Phần mềm quản lý karaoke, câu lạc bộ bida EbizKok

Phần mềm quản lý karaoke EbizKok và phần mềm quản lý câu lạc bộ bida EbizBida giúp chủ quán biết phòng nào đang trống, khách vào lúc nào, ra lúc nào và phải trả bao nhiêu. Tiền giờ hát, tiền bàn, tiền đồ ăn uống đều gộp vào một hóa đơn. Máy chạy trong quán, mất mạng vẫn tính tiền và in bill bình thường.

Nhìn một cái là biết phòng nào còn trống

Bạn mở màn hình lúc đang phục vụ, thấy ngay phòng nào trống, phòng nào đang có khách, phòng nào khách vừa đi đang chờ dọn. Khách đến quầy hỏi còn phòng không, bạn đáp được ngay, không phải chạy lên kiểm từng phòng.

Phòng được xếp theo khu vực, cạnh nhau thì nhìn một lần thấy hết. Phòng to, phòng nhỏ, phòng VIP tách màu khác nhau trên màn hình. Khách đặt trước thì thu ngân ghi vào, tới giờ mở phòng một cái là xong. Cách sắp xếp màn hình thu ngân có trong bài quản lý bán hàng.

Tính tiền giờ không cần đếm tay

Chuyện khách chơi lâu hơn dự kiến thì hay. Khó chịu nhất là lúc lên tiền, phải cãi nhau vì hai bên tính khác nhau. Máy ghi giờ vào và giờ ra của từng phòng rồi tự tính tiền theo khung giá bạn đặt sẵn. Khách chờ đợi cũng được tính vào.

Bạn đặt nhiều khung giá cho một loại phòng: giờ bình thường, giờ vàng tối, giờ vắng khách. Tới giờ nào, máy dùng khung giá nào, không cần thu ngân nhớ. Phụ thu cũng khai theo khung, theo loại phòng hoặc theo dịch vụ, máy cộng vào tổng và in rõ từng dòng trên bill.

Có phòng khách hát xong còn ở lại, phòng khách hát dở chuyển sang phòng khác, cũng xử lý ngay trên máy. Hóa đơn tách bạch tiền phòng, tiền đồ ăn, phụ thu. Khách kiểm tra thấy đúng với lời hẹn, không phải bàn cãi lúc 2 giờ sáng.

Bàn bida tính tiền theo lốt chơi

CLB bida tính tiền theo lốt hoặc theo khung giờ, tùy quán. EbizBida ghi giờ bắt đầu và giờ kết thúc của từng bàn rồi tính theo khung giá bạn thiết lập. Bàn nào đang chơi, chơi tới lượt nào, bàn nào mới thu tiền, thu ngân nhìn một cái là rõ.

Bàn bida lỗ, bàn bida dù và bàn VIP có giá khác nhau, máy phân biệt từng loại. Khách đánh xong gọi dọn bàn, nhân viên bấm một cái là bàn chuyển sang trạng thái sẵn sàng cho khách mới. Bàn hỏng, bàn cần bảo dưỡng cũng đánh dấu riêng để không ai bán nhầm.

Đồ ăn uống gộp chung vào hóa đơn

Khách ngồi hát hoặc đánh bàn gọi món ăn, nước. Nếu mấy món này ghi ra sổ riêng rồi cuối buổi cộng tay, dễ sót và dễ quên. Trên máy, món gọi thêm được gắn thẳng vào hóa đơn của phòng hoặc của bàn. Khách ra tiền một lần, hết sạch.

Danh mục món chia theo nhóm, ví dụ món nước, món ăn nhanh, món nhậu, thuốc lá. Nhân viên bấm vào nhóm rồi chọn món, nhanh hơn là lật sổ tìm tên. Quán nào bán món nhiều, bán nhiều ca, cách chia nhóm này giúp mỗi ca bán nhanh hơn.

