Cách chọn phần mềm bán hàng: 7 tiêu chí cần biết

Chọn phần mềm bán hàng không nên nhìn vào giá rẻ nhất hay vào bài giới thiệu dài nhất. Với cửa hàng, điều quyết định phần mềm có dùng được hay không là 7 tiêu chí dưới đây. Mỗi tiêu chí đều có thể kiểm tra trong một buổi thử dùng, không cần mua trước rồi mới biết.

1. Bán hàng khi mất mạng

Hỏi thẳng nhà cung cấp: đứt internet giữa ca bán thì quầy có dừng không. Nếu họ trả lời kiểu “tạm thời sẽ ổn”, đó là tín hiệu phần mềm phụ thuộc đường truyền. Với cửa hàng bán liên tục, khả năng này phải là yêu cầu bắt buộc, không phải tính năng thêm.

Cách kiểm tra rất đơn giản: trong lúc dùng thử, tắt wifi của cửa hàng rồi thử quét mã, tính tiền, in hóa đơn. Nếu máy báo lỗi hoặc chờ quá lâu, phần mềm đó không phù hợp với khu vực mạng yếu.

2. Quét mã và thiết bị tương thích

Phần mềm phải chạy được trên đúng máy tính và máy in mà cửa hàng đang dùng hoặc định mua. Hỏi rõ có hỗ trợ máy quét mã, máy in hóa đơn nhiệt, két tiền và màn hình hiển thị cho khách không.

Nhiều cửa hàng mua phần mềm xong mới biết máy in cũ không kết nối được, hoặc phải mua thêm cáp chuyển đổi. Việc này tốn tiền và mất thời gian hơn là chọn phần mềm hỗ trợ sẵn thiết bị phổ biến.

3. Báo cáo đúng nhu cầu riêng

Chủ cửa hàng cần bốn loại số liệu cơ bản: doanh thu, lợi nhuận, tồn kho và công nợ. Báo cáo nhiều không phải báo cáo tốt. Điều quan trọng là báo cáo đó có đọc được không, có cho biết hôm nay bán được bao nhiêu, hàng nào sắp hết, ai còn nợ.

Xem hệ thống báo cáo để biết loại số liệu nào là thực sử dùng hằng ngày, loại nào chỉ để trưng bày.

4. Nhiều cửa hàng và chuỗi

Nếu dự tính mở thêm điểm bán, phần mềm phải chạy được trên nhiều cửa hàng và gộp báo cáo. Mua phần mềm chỉ dùng cho một máy lúc đầu rồi chuyển đổi sau năm tháng tốn nhiều công hơn giá thuê ban đầu.

Cần hỏi rõ: thêm một cửa hàng mất bao nhiêu tiền, báo cáo có gộp được không, dữ liệu có đồng bộ tự động hay phải xuất nhập tay.

5. Hỗ trợ khi gặp sự cố

Cửa hàng cần người trả lời trong giờ làm việc, không chỉ email gửi đi không ai đọc. Hỏi rõ kênh hỗ trợ, thời gian phản hồi và ai là người xử lý.

Phần mềm nào cũng có lúc cần hỗ trợ. Điều khác biệt là khi gặp sự cố, bạn có gọi được ai không, và họ trả lời trong bao lâu.

6. Minh bạch về chi phí

Phần mềm nào cũng có chi phí, điều cần xác định là hạng mục nào gồm, hạng mục nào phát sinh thêm khi cửa hàng lớn lên. Yêu cầu báo giá bằng văn bản nêu rõ đơn vị tính. Xem bảng giá.

Tránh trường hợp báo giá rẻ nhất rồi phát sinh thêm phí cài đặt, phí đào tạo, phí cập nhật. Những khoản này phải được nêu rõ ngay từ đầu.

7. Nhân viên dùng được ngay

Phần mềm nhiều tính năng nhưng giao diện rối thì nhân viên vẫn ghi sổ tay. Yêu cầu đào tạo tại chỗ, có tài liệu bằng tiếng Việt và dùng thử bằng chính dữ liệu cửa hàng.

Nhân viên bán hàng mới là người dùng hằng ngày. Cho họ xem thử và hỏi ý kiến trước khi ký, vì họ mới là người biết phần mềm có dễ dùng hay không.

So sánh phần mềm offline và phần mềm đám mây

Câu hỏi cần đặt ra	Offline trả lời được	Đám mây trả lời được
Mất internet thì có bán tiếp không	Có	Không
Dữ liệu nằm ở đâu	Máy cửa hàng	Máy chủ nhà cung cấp
Máy hỏng thì dữ liệu	Phụ thuộc sao lưu của bạn	Vẫn còn trên máy chủ
Nhiều chi nhánh dùng chung dữ liệu	Cần cấu hình	Có sẵn
Cập nhật phiên bản	Từng máy một	Một lần cho toàn hệ thống

Không có mô hình nào tốt hơn tuyệt đối. Bảng trên chỉ giúp chủ cửa hàng biết mình đang đánh đổi điều gì. Chi tiết hơn về phần mềm bán hàng offline.

