Bán hàng từ xa, kiểm soát online qua internet

Bán hàng từ xa trên EBIZ dành cho một cửa hàng đơn lẻ: chủ quán giám sát quầy bán từ ngoài mà không cần ngồi tại tiệm. Dữ liệu tập trung tại máy chủ ở cửa hàng, các giao dịch bán hàng và giao dịch thẻ thành viên, thẻ nạp trước, thẻ quà tặng được ghi nhận trực tiếp.

Vấn đề của chủ cửa hàng phải đi vắng

Chủ cửa hàng không thể ngồi tại quầy cả ngày. Báo cáo gửi bằng email hoặc ảnh chụp màn hình thì chậm, sai số và không có dữ liệu chi tiết để đối chiếu. Khi phát hiện vấn đề tại cửa hàng thường đã quá muộn.

Quản lý tập trung còn giúp giải quyết việc nhập liệu trùng lặp. Nếu cửa hàng tự nhập sản phẩm, giá và chính sách khuyến mãi mỗi lần thay đổi, dữ liệu sẽ lệch theo thời gian và không ai biết cửa hàng đang áp giá cũ.

Rủi ro lớn nhất của mô hình phụ thuộc đường truyền là mất mạng lúc đông khách. Nếu dữ liệu chỉ nằm trên máy chủ, một sự cố mạng tại cửa hàng nghĩa là cửa hàng phải ngừng bán.

Xem báo cáo từ xa bằng cách nào?

Chủ quán xem doanh số, tồn kho và công nợ của cửa hàng qua website, điện thoại hoặc máy tính bảng khi đi vắng. Số liệu hiển thị theo thời gian thực nên không cần gọi điện thoại cho nhân viên hỏi doanh thu cuối ngày.

Đăng nhập vào hệ thống từ xa, chủ quán thấy ngay doanh thu hôm nay, hàng nào đang bán chạy, hàng nào sắp hết, khách nào còn nợ. Không cần chờ báo cáo cuối ngày hay cuối tháng mới biết cửa hàng đang thế nào.

Khi cần quản lý nhiều chi nhánh, xem thêm trang quản lý chuỗi để so sánh giữa các điểm bán. Còn về chi tiết từng loại báo cáo, xem tại hệ thống báo cáo.

Hai kiểu chạy: online hay offline

Kiểu online nghĩa là dữ liệu nằm trên máy chủ tại cửa hàng, mọi giao dịch được ghi nhận trực tiếp. Chủ quán xem được số liệu ngay lập tức từ bất kỳ đâu có mạng. Đổi lại, mất mạng thì quầy không bán được vì phải kết nối máy chủ.

Kiểu offline nghĩa là cửa hàng chạy độc lập trên máy của mình. Mất mạng vẫn bán bình thường, dữ liệu lưu tại cửa hàng và đồng bộ để chủ xem khi có mạng trở lại. Phù hợp với cửa hàng ở khu vực mạng chập chờn.

Nhiều cửa hàng chọn kiểu offline để chắc chắn, vì việc bán hàng không bao giờ được phụ thuộc vào đường truyền. Chủ quán vẫn xem được báo cáo từ xa, chỉ là số liệu cập nhật khi có mạng chứ không phải tức thì.

Chọn online khi nào?

Khi chủ cửa hàng muốt một đầu mối nhập liệu duy nhất cho sản phẩm, giá bán và chính sách khuyến mãi của cửa hàng mình. Chính sách mới có hiệu lực tức thời, việc cài lại phần mềm khi máy hỏng hay nhiễm virus đơn giản hơn vì dữ liệu gốc vẫn nằm trên máy chủ.

Điều kiện tiên quyết là đường mạng tại cửa hàng phải ổn định. Nếu mạng hay đứt thì kiểu online sẽ làm cửa hàng đông khách phải dừng bán, mất khách và mất tiền hơn là kiểu offline.

Khi chọn online, nên có phương án dự phòng. Máy chủ cần được sao lưu định kỳ, và nhân viên cần biết cách xử lý khi mất mạng. Không nên để cửa hàng phụ thuộc hoàn toàn vào một đường truyền duy nhất.

Chọn offline khi nào?

Khi cửa hàng ở khu vực mạng chập chờn, hoặc không muốn việc bán hàng phụ thuộc vào đường truyền. Cửa hàng chạy độc lập tại chỗ, khi mất mạng quầy thu ngân vẫn bán bình thường, và số liệu được đồng bộ để xem từ xa khi có mạng trở lại.

Kiểu offline cũng phù hợp với cửa hàng mới bắt đầu, chưa rõ mạng ổn định hay không. Chạy offline trước, khi nào mạng ổn rồi mới chuyển sang online nếu thấy cần.

Chủ quán vẫn xem được báo cáo từ xa như bình thường. Khác biệt duy nhất là số liệu cập nhật theo đợt chứ không phải tức thì. Với nhiều cửa hàng, độ trễ vài giờ không ảnh hưởng gì đến việc quản lý.

Dữ liệu tập trung một nơi

Nhập dữ liệu tập trung một lần: sản phẩm, giá bán, thông tin khách hàng và danh mục thẻ thành viên. Khai báo chính sách giảm giá và chính sách tích lũy điểm áp dụng riêng cho cửa hàng. Cài đặt chính sách thẻ thành viên, thẻ nạp trước và thẻ quà tặng cho cửa hàng.

Tại quầy bán, giao dịch bán hàng và các giao dịch thẻ được thực hiện trực tiếp theo kiểu đã chọn. Khi mạng trở lại, dữ liệu từ quầy offline được đồng bộ để chủ xem từ xa. Mở xem số liệu kinh doanh qua website, điện thoại hoặc máy tính bảng khi đi công tác.

