Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng nhiều chi nhánh

Chuỗi cửa hàng không khó ở chuyện mở chi nhánh thứ hai. Khó ở chuyện mở chi nhánh thứ năm mà vẫn biết chuyện gì đang xảy ra ở từng điểm. Doanh thu chỗ nào đang tốt, chỗ nào tồn nhiều, ai đang nợ tiền hàng, nhân viên nào bán giỏi. Nếu mỗi chi nhánh một sổ, một file, một tin nhắn báo cáo thì chủ chuỗi ngồi ghép số cả tuần. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng của EBIZ gom hết về một chỗ. Mỗi điểm bán vẫn chạy phần mềm riêng tại chỗ, khi có mạng thì số đẩy lên trung tâm. Chủ mở điện thoại là thấy cả chuỗi.

Mở chi nhánh thứ ba thì bắt đầu rối

Hai chi nhánh thì chủ chuỗi tự lo. Ba chi nhánh là vừa đủ để rối. Mỗi điểm một cách ghi sổ, một cách báo cáo. Điểm A gửi báo cáo bằng file Excel, điểm B chụp ảnh màn hình gửi qua Zalo, điểm C gọi điện thông báo. Chủ muốn so sánh doanh thu ba điểm thì phải ngồi nhập tay vào một bảng.

Chuyện tồn kho càng đau. Hàng của điểm A nhiều, của điểm B sắp hết, mà hai điểm cách nhau ba quận. Chuyển hàng từ điểm này sang điểm kia phải ghi điện thoại rồi chở xe sang. Có khi bỏ lỡ một đợt bán chỉ vì không biết chỗ nào còn dư.

Nhân viên cũng chuyện. Ở chi nhánh A, nhân viên xem được doanh thu của nhau, đổi ca là biết hôm nay đồng nghiệp bán được bao nhiêu. Sang chi nhánh mới thì lại bắt đầu từ đầu, phải dạy lại từ số cách bán. Người giỏi ở điểm này thì im lặng ở điểm kia vì không ai biết họ giỏi.

Rồi đến chuyện tiền. Một số điểm thu tiền mặt đưa về, một số điểm chuyển khoản vào tài khoản riêng. Cuối tháng chủ chuỗi ngồi ghép, rồi mới thấy chỗ này dư nợ, chỗ kia thiếu. Vì sao thiếu thì không ai biết, mỗi điểm một kiểu.

Dữ liệu ở từng điểm, xem ở một chỗ

Cách EBIZ làm là chia hai phần. Phần ở điểm bán chạy ngay trên máy tại cửa hàng, làm việc không cần mạng. Phần ở trung tâm nhận số liệu từ các điểm khi có mạng, để chủ chuỗi xem.

Nhân viên tại điểm bán hàng như bình thường. Quét mã, tính tiền, in hóa đơn, đưa cho khách nợ. Mất mạng thì vẫn vậy, điểm đó không dừng. Phần trung tâm chỉ cần để xem.

Khi điểm bán có mạng, dữ liệu bán hàng, tồn kho, công nợ của điểm đó đẩy lên trung tâm. Chủ chuỗi mở báo cáo là thấy tất cả. Muốn xem riêng điểm nào thì lọc ra điểm đó. Muốn xem cả chuỗi thì gộp lại. Cách xem chi tiết ở quản lý chuỗi cửa hàng.

Có một điều nhiều chủ lo nhầm: mạng chậm hay mạng rớt thì dữ liệu bán hàng có mất không. Không mất. Số vẫn nằm ở máy của điểm bán, chỉ là chưa đẩy lên trung tâm. Có mạng lại thì nó tự đẩy. Cơ chế này giải thích ở phần mềm bán hàng offline là gì.

Mỗi chi nhánh một tài khoản riêng

Chuỗi nhiều điểm mà mọi người thấy hết dữ liệu của nhau thì rất dễ xung đột. Nhân viên chi nhánh này thấy số liệu chi nhánh kia rồi kể ra, chuyện không ai cần biết lại thành chuyện cả chuỗi.

EBIZ phân quyền theo từng điểm bán. Mỗi chi nhánh có tài khoản quản lý riêng. Nhân viên tại chi nhánh chỉ xem được dữ liệu của điểm mình, không thấy điểm khác. Người quản lý ở trung tâm mới xem được toàn bộ.

Chuyện này không chỉ để giữ bí mật. Nó làm cho khi có sai sót, phạm vi kiểm tra gọn lại. Sai ở điểm A thì chỉ xem điểm A. Không phải lần theo cả chuỗi xem chỗ nào có vấn đề. Chi tiết cách chia quyền cho từng vai trò ở quản lý nhân viên.

Báo cáo tổng hợp giúp tìm ra điểm yếu

Có báo cáo rồi mới biết chuỗi đang ở đâu. Doanh thu từng điểm, tồn kho từng điểm, công nợ từng điểm, cộng lại thành con số của cả chuỗi. Số liệu nào cần xem hằng ngày thì xem hằng ngày.

Nhưng điểm quan trọng là so sánh giữa các điểm. Hai điểm cùng diện tích, cùng khu dân cư, một điểm bán gấp đôi điểm kia thì chắc chắn có lý do. Có thể trưng bày tốt hơn, có thể nhân viên giỏi hơn, cũng có thể điểm đó đang ghi sổ ngoài hệ thống.

Kho nhiều ở một điểm trong khi điểm khác sắp hết thì cũng là chuyện cần nhìn ra. Hàng dư ở chỗ bán chậm, thiếu ở chỗ bán nhanh, thì chuyển hàng sang là giải quyết được ngay mà không cần đặt thêm.

