Phần mềm quản lý siêu thị chuyên nghiệp EbizStore

Siêu thị mini có hàng nghìn mặt hàng, mấy quầy thu ngân và mỗi ngày bán ra cả tạn bảng. Quầy nào cũng đông, khách xếp hàng, thu ngân vừa quét mã vừa tra giá. Số mặt hàng lớn, nhà cung cấp nhiều, giá thay đổi theo ngày, hàng bán theo ký. Đó là lý do chủ siêu thị dễ bỏ sót doanh thu mà không hề hay biết. Phần mềm quản lý siêu thị EbizStore gom hết vào một chỗ. Hàng nằm trên kệ thì kệ nằm trong kho, kho nằm trong báo cáo, báo cáo nằm trên điện thoại chủ. Kệ nào hết hàng, món nào sắp hết hạn, quầy nào bán chạy, máy tự nói.

Siêu thị không còn làm được với sổ tay

Chuyện khó nhất của siêu thị không phải bán hàng, mà là nhớ. Giá một món thay đổi theo nhà cung cấp, theo thời điểm mua, theo số lượng mua nhiều hay ít. Mười nhân viên thu ngân mỗi người nhớ một nửa, tới lúc khách cãi giá thì không ai dám khẳng định.

Hàng tươi sống có hạn dùng ngắn. Bán hết hạn thì mất tiền, mất khách, nặng thì mất giấy phép. Không có cách nào biết hạn dùng nếu chỉ nhìn giá bán và số lượng tồn. Siêu thị nào cũng có một góc hàng tồn cuối ngày, ngày hôm sau không bán được nữa.

Rau thịt bán theo ký càng khó. Thu ngân nhớ giá một ký rau, khách lấy ký nặng không biết cân. Cân rồi thì tự tính nhân trong đầu rồi gõ giá vào, tay bận thì làm tròn số tiền cho gọn. Khách không có máy tính riêng để kiểm tra, họ tin luôn nhưng nhớ mặt.

Điểm mạnh của siêu thị là bán được nhiều thứ lẫn nhau: bột, dầu, nước, tủ lạnh, nồi cơm, cà phê, tã lót. Giảm giá từng món lại dễ thu hút người khác tới mua những món không giảm. Cách này gọi là bán theo nhóm, nhưng khi giá và chợ ghi tay thì thực tế không bán theo nhóm được.

Danh mục hàng nghìn mã xử lý thế nào cho khỏi rối

EbizStore chia danh mục thành nhóm theo ngành hàng. Thực phẩm, mỹ phẩm, gia dụng, đồ điện, nước uống. Trong mỗi nhóm lại theo nhà cung cấp. Cách chia này giúp khi cần đối chiếu tiền với một nhà cung cấp, lấy ra ngay nhóm của họ chứ không phải lật cả danh mục.

Mỗi mặt hàng có mã vạch của nhà sản xuất và mã nội bộ của siêu thị. Mã vạch dùng để quét khi bán, mã nội bộ dùng khi mã vạch mờ, bị rách, hoặc siêu thị tự đóng gói lại hàng. Có cả hai thì nhân viên không bị dừng giữa chừng khi quét mã hỏng.

Tra cứu ở quầy cũng phải nhanh. Khách hỏi món này có không, nhân viên gõ vài chữ vào là ra, hoặc quét mã thử cũng ra. Chứ đợi vài chục giây mỗi món thì xếp hàng dài ngay. Xem thêm chuyện thiết bị tại quầy trong bán hàng từ xa và thiết bị thu ngân.

Nhập hàng bằng file Excel thay vì gõ tay từng món

Siêu thị mở mỗi ngày nhập hàng, mỗi lần hàng trăm món. Gõ tay vào từng dòng thì cả buổi, gõ xong còn dễ trượt. Nhập hàng bằng file Excel là cách nhanh nhất: chuẩn bị sẵn bảng trên máy tính, mỗi dòng một món, copy vào phần mềm là xong.

Danh mục cũng nhập bằng cách đó. Lúc mở siêu thị hoặc thêm một ngành hàng mới, mã vạch, mã nội bộ, tên, giá, tồn đầu kỳ, đơn vị tính, tất cả nằm trong một bảng Excel.

Có một chuyện cần làm cẩn thận: bảng Excel phải đúng cột, không được lẫn mã vạch với mã nội bộ. Một dòng lỗi kéo theo cả bảng, mà lúc mở cửa hàng mới phát hiện thì to chuyện. Nhập xong kiểm tra lại một lượt trước khi bắt đầu bán.