Công nợ khách quen và khách đoàn

Quán karaoke hay bida có khách quen gọi là đoàn, cuối tháng tập hết tiền một lần. Bạn ghi nợ theo tên khách, mỗi lần thu ngân giữ phiếu gọi, cuối buổi lập một hóa đơn gộp. Khách quen quay lại, lịch sử những lần trước vẫn còn để đối chiếu.

Khách tổ chức đám, sinh nhật, họp nhóm thì đặt phòng trước bằng tên công ty hoặc tên người đặt. Có phòng hát, có bàn, có món chuẩn bị sẵn đều ghi chú lại. Khi xảy ra tranh chấp tiền bạc, đọc lại ghi chú là ra.

Xem doanh thu theo phòng, theo bàn, theo ca

Cuối ngày chủ quán mở báo cáo: tối nay bán được bao nhiêu, phòng nào lấy nhiều tiền nhất, khung giờ nào đông nhất, nhân viên nào bàn nhiều. Biết khung giờ nào đông, bạn mới xếp nhân viên đúng người, đúng ca.

Báo cáo theo từng loại phòng cho biết nên giữ phòng to hay bỏ phòng nhỏ. Khách đoàn hay chọn phòng nào, món nào được gọi nhiều nhất cũng nằm trong báo cáo. Số liệu này giúp quán biết chỗ nào đang làm ăn tốt. Các loại báo cáo chủ quán hay xem có trong bài hệ thống báo cáo.

Hóa đơn GTGT in ngay tại quầy

Quán ăn uống phải phát hóa đơn cho khách khi khách yêu cầu. EbizKok và EbizBida in được cả bill tính tiền và hóa đơn GTGT ngay tại quầy, khách lấy ngay. Mã số thuế cửa hàng khai một lần rồi máy tự đặt số liên tục, không sợ đứt dãy.

Kết quả cuối ngày, quán xuất tổng hợp để đối chiếu với tiền mặt trong két. Những đêm bán đông, thu ngân cũng biết ngay trong két phải có bao nhiêu.

Chuẩn bị sơ đồ phòng và bảng khung giá trước khi lắp máy

Hai thứ nên chốt trước ngày lắp máy là sơ đồ phòng và bảng khung giá. Có hai thứ này rồi, nhập liệu nhanh, ít phải chỉnh sau đó.

Sơ đồ gồm số phòng, loại phòng và khu vực. Phân loại phòng để giá tính khác nhau: phòng riêng to nhỏ, phòng đông người, bàn bida lỗ hay bàn dù. Khu vực giúp thu ngân thấy nhanh phòng nào trống, phòng nào sắp tới giờ phải dọn.

Bảng giá tách rõ phần giờ và phần phụ thu. Giờ vàng bao lâu thì giá cao, giờ vắng khách có giảm không, phụ thu khi khách mang món ăn ngoài vào quán thế nào, phòng hát có phụ thu dọn phòng riêng không. Chốt rõ giá trước thì nhân viên không tự ý thu.

Danh mục đồ ăn uống và dịch vụ đi kèm nhập theo nhóm để nhân viên tìm món nhanh. Nhập xong cho thu ngân chạy thử một đêm, chỉnh lại giá giờ và vị trí món trên màn hình cho hợp tay.

Nhiều máy thu ngân thì chia quầy thế nào

Quán đông thì một máy thu ngân không đủ, phải chia thành nhiều quầy. Mỗi quầy một máy, mỗi người một tài khoản riêng, khách hàng nào ngồi quầy nào thì mở hóa đơn ngay tại đó. Không ai tự mở tài khoản của người khác, cuối ca đối chiếu cũng dễ.

Chủ quán chia quầy theo khu vực phòng cho gọn: quầy một phụ trách phòng hát tầng một, quầy hai phụ trách tầng hai, quầy ba phụ trách khu bida. Cách chia này giúp nhân viên chạy tới phòng gần mình nhanh hơn. Máy ở mọi quầy cùng nằm trong mạng quán, nên đứt internet cả quán vẫn tính tiền được.