Chủ chuỗi nên xem báo cáo theo ba mức: cả chuỗi, từng điểm, và từng nhân viên. Mức nhân viên là lúc phát hiện người bán giỏi đang bị trả lương thiệt hơn mức bán được. Xem thêm báo cáo bán hàng nên đọc gì.

Mở thêm điểm bán thì mất bao lâu

Điểm mới không phải dựng lại từ đầu. Danh mục sản phẩm, giá, danh sách nhân viên của điểm cũ được dùng lại. Thời gian dựng điểm mới ngắn hơn hẳn so với cài phần mềm từ đầu.

Nhưng trước khi mở điểm mới, chủ chuỗi cần trả lời ba câu hỏi. Điểm đó dùng chung kho với điểm cũ hay có kho riêng. Có dùng chung bảng giá hay giá riêng. Ai làm quản lý điểm đó.

Ba câu hỏi này quyết định báo cáo về sau. Dùng chung kho thì tồn và doanh thu gộp lại, báo cáo tổng hợp khó tách. Mỗi điểm một kho riêng thì báo cáo đọc dễ hơn, chủ biết chính xác chỗ nào đang ế.

Có chuỗi áp giá khác nhau theo khu vực, số khác giữ một giá thống nhất toàn chuỗi. Cả hai cách đều làm được, nhưng phải quyết trước khi nhập hàng. Đổi sau khi đã bán được vài tháng thì tốn công sửa lại giá cũ.

Sau khi điểm mới chạy được vài ngày, chủ chuỗi nên so sánh báo cáo với điểm cũ cùng quy mô. Khác biệt rõ thường do cách trưng bày hàng, cách chào khách, chứ không phải do phần mềm. Biết nguyên nhân thì xử lý đúng chỗ.

Chuyển hàng giữa các điểm bán thế nào

Một trong những chuyện tốn thời gian nhất của chuỗi là chuyển hàng giữa các điểm. Tồn dư chỗ này, thiếu chỗ kia, mà phải gọi điện rồi chở xe.

Khi các điểm dùng chung hệ thống, mỗi điểm thấy tồn của điểm khác. Chủ chuỗi nhìn thấy chỗ nào dư trước khi đặt hàng thêm. Lập phiếu chuyển giữa hai điểm thì tồn bên gửi giảm, tồn bên nhận tăng, cả hai đều có ghi.

Việc này càng hữu ích với hàng chậm quay. Món nào ở điểm A bán không hết, dời sang điểm B đang bán nhanh thì bán tiếp được mà không phải giảm giá xả hàng.

Nếu các điểm dùng kho riêng hoàn toàn thì chuyện này phải làm tay, chuyển bằng phiếu giấy rồi nhập lại ở cả hai điểm. Với chuỗi lớn thì tốn công hơn đáng kể. Chi tiết cách tổ chức kho theo chuỗi ở quản lý kho.

Quản lý tiền của cả chuỗi

Tiền ở mỗi điểm thu theo một kiểu khác nhau là chuyện khó nhất khi đối chiếu cuối tháng. Có điểm thu tiền mặt đưa về văn phòng, có điểm chuyển vào tài khoản của điểm, có điểm để tiền tạm trong két rồi nộp sau.

Giải pháp là quy định rõ từ đầu: tiền thu về đâu, khi nào nộp lên, ai giữ. Rồi dùng công nợ trong phần mềm để theo dõi. Mỗi điểm ghi doanh thu và công nợ phải thu, chủ chuỗi xem tổng còn lại ở mỗi điểm là bao nhiêu.

Điểm nào nợ nhiều bất thường, chủ biết ngay. Không phải tới cuối tháng mới phát hiện điểm đó bán hàng tốt mà tiền chưa về.

Chủ chuỗi cũng cần quy định hạn thanh toán cho khách công nợ. Khách trả sau ba ngày hay ba tuần, ghi rõ trong phần mềm thì tới hạn máy nhắc. Khách quen trả chậm ở một điểm và trả đúng ở điểm khác là chuyện thường, nhưng phải do chủ quyết, không để tùy từng điểm.

Cách lập sổ công nợ cho khách nợ thường xuyên, đọc quản lý công nợ cửa hàng.

Quy định giờ giấc giữa các chi nhánh

Nếu không có quy định chung, mỗi chi nhánh tự làm một kiểu. Giảm giá mỗi nơi một mức, chính sách đổi trả hàng mỗi nơi một nền, giờ mở cửa cũng lệch nhau. Khách chuyển từ điểm này sang điểm kia thấy khác biệt, phàn nàn thì không biết ai sai.

Quy định giờ giấc nên ghi thành văn: giờ mở cửa, ca trực, ai ký giảm giá, hạn chót nộp tiền mặt, cách xử lý hàng tồn cuối ngày. Rồi cài vào phần mềm theo từng điểm để mọi người làm theo một cách.

Phần phân quyền cũng cần chuẩn bị sẵn cho điểm mới. Mỗi chi nhánh một tài khoản quản lý, nhân viên chỉ thấy điểm mình. Cài xong trước ngày khai trương thì không phải xử lý dồn vào ngày mở cửa.

Bắt đầu bằng cách nào

Chi phí cho chuỗi thường tính theo số điểm bán, số người dùng và mấy mục cần thêm như báo cáo gộp hay xem từ xa. Xem bảng giá để biết những yếu tố nào quyết định số tiền.

Việc đầu tiên nên làm là chấm lại xem mình đang có bao nhiêu điểm, mỗi điểm đang bán được bao nhiêu, ai làm quản lý điểm đó. Chủ chuỗi đang quản lý hai điểm vẫn xử lý tay thì không nhất thiết cần phần mềm. Nếu thực sự đã nhiều điểm và mệt, gọi hotline hoặc Zalo 0907.943.968 để được khảo sát và tư vấn cách tổ chức cho hợp với quy mô thật của mình.