Để quầy quét nhanh hơn, siêu thị in tem mã vạch dán lên kệ, mỗi mặt hàng một tem. Phần mềm in theo mẫu sẵn có, in cả loạt một lượt rồi dán lên kệ. Quét vào đúng món, xếp kệ theo đúng mã mà vẫn đẹp mặt siêu thị.

Hàng bán theo ký và cân điện tử

Rau, thịt, hải sản, bột, đường bán theo ký. Giá tính theo kg. EbizStore nối với cân điện tử qua cổng kết nối của máy tính thu ngân. Nhân viên bỏ hàng lên cân, máy lấy số cân, phần mềm đưa vào phiếu, xong bấm in.

Không cần gõ giá. Cũng không cần tự nhân trong đầu rồi làm tròn. Số tiền ra đúng đến từng đồng, in ra khách tự kiểm tra, không bàn cãi.

Có một chi tiết phải khai đúng lúc nhập danh mục: đơn vị tính là kg hay là lạng, phần mềm tính theo đơn vị đó. Nhập sai đơn vị là cả bảng thịt với rau tính sai, mà sai cả ngày mới phát hiện khi đối chiếu tiền với nhà cung cấp.

Với cửa hàng nhỏ chưa mua cân điện tử, phần mềm vẫn chạy được, chỉ là không lấy số cân tự động. Khi đó bước này càng nên tính kỹ, vì mỗi lần tự nhân là một cơ hội để sai số mà không ai kiểm tra.

Giá theo khung giờ và chương trình giảm giá

Giá trong siêu thị không cố định. Đầu tháng khác cuối tháng, giá củi thay đổi theo mùa, khách mua nhiều được giá sỉ, món lợi thường xuyên giảm để kéo khách tới. Nếu mỗi món một giá trên tem thì kho rối.

EbizStore cài giá theo khung giờ trong ngày. Món nào giảm lúc 17 giờ tới 19 giờ, máy tự áp giá mới đúng khung giờ đó. Không cần thu ngân canh giờ nhớ giá cũ, cũng không sợ khách đứng đợi lúc thu ngân đang đội khách.

Khuyến mãi tận dụng đúng điểm mạnh siêu thị: món bán theo trọng lượng hoặc đồ tươi sống dễ giảm vì tính tiền theo cân. Bán một cân rau giảm, khách cân đủ cân rồi, dễ lấy thêm món khác. Giảm phần trăm cho đồ tươi sống hợp lý hơn giảm tiền cố định.

Cách cài giá và khuyến mãi được chi tiết hơn trong khuyến mãi cho cửa hàng bán lẻ.

Kiểm kê tồn kho và hàng sắp hết

Kiểm kê tồn kho là lúc phát hiện mất hàng, cũng là lúc tranh cãi với nhà cung cấp. Đếm tay cả siêu thị mấy ngày, đến xong lệch với sổ thì không biết do đếm sai hay do mất hàng.

EbizStore tự cập nhật tồn sau mỗi lần bán và sau mỗi lần nhập. So số trên sổ với số thực tế trên kệ còn tồn, chênh bao nhiêu thì hỏi ngay. Cách đối chiếu và xử lý chênh lệch, đọc thêm cách quản lý tồn kho.

Phần mềm cảnh báo trước khi hết. Món nào còn bao nhiêu lượng bán được bao nhiêu ngày nữa, siêu thị thấy và kịp đặt hàng. Không để món bán chạy hết rồi mà mấy tiếng sau mới biết, khách quay đi mua chỗ khác.

Hàng có hạn dùng thì cần rà riêng. Loại nào hạn gần, để trước quầy giảm giá, hoặc chuyển sang bán. Loại nào hết hạn thì chỉ ra chứ không nằm trong kho mãi. Siêu thị nào làm tốt khâu này thì vừa không lỗ hàng, vừa giữ được khách quen.

Nhiều quầy thu ngân chạy cùng lúc

Giờ đông, một quầy không đủ, siêu thị thường bố trí hai ba quầy. Mỗi quầy một máy, một nhân viên. Mỗi quầy là một nơi tiêu tiền, mỗi nơi một chỗ lệch tiền.

EbizStore cho mỗi quầy một máy riêng nhưng cùng dữ liệu. Bán ở quầy nào ghi vào quầy đó. Cuối ca, chủ xem được doanh thu từng quầy, từng nhân viên, từng ca. Quay ra xem mấy lần thì biết quầy nào bị chênh.