Sai lầm phổ biến khi chọn phần mềm bán hàng

Sai lầm lớn nhất là chốt gói rẻ nhất rồi mới nghĩ tới nhu cầu. Chi phí phần mềm chỉ là một phần; thay phần mềm sau khi đã dùng sẽ tốn thời gian nhập lại toàn bộ danh mục và tồn kho đầu kỳ.

Sai lầm thứ hai là chọn phần mềm theo giá rồi mới hỏi thiết bị. Máy in tặng kèm của một nhà cung cấp có thể không tương thích với phần mềm mua sau này. Mua thiết bị sau khi chốt phần mềm thường tiết kiệm hơn.

Sai lầm thứ ba là chỉ nghe giới thiệu, không nghe phản hồi từ cửa hàng đang dùng cùng ngành và cùng quy mô. Ngành khác nhau khác nhau ở cách bán, giải pháp tốt cho quán cafe chưa chắc hợp với tạp hóa.

Sai lầm thứ tư là để quyết định một mình. Nhân viên bán hàng mới là người dùng hằng ngày, cho họ xem thử và hỏi ý kiến trước khi ký.

Cách thử phần mềm trong một buổi sáng

Buổi thử dùng hiệu quả không phải ngồi nghe giới thiệu. Chủ cửa hàng nên ngồi cùng nhân viên và làm đúng những việc thường ngày: quét mã sản phẩm, giảm giá một món, nhận nợ của khách quen, in hóa đơn, và cuối ngày xuất báo cáo. Chỉ cần một buổi sáng là đủ để biết phần mềm có thực sự dùng được hay không.

Trong quá trình thử, hãy ghi lại những thao tác nào bị chậm hoặc gây khó hiểu. Đừng để nhà cung cấp làm thay. Người dùng thử phải là người sẽ dùng thật.

Phần mềm bán hàng offline có an toàn không

Nhiều chủ cửa hàng băn khoăn khi dữ liệu nằm trong máy mình thay vì trên đám mây. Thực tế là phần mềm offline có hai điểm an toàn và một điểm cần chú ý.

Điểm an toàn thứ nhất: không phụ thuộc vào dịch vụ bên ngoài. Dữ liệu nằm trong máy của bạn, không bị ai truy cập từ xa mà không được phép.

Điểm an toàn thứ hai: không phụ thuộc vào đường truyền. Mất mạng vẫn bán hàng, vẫn lưu dữ liệu, vẫn in hóa đơn.

Điểm cần chú ý là sao lưu. Máy tính hỏng hoặc bị mất thì dữ liệu cũng mất. Vì vậy phải sao lưu định kỳ ra ổ cứng ngoài hoặc tài khoản đám mây riêng của cửa hàng. Phần mềm tốt sẽ có chức năng sao lưu tự động, chủ cửa hàng không cần làm tay.

Câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp trước khi mua

• Phần mềm có chạy offline hoàn toàn không, hay chỉ một phần?
• Mất mạng thì dữ liệu có được lưu lại không?
• Có hỗ trợ máy in mà cửa hàng đang dùng không?
• Khi cần hỗ trợ, liên hệ qua kênh nào, thời gian phản hồi bao lâu?
• Chi phí cập nhật phiên bản mới là bao nhiêu?
• Có đào tạo nhân viên tại chỗ không?
• Báo cáo có sẵn những mẫu nào, có thể xuất Excel không?

Hỏi kỹ những điều này ngay từ đầu sẽ tránh được nhiều rắc rối về sau.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm mới

Nếu phần mềm hiện tại thường xuyên bị treo, báo cáo không ra được số liệu tin cậy, hoặc nhân viên phải ghi sổ tay song song thì đã đến lúc cần đổi. Chi phí chuyển đổi một lần nhỏ hơn rất nhiều so với việc mất dữ liệu bán hàng, mất công nợ và mất thời gian của nhân viên mỗi ngày.

Trước khi chuyển, hãy sao lưu toàn bộ dữ liệu cũ và nhập danh mục, tồn kho, công nợ ban đầu vào phần mềm mới. Làm kỹ khâu này thì ngày đầu tiên dùng phần mềm mới mới chạy trơn tru.

Bước cuối trước khi chốt

Trước khi ký hợp đồng, chủ cửa hàng nên làm ba việc. Thứ nhất, yêu cầu báo giá bằng văn bản nêu rõ từng hạng mục. Thứ hai, dùng thử với dữ liệu thật trong ít nhất một ca bán hàng. Thứ ba, hỏi rõ điều khoản hỗ trợ sau bán hàng.

Cần tư vấn theo ngành cụ thể, xem giải pháp theo ngành hoặc liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968.