Cuối ca, mỗi quầy chốt tiền mặt trong két của mình rồi gửi về quầy chính cộng lại. Có bao nhiêu quầy thì có bấy nhiêu điểm thu ngân, báo giá tính theo số điểm này.

Có bao nhiêu phòng thì chuẩn bị bấy nhiêu việc

Số phòng quyết định phần lớn công việc lúc lắp máy. Quán nhỏ vài chục phòng thì nhập sơ đồ vài buổi là xong. CLB bida nhiều bàn, lắp mấy chục bàn cũng chỉ là chọn loại bàn rồi đánh số, việc chính vẫn là bảng giá.

Nhiều phòng thì nhiều việc vặt vãn hơn: phòng nào dính dây điện, phòng nào cách âm tốt, phòng nào phải dọn lâu hơn. Kinh nghiệm của các quán lâu năm là cứ đánh dấu phòng lâu dọn bằng một nhãn nhỏ, dễ sắp phòng cho khách đoàn lớn.

Máy chạy trong quán, mất mạng vẫn tính tiền

Máy thu ngân, máy mở phòng và máy tính tiền nối với nhau trong quán. Đứt internet giữa lúc đông khách, quán vẫn mở phòng, ghi dịch vụ, tính tiền và in bill. Dữ liệu nằm trong mạng quán nên không mất khi mất mạng.

Khi có mạng, chủ quán mở điện thoại xem doanh thu và trạng thái phòng từ xa. Máy vẫn cần sao lưu định kỳ ra ổ cứng ngoài, phòng khi máy hỏng.

Karaoke và bida dùng chung một hệ thống được không

Được. Karaoke và bida là hai mô hình khác nhau nhưng cùng cần tính tiền theo giờ, cùng bán đồ ăn uống, cùng có khách quen mua chịu. EBIZ tách thành hai dòng cho gọn: EbizKok cho quán karaoke, EbizBida cho câu lạc bộ bida.

Cả hai dòng dùng chung một nền tảng về bán hàng, kho, công nợ và nhân viên. Chủ quán chạy cả hai mảng trong một hệ thống thì vẫn xem được tổng doanh thu chung, không phải mở hai phần mềm đối chiếu tay. Nếu chỉ cần một mảng thì chọn đúng dòng, không phải mua cả hai.

Quán bán thêm cà phê, đồ ăn nhanh trong lúc chờ thì phần quản lý nhà hàng và quán cafe dùng thêm được.

Mấy lỗi hay gặp lúc mới dùng

Lỗi phổ biến nhất là thu ngân nhận đúng giờ ra nhưng lại quên phần phụ thu. Kiểm tra giờ vào giờ ra thì không sai, hóa đơn thiếu dòng phụ thu, khách thắc mắc ngay. Nên in thử bill một phòng sau khi khai giá mới.

Lỗi thứ hai là khai giá quá chung cho mọi phòng. Chủ quán nghĩ chung là khách chấp nhận giá, nhưng khách đoàn soát rất kỹ từng dòng. Nên khai riêng theo loại phòng và theo ca.

Lỗi thứ ba là không ai chịu chốt số cuối ca. Nhiều ca đông, tiền mặt trong két không khớp với bill đã in mà không rõ lệch ở đâu. Nên có một người chốt số cuối ca, có trách nhiệm.

Giá và lắp đặt

Tiền máy tùy số phòng, số bàn và thiết bị đi kèm như máy in, két tiền, màn hình thu ngân. Bên bán tới quán xem mặt bằng, cài máy, nhập sơ đồ phòng và danh mục, rồi đứng kèm thu ngân mấy ca đầu cho quen tay.

Gọi hotline/Zalo 0907.943.968 để hỏi gói hợp với quán mình. Muốn biết tiền gồm những khoản gì, xem bảng giá.