gì cao siêu. Chỉ cần nhớ một câu: mạng đứt mà quầy vẫn bán, đó là phần mềm hợp với cửa hàng. Còn lại là chuyện thử thật, thấy tận mắt rồi mới ký.

Cần tư vấn cấu hình theo mặt bằng đang dùng, xem bán hàng từ xa hoặc gọi hotline/Zalo 0907.943.968.