Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cafe EbizRes

Quán đông nhất vào giờ ăn trưa và tối cuối tuần. Khách vào liên tục, bàn nào cũng gọi món, bếp chạy hết công suất. Nhân viên ghi order ra giấy, chạy xuống bếp, chạy lên lầu, quay lại tính tiền. Giấy ướt, chữ xấu, bếp đọc nhầm. Món ra sai, khách trả lại, bếp làm lại, bàn bên cạnh chờ lâu. Cuối ca ngồi cộng tiền từng bàn, thiếu món nào không ai nhớ.

Phần mềm quản lý nhà hàng EbizRes giúp quán quản lý bàn, món và thời gian phục vụ trên một màn hình, kể cả khi mất mạng. Đơn gọi món chuyển thẳng về bếp và bar, hóa đơn tính tiền và in ra ngay tại quầy thu ngân. Chủ quán ngồi một chỗ vẫn thấy bàn nào đang phục vụ, bàn nào trống, bếp đang làm tới đâu.

Nhà hàng và quán cafe gặp khó gì khi làm tay

Khó đầu tiên là order. Ghi order bằng giấy rồi chuyển tay xuống bếp dễ sai món, chậm bàn và thất thoát khi đông khách. Chữ viết vội, bếp đọc nhầm. Giấy mất, bếp không biết bàn nào gọi gì. Món làm xong không ai mang lên vì không biết của bàn nào.

Khó thứ hai là bàn. Tính tiền bàn nào cũng giống nhau, không biết bàn nào ngồi lâu, bàn nào đến giờ phải tính tiền. Khách đổi chỗ, gộp bàn, tách bàn, nhân viên ghi tay rối tung. Cuối ca không biết bàn nào thu rồi, bàn nào chưa.

Khó thứ ba là nguyên liệu. Quản lý nguyên liệu tiêu hao cũng là điểm khó. Mỗi ly trà đá hao bao nhiêu đường, bao nhiêu trà, cần định mức để kho tự trừ. Nếu làm thủ công, chủ quán không biết lãi thật của từng món. Món bán chạy mà lãi mỏng, món ít người gọi mà lãi dày, không có số liệu thì không biết.

Khó thứ tư là tiền. Quán tính nhiều hình thức: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ quà tặng, khách ghi nợ. Ghi tay dễ sót, cuối ca thiếu tiền không biết thiếu ở đâu.

Phần mềm EBIZ làm được gì

Phần mềm xếp bàn theo khu vực hoặc tầng, kèm sơ đồ trạng thái từng bàn. Nhìn màn hình là biết bàn nào trống, bàn nào có khách, bàn nào chờ tính tiền. Khách vào, nhân viên dẫn đúng bàn trống, không phải đi vòng tìm.

Gọi món tại bàn, gộp bàn, tách bàn, chuyển bàn, hủy bàn đều làm trên màn hình. Khách đổi chỗ thì chuyển hóa đơn theo. Nhóm đông muốn ngồi chung thì gộp bàn. Nhóm muốn chia tiền thì tách hóa đơn. Mọi thay đổi đều ghi lại, không sợ mất dấu.

Order tự động gửi bếp, quầy pha chế, kèm ghi chú đặc biệt cho từng món. Khách dặn ít đường, không đá, cay ít, nhân viên ghi vào món, bếp đọc thấy ngay. Không cần chạy xuống dặn miệng.

Định mức nguyên liệu tiêu hao theo công thức, kho tự trừ khi bán. Bán một ly, kho đường kho trà tự trừ đúng lượng. Chủ quán biết món nào hao bao nhiêu, lãi thật bao nhiêu.

Tính tiền nhiều hình thức: tiền mặt, thẻ ngân hàng, thẻ quà tặng, thẻ trả trước, điểm thành viên. Hình thức nào cũng ghi vào hóa đơn, cuối ca đối chiếu đủ.

Báo cáo doanh thu theo ca, theo giờ, theo bàn và theo nhân viên phục vụ. Chủ quán biết giờ nào đông, bàn nào quay vòng nhanh, nhân viên nào phục vụ tốt.

Xem chi tiết quản lý bán hàng để hiểu màn hình tính tiền và cách xử lý hóa đơn.