Mỗi thu ngân một tài khoản riêng. Người bán hàng không sửa được phiếu của người khác. Cần hủy đơn thì phải qua tài khoản quản lý, có dấu vết ai làm. Nhân viên mới vào làm quen với việc này khi vào kinh nghiệm quản lý nhân viên bán hàng.

Máy thiếu tiền vẫn bán tiếp như mọi khi. Giao một hàng lấy tiền không đủ, nhân viên ghi thành công nợ khách, xong giờ đó mới xử lý. Quầy không đứng lại, hàng bán được hết.

Khách hàng mua nhiều và chương trình cho khách quen

Khách mua nhiều là nguồn lãi quan trọng của siêu thị. Một khách mua mỗi tuần giá sỉ, thanh toán cuối tháng. Ghi sổ tay thì tới cuối tháng không biết đã cho khách bao nhiêu, bán cho khách tổng bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu.

EbizStore mở sổ cho từng khách. Ghi công nợ khi bán, ghi thu khi khách thanh toán, máy tự trừ và báo còn lại. Lúc chào khách, nhân viên mở tên ra là thấy họ nợ bao nhiêu, họ thường mua món gì. Đãi khách quen mà không cần tra cứu.

Khách mua nhiều còn có giá riêng. Cài giá sỉ cho nhóm khách đó là được, không cần nhân viên nhớ ai được giá bao nhiêu. Với khách còn lại, dùng giá niêm yết hoặc giá khung giờ.

Chi tiết cách làm thẻ tích điểm cho khách quen, đọc thẻ thành viên tích điểm.

Chuỗi siêu thị nhiều điểm bán

Chủ có hai ba siêu thị thì vấn đề ngay: mỗi điểm một giá một cách bán, xem số liệu phải gọi điện cho từng quầy. Điểm này bán chạy, điểm kia ế, mà không biết vì sao.

Trong EbizStore, mỗi siêu thị là một điểm bán riêng có kho riêng, giá riêng và báo cáo riêng. Chủ chuỗi xem báo cáo tổng hợp toàn chuỗi, hoặc bóc riêng từng điểm ra để so sánh. Có thể cài giá khác nhau theo khu vực nếu chủ muốn vậy.

Muốn biết cách tổ chức dữ liệu khi mở thêm điểm bán, xem phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng.

Mất mạng quầy thu ngân có ngừng không

Máy thu ngân và máy cân chạy trong mạng nội bộ của siêu thị, không cần internet. Mất mạng vẫn bán, vẫn in hóa đơn, vẫn trừ tồn kho. Giờ đông khách mà quầy dừng vì rớt mạng thì mất cả hàng.

Chủ chuỗi xem số liệu từ xa thì cần mạng. Mạng có thì số ở các điểm bán đẩy lên. Mạng rớt thì mỗi điểm vẫn bán bình thường, chỉ là chủ chưa xem được số mới cho tới khi có mạng lại.

Dữ liệu nằm trong máy của siêu thị, không nằm trên máy chủ của nhà cung cấp. Ai cũng muốn biết chuyện này thì đọc phần mềm bán hàng offline là gì.

Chuẩn bị danh mục và kiểm tra thiết bị trước ngày cài

Siêu thị có hàng nghìn món, khâu chuẩn bị quyết định ngày khai trương phần mềm có trơn tru hay không. Gom danh mục theo nhóm ngành hàng, mỗi món có mã vạch, mã nội bộ, tên, giá, tồn đầu kỳ và đơn vị tính. Hàng bán theo ký thì đơn vị tính phải đúng là kg.

Bảng Excel chuẩn cột từ trước, không lẻ tên. Lúc nhập xong thì chạy thử một ngày bán thật, kiểm tra tốc độ quầy và chỉnh lại chỗ đặt hàng bán chạy.

Thiết bị cũng phải kiểm tra trước, không đợi ngày cài mới biết. Máy quét mã, máy in hóa đơn, cân điện tử, kết nối vào máy thu ngân thử một vòng. Máy in nhiều tem cần giấy đúng kích cỡ, tờ quá mỏng thì tem nhoè, quét không ra. Đây là mấy việc mất đúng buổi sáng nếu không chuẩn bị trước.

Từ khâu cài đặt đến lúc chạy thật

Các bước cài đặt phần mềm bán hàng nói rõ hơn ở các bước triển khai phần mềm.

Để bắt đầu, gọi hotline hoặc Zalo 0907.943.968. Báo số mặt hàng, số quầy thu ngân, số điểm bán sẽ được tư vấn mức phù hợp, xem bảng giá trước để có cái nhìn sơ bộ. Chuẩn bị danh mục và thiết bị như trên rồi hẹn ngày khảo sát.