Dữ liệu tập trung giúp chủ quán không phải nhập lại từ đầu mỗi khi thay đổi giá hay thêm sản phẩm. Một lần nhập, mọi nơi dùng chung. Khách hàng thấy giá đồng nhất, nhân viên không phải hỏi chủ mỗi lần có khách hỏi giá.

Thẻ thành viên, thẻ nạp trước, thẻ quà tặng

Thẻ thành viên giúp lưu thông tin khách quen, tích lũy điểm khi mua hàng. Khách đăng ký một lần là dùng được ngay, không cần mang theo thẻ giấy dễ mất. Chi tiết về thẻ thành viên xem tại khách hàng thẻ thành viên.

Thẻ nạp trước cho khách muốn cấp tiền trước, dùng dần. Cửa hàng có tiền trước, khách có lý do quay lại. Thẻ quà tặng dùng cho dịp lễ, tặng khách hoặc nhân viên, người nhận đến cửa hàng quy đổi thành hàng.

Cả ba loại thẻ đều được ghi nhận trực tiếp khi có mạng. Khi mất mạng, giao dịch thẻ vẫn được lưu tại cửa hàng và đồng bộ sau. Chủ quán luôn biết số dư thẻ của khách, không cần gọi điện hỏi nhân viên.

Bảo mật dữ liệu khi xem từ xa

Dữ liệu được quản lý xuyên suốt, thừa kế theo phân cấp chặt chẽ, không cần nhập liệu lại hay import. Thông tin sản phẩm, đơn giá và chính sách khuyến mãi thống nhất, chỉ có một đầu mối nhập liệu.

Chủ quán đăng nhập bằng tài khoản riêng, chỉ xem được dữ liệu của cửa hàng mình. Nếu có nhiều cửa hàng, mỗi cửa hàng tách riêng, không lẫn dữ liệu. Quyền xem báo cáo chỉ dành cho chủ hoặc người được ủy quyền.

Nên đăng xuất sau khi xem xong, không để đăng nhập trên máy công cộng. Đổi mật khẩu định kỳ, không dùng mật khẩu dễ đoán. Những việc nhỏ này giữ dữ liệu cửa hàng an toàn khi xem từ xa.

Khi nào cần xem báo cáo từ xa?

Khi chủ quán đi công tác, đi họp, hoặc đơn giản là không ngồi được tại quầy cả ngày. Thay vì gọi điện hỏi nhân viên “hôm nay bán được bao nhiêu”, chủ quán tự mở điện thoại xem ngay.

Khi cửa hàng có nhiều ca, chủ quán muốn biết ca nào bán tốt, ca nào cần thêm người. Khi có chương trình khuyến mãi, chủ quán xem được chương trình có mang lại khách hay không ngay trong ngày chạy.

Khi chuẩn bị mở thêm chi nhánh, chủ quán cần xem dữ liệu cửa hàng cũ để so sánh. Xem cách quản lý nhiều điểm bán tại quản lý chuỗi để chuẩn bị cho bước tiếp theo.

Sai lầm phổ biến khi dùng bán hàng từ xa

Sai lầm đầu tiên là chọn kiểu online mà không kiểm tra mạng. Mất mạng lúc đông khách, quầy phải dừng bán, khách bỏ đi. Nên kiểm tra mạng thật kỹ trước khi chốt kiểu chạy.

Sai lầm thứ hai là không sao lưu dữ liệu. Máy chủ hỏng mà không có sao lưu thì mất toàn bộ dữ liệu bán hàng, tồn kho, công nợ. Sao lưu định kỳ là việc bắt buộc phải làm, không phải việc làm khi rảnh.

Sai lầm thứ ba là cho nhân viên xem được báo cáo từ xa. Nhân viên chỉ cần thấy phần việc của mình, không cần xem doanh số cửa hàng. Phân quyền rõ giữ chủ và nhân viên để dữ liệu không bị thay đổi từ xa.

Sai lầm thứ tư là xem báo cáo mà không hành động. Thấy hàng sắp hết mà không nhập thêm, thấy ca nào bán kém mà không hỏi nhân viên. Xem báo cáo từ xa là để biết cần làm gì, không phải để an ủi bản thân.

Chuẩn bị trước khi dùng từ xa

Kiểm tra đường mạng tại cửa hàng, chọn kiểu chạy phù hợp. Nhập đầy đủ dữ liệu sản phẩm, giá bán, khách hàng. Cài đặt thẻ thành viên, thẻ nạp trước, thẻ quà tặng. Tạo tài khoản cho chủ quán để xem từ xa.

Chạy thử một ngày với dữ liệu thật: mở phiếu, áp khuyến mãi, nhận thanh toán, xuất hóa đơn. Cuối ngày, chủ quán đăng nhập từ xa xem báo cáo có khớp với số liệu tại quầy không. Nếu khớp thì hệ thống đã dùng được.

Đừng chỉ dùng từ xa khi cần. Xem báo cáo mỗi ngày một lần để quen với số liệu, phát hiện sớm vấn đề. Khi đã quen thì khi cần đi vắng, chủ quán vẫn yên tâm vì biết cửa hàng đang thế nào.

Tóm lại, bốn việc cần làm

Thứ nhất, chọn kiểu chạy phù hợp với đường mạng tại cửa hàng. Thứ hai, nhập dữ liệu tập trung một lần để không phải nhập lại. Thứ ba, cài đặt thẻ thành viên và các loại thẻ khác. Thứ tư, xem báo cáo từ xa mỗi ngày để nắm tình hình cửa hàng. Làm đủ bốn việc này thì chủ quán đi vắng cũng yên tâm như ngồi tại quầy.

Cần tư vấn theo ngành cụ thể, xem giải pháp theo ngành hoặc liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968.