Chuẩn bị thực đơn và sơ đồ bàn trước ngày cài đặt

Phần lớn thời gian khi dựng phần mềm nhà hàng nằm ở khâu nhập thực đơn. Nếu chuẩn bị sẵn, quá trình này rút ngắn hơn nhiều.

Mỗi món nên có mã riêng để thu ngân gọi nhanh, tên món đầy đủ, giá bán và nhóm món. Nhóm món gần vị trí phục vụ giúp bếp và bar nhận order đúng khu vực. Ví dụ món nướng về bếp nướng, đồ uống về quầy bar, tráng miệng về bếp lạnh. Chia đúng thì mỗi nơi chỉ thấy món của mình, không bị rối.

Riêng với quán cafe, các tùy chọn như thêm sữa, thêm đá hay đổi đường nên khai báo thành lựa chọn kèm giá cộng thêm, thay vì tạo thành từng món riêng. Một món cà phê có ba lựa chọn size, hai lựa chọn đường, nếu tạo thành từng món riêng thì danh mục phình to gấp chục lần. Khai báo thành lựa chọn thì danh mục ngắn gọn, nhân viên bấm nhanh hơn. Danh mục ngắn gọn giúp nhân viên mới vào làm quen nhanh hơn.

Phần nguyên liệu tiêu hao cần định nghĩa theo công thức: một ly trà đá dùng bao nhiêu gram trà, bao nhiêu đường. Khi đó bán một ly, kho nguyên liệu tự trừ mà không cần ghi tay. Công thức này nên hỏi trực tiếp người pha chế, vì họ là người biết hao bao nhiêu thật. Đừng đoán.

Sơ đồ bàn nên vẽ theo đúng bố trí thật, chia theo khu vực hoặc tầng, ghi rõ số bàn và loại bàn. Bàn hai người, bàn bốn người, phòng riêng, bàn ngoài sân, mỗi loại một ký hiệu. Sau khi dựng xong, nên cho thu ngân thử một ca thật để chỉnh lại vị trí và thứ tự món trên màn hình. Ca thử này cũng giúp nhân viên quen tay trước khi quán đông thật.

Bếp và bar nhận order thế nào

Khi nhân viên gọi món tại bàn, order tự động gửi về màn hình bếp, quầy bar hoặc thiết bị in order tương ứng. Nhân viên bếp xem món đang chờ, đã làm, đã trả mà không cần chạy tới quầy hỏi lại.

Mỗi khu vực chỉ thấy món của mình. Bếp nóng thấy món nóng, bếp lạnh thấy món lạnh, bar thấy đồ uống. Không ai phải lọc. Món nào xong, bếp bấm xác nhận, ngoài quầy thấy ngay món đó đã xong để mang lên. Khách không phải chờ vì nhân viên quên.

Ghi chú đặc biệt đi kèm từng món. Khách dặn gì, nhân viên ghi đó, bếp đọc đúng đó. Hết cảnh bếp làm sai vì nghe nhầm lời dặn miệng.

Giờ cao điểm, màn hình bếp xếp món theo thứ tự gọi. Món gọi trước làm trước, món gọi sau xếp sau. Bếp không cần nhớ, nhìn màn hình làm theo. Bàn nào chờ lâu quá, màn hình báo để bếp ưu tiên.

Chủ quán muốn hiểu rõ hơn cách chia bếp bar, đọc thêm bài kinh nghiệm mở quán cafe.

Tách bàn gộp bàn chuyển bàn trong một nút bấm

Quán đông thì chuyện đổi chỗ xảy ra liên tục. Khách vào bàn nhỏ rồi muốn chuyển bàn lớn. Hai nhóm bạn gặp nhau muốn ngồi chung. Một nhóm muốn chia tiền mỗi người trả một phần.

Gộp bàn gom chung nhiều hóa đơn về một bàn khi khách đổi chỗ hoặc đông khách. Thay vì tính từng bàn rồi cộng tay, phần mềm gom lại thành một hóa đơn. Tính một lần, thu một lần.

Tách bàn chia một hóa đơn thành nhiều hóa đơn con khi khách muốn chia tiền hoặc một nhóm rời bàn sớm. Mỗi người trả phần mình, hóa đơn nào ra hóa đơn đó. Không cần ghi tay rồi cộng trừ.

Chuyển bàn dời cả hóa đơn sang bàn mới khi khách đổi chỗ. Món đã gọi đi theo, bếp vẫn làm tiếp, không phải gọi lại.

Hủy bàn đóng hóa đơn khi khách bỏ về hoặc bàn đó không dùng nữa. Mọi thao tác đều ghi lại nên cuối ca tra lại vẫn thấy.

Nhân viên phục vụ là người dùng tính năng này nhiều nhất. Cách chia ca và tính lương phục vụ, xem thêm ở bài quản lý nhân viên bán hàng.

Tính tiền giờ và phụ thu cho quán làm theo giờ

Nhà hàng hoặc quán cafe tính tiền theo giờ sẽ ghi nhận giờ vào và giờ ra của bàn rồi tự tính tiền theo khung giờ đã đặt, kèm phụ thu dịch vụ nếu có. Quán karaoke, quán bida, phòng trà tính theo giờ đều dùng cách này.

Nhân viên mở bàn là giờ vào tự ghi. Khách ra về tính tiền là giờ ra tự chốt. Tiền giờ tự nhân theo khung giá. Khung giá khác nhau theo giờ cao điểm thấp điểm cũng đặt sẵn. Thu ngân không cần bấm giờ tay hay tính nhẩm.

Phụ thu dịch vụ như khăn lạnh, đậu phộng, phí phòng riêng cũng khai báo sẵn. Tính tiền là tự cộng vào hóa đơn. Khách hỏi thì chỉ vào hóa đơn giải thích được ngay.

Quán có cả mô hình tính giờ lẫn gọi món, như quán bida có bán nước, thì hóa đơn gộp cả hai: tiền giờ bàn cộng tiền nước gọi thêm. Một hóa đơn, thu một lần.

Mô hình tính giờ của quán hát và quán bida có nhiều điểm giống, xem thêm ở trang karaoke bida.

Lãi thật từng món khi kho tự trừ theo công thức

Chủ quán nào cũng muốn biết món nào lãi nhiều. Nhưng nếu không trừ nguyên liệu theo công thức, con số lãi chỉ là đoán.

Cách làm đúng là hỏi người pha chế mỗi món hao bao nhiêu, ghi thành công thức trong phần mềm. Bán một phần, kho tự trừ đúng lượng đó. Cuối tháng xem báo cáo là biết món nào hao nhiều, món nào hao ít, món nào lãi thật.

Món hao nhiều mà giá bán thấp thì phải tăng giá hoặc giảm định lượng. Món hao ít mà bán chạy thì đẩy mạnh. Không có số liệu này, chủ quán chỉ biết quán đông mà không biết tiền đi đâu.

Kho nguyên liệu cũng cần kiểm định kỳ. Thực tế hao hơn công thức thì có thất thoát: đổ vỡ, pha sai phải làm lại, hoặc nhân viên lấy dùng riêng. Chênh lệch hiện ra trong báo cáo kiểm kê, chủ quán xử lý sớm.

Cách đọc báo cáo lãi lỗ từng món, xem bài đọc báo cáo bán hàng.

Chạy offline trong quán, chủ xem số liệu từ xa

Máy thu ngân, máy bếp và các máy khác chạy trong mạng nội bộ cửa hàng. Khi mất internet, quán vẫn gọi món, in bill và tính tiền bình thường. Giờ đông khách không lo đường truyền làm đứng cả quán.

Lãnh đạo xem doanh thu từng ca, từng bàn qua website hoặc điện thoại khi có mạng. Đi vắng vẫn biết quán bán thế nào, ca nào đông, món nào chạy.

Dữ liệu nằm trong máy nên chủ quán nắm hết, không phụ thuộc dịch vụ bên ngoài. Muốn hiểu rõ hơn vì sao quán cần chạy không mạng, đọc bài bán hàng khi mất mạng.

Quản lý nhiều điểm bán, xem thêm phần quản lý chuỗi.

Bảng giá và triển khai

Giá báo riêng theo số bàn, số thiết bị in order và số điểm bán. Tham khảo bảng giá để biết các yếu tố quyết định chi phí. Liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968 để được tư vấn gói phù hợp.