Quản lý công nợ cửa hàng nhỏ không thất thoát

Sổ nợ rõ ràng thì chủ cửa hàng biết mình đang cho vay bao nhiêu và được vay bao nhiêu. Công nợ phải thu là tiền khách còn nợ cửa hàng, công nợ phải trả là tiền cửa hàng còn nợ nhà cung cấp. Hai sổ này cần ghi nhận đầy đủ từng lượt, nhắc hạn thanh toán đúng lúc, và đối chiếu định kỳ với cả hai phía.

Sổ nợ khách quen

Cửa hàng cho khách mua chịu là mô hình phổ biến, nhất là tạp hóa và cửa hàng bán lẻ nhỏ. Nhưng khi sổ nợ ghi trên giấy hoặc trong đầu nhân viên, chủ cửa hàng thường không biết tổng đang nợ bao nhiêu và ai nợ lâu nhất.

Mỗi khách quen có số dư nợ riêng. Khi bán chịu, phần mềm ghi nợ tự động, nhắc hạn thanh toán và lưu lịch sử thu tiền. Báo cáo công nợ phải thu cho biết ai nợ, nợ bao nhiêu, đến hạn chưa.

Khi khách trả một phần hoặc trả hết, nhân viên ghi nhận lượt thanh toán vào hồ sơ khách. Phần mềm trừ dần vào số dư nợ và giữ lại lịch sử từng lượt trả để đối chiếu khi có khiếu nại.

Lịch sử thanh toán gắn với từng khách và từng nhà cung cấp, hiển thị trong hồ sơ khách hàng. Khi cần đối chiếu, mở hồ sơ ra là thấy đầy đủ các giao dịch phát sinh công nợ và các lượt tiền đã thu hoặc trả.

Một lưu ý quan trọng: khách quen cũng cần giới hạn nợ. Mỗi khách có một hạn mức tín dụng, vượt quá thì phần mềm cảnh báo. Không giới hạn thì khách mua nhiều, trả ít, cuối tháng cửa hàng thiếu vốn để nhập hàng mới.

Mở sổ nợ cho khách mới

Không phải khách quen nào cũng trả đúng hẹn. Cửa hàng nên có vài bước kiểm tra trước khi cho khách mới mua chịu.

Lần đầu chỉ cho nợ một phần, ví dụ mua mười thì nợ năm, năm còn lại trả ngay. Khách trả đúng thì lần sau cho nợ nhiều hơn. Khách không trả đúng thì dừng lại, không mất nhiều.

Lưu thông tin liên lạc ngay từ đầu: số điện thoại, địa chỉ, người giới thiệu nếu có. Có thông tin thì nhắc nợ dễ, mất thông tin thì nhắc ai.

Ghi rõ hẹn trả trong sổ: ngày nào trả, trả bao nhiêu, hình thức nào. Khách đồng ý rồi sau này không cãi được.

Khách mới mà xin nợ số lớn ngay lần đầu thì nên từ chối nhẹ. Bán trước một phần, phần còn lại trả trong ngày. Cách này giữ được khách mà vẫn không sợ mất tiền.

Cách nhắc nợ không làm mất khách

Nhắc nợ là việc cần làm, nhưng cách nhắc quyết định khách quay lại hay bỏ đi. Nguyên tắc là nhắc đúng giờ, đúng người, đúng số tiền.

Nhắc trước hạn một ngày. Khách quen thường quên, không phải cố tình. Một cuộc gọi trước hạn giúp họ chuẩn bị tiền và giữ thể diện cho cả hai bên.

Nhắc bằng số cụ thể. Thay vì “anh chị ơi có nợ không”, nói rõ “anh còn nợ đơn ngày 15 tháng trước 350 nghìn, đến hạn rồi ạ”. Số rõ ràng giúp khách kiểm tra lại và trả nhanh hơn.

Nhắc qua kênh khách dùng. Một số khách thấy thoải mái khi nhắn tin, một số khác thích gọi điện. Hỏi khách lúc mở tài khoản xem họ muốn được nhắc bằng cách nào.

Ghi nhận lại mọi lần nhắc. Nếu khách hứa trả vào ngày nào, ghi lại ngày đó. Đến mà không trả, lần nhắc tiếp theo có căn cứ để nói chuyện nghiêm túc hơn.

Khách nợ lâu nên gọi trước, không đợi đến hạn mới nhắc. Nhắc sớm giúp khách sắp xếp tiền, đồng thời giúp cửa hàng biết khách có thật sự định trả hay không.

Đàm phán với khách nợ lâu

Khách nợ lâu là chuyện rất phổ biến ở cửa hàng nhỏ. Cách xử lý quyết định mất khách hay giữ được cả tiền lẫn khách.

Khoan ngày hẹn một chút nếu số tiền lớn. Thay vì đòi ngày mai, xin thêm ba ngày hoặc một tuần. Khách thấy được thông cảm thì thường giữ đúng hẹn mới.

Nếu khách thực sự không có tiền, thà chia tiền theo phần họ đang có còn hơn đòi một lúc không được. Một lần trả được ít vẫn giữ quan hệ, còn đòi hết dễ mất khách luôn.

Nếu khách nói chuyện né tránh, nhiều lần hứa hẹn mà không giữ, hãy dừng cho mua chịu luôn. Không cần nói nặng, chỉ cần nói rõ từ hôm nay bán trước khi lấy hàng.

Xóa nợ với giá rẻ để giữ khách là lựa chọn có thể chấp nhận. Chỉ nên làm khi số nợ đủ lớn và khách thực sự còn mua lâu dài. Một khoản nợ hỏng nhiều tháng còn tệ hơn số tiền viết tắt một lần.

Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp

Công nợ phải trả cũng cần đối chiếu định kỳ. Cửa hàng nhập hàng chịu từ nhà cung cấp, nếu không đối chiếu thì không biết mình đang nợ bao nhiêu và đã trả đủ chưa.

Mỗi tháng, đối chiếu sổ nợ phải trả với từng nhà cung cấp. Lấy bảng công nợ từ phần mềm, gọi điện cho nhà cung cấp xác nhận số dư. Nếu lệch, tìm ra giao dịch nào chưa ghi hoặc ghi sai.

Khi trả tiền nhà cung cấp, ghi nhận lượt thanh toán vào hồ sơ nhà cung cấp. Phần mềm trừ dần vào số dư nợ và giữ lại lịch sử từng lượt trả.

Đối chiếu công nợ giúp cửa hàng tránh tình trạng trả thiếu hoặc trả thừa. Nhà cung cấp cũng tin tưởng hơn khi thấy cửa hàng có sổ sách rõ ràng, dễ dàng cho cửa hàng xin giảm giá hoặc tăng hạn mức tín dụng.

Trước khi điện thoại xác nhận, nên chuẩn bị sẵn danh sách các đơn hàng gần nhất. Có danh sách trong tay, hai bên đối chiếu nhanh hơn, cuộc gọi kéo dài nửa tiếng.

Thu tiền đúng cách

Thu tiền không chỉ là nhận tiền. Cách thu quyết định số liệu sau này có sạch hay không.

Mỗi lần thu, ghi rõ khách nào, số tiền bao nhiêu, trả cho khoản nợ nào. Không ghi thì cuối tháng không biết tiền đó thu cho ai, số dư nợ vẫn cũ.

Khách trả một phần thì ghi số đã trả, số còn lại vẫn nợ. Khách trả hết thì ghi trả hết, số dư về không. Không ghi thì khách tưởng mình trả rồi, cửa hàng tưởng khách còn nợ.

Thu tiền bằng tiền mặt hay chuyển khoản cũng nên ghi rõ. Tiền mặt thì đếm lại trước mặt khách, chuyển khoản thì kiểm tra lại số tài khoản trước khi xác nhận.

Cuối ngày, đối chiếu tiền thu được với số ghi trong phần mềm. Lệch thì tìm ra ngay, đợi qua ngày thì không nhớ.

Khi nào nên dừng cho khách mua chịu

Không phải khách nào cũng nên cho mua chịu mãi. Có những trường hợp nên từ chối cho mua chịu, nói thẳng và giữ quan hệ tốt.

Khách vượt hạn mức nhiều lần mà không có lý do rõ ràng. Một người luôn trễ hạn thì số nợ của họ không phải do quên, mà do không đủ khả năng.

Khách mua chịu rồi trả hàng, bán lại cho người khác. Dấu hiệu này thường đi kèm việc trả tiền chậm ở nhiều nơi khác.

Khách mới, chưa từng mua, lần đầu xin mua chịu số tiền lớn. Lần đầu nên cho mua thiếu một phần hoặc yêu cầu trả trước.

Khi chủ cửa hàng từ chối, nên nói rõ lý do và đề ra điều kiện thay thế, ví dụ mua trước một phần rồi phần còn lại trả trong ngày. Cách này giữ được khách mà vẫn không sợ mất tiền.

Sai lầm hay gặp khi quản lý công nợ

Sai lầm thứ nhất là ghi nợ trên giấy rồi không nhập vào phần mềm. Khi nhân viên nghỉ việc, sổ giấy theo người đó, cửa hàng mất thông tin không kịp bù.

Sai lầm thứ hai là không đặt hạn mức nợ cho khách. Khách mua nhiều, trả ít, cửa hàng không dám từ chối vì sợ mất khách. Kết quả là công nợ phình to, vốn đọng lại không quay lại.

Sai lầm thứ ba là nhắc nợ bằng tin nhắn mà không gọi điện. Tin nhắn dễ bị bỏ qua, khách không thấy hoặc giả vờ không thấy. Với số tiền lớn, gọi điện là cách chắc chắn nhất.

Sai lầm thứ tư là không đối chiếu với nhà cung cấp. Cửa hàng tưởng mình đã trả đủ, thực tế còn thiếu, nhà cung cấp ngừng giao hàng, cửa hàng hết hàng bán.

Sai lầm thứ năm là trộn tiền của khách nợ với tiền bán hàng trong ngày. Cuối ngày nhìn tổng thu mà không biết trong đó có bao nhiêu là thu nợ. Hai khoản này phải tách bạch từ đầu.

Sai lầm thứ sáu là thu tiền mà không ghi. Nhân viên nhận tiền rồi bỏ vào túi, cuối ngày mới ghi, vài ngày quên luôn. Tiền thu được phải ghi ngay lúc nhận.

Xem thêm quản lý công nợ trong phần mềm để biết cách ghi nợ và thu tiền trên máy.

Công nợ gắn với phần mềm bán hàng

Khi bán hàng, nhân viên chọn khách, phần mềm tự động ghi nợ vào hồ sơ khách đó. Không cần nhớ, không cần ghi tay. Khi khách trả tiền, nhân viên ghi nhận lượt thanh toán, phần mềm trừ dần vào số dư nợ.

Báo cáo công nợ phải thu hiển thị danh sách khách còn nợ, số tiền và hạn thanh toán. Chủ cửa hàng mở báo cáo này mỗi tuần, gọi điện cho những khách đã đến hạn mà chưa trả.

Báo cáo công nợ phải trả hiển thị danh sách nhà cung cấp còn nợ, số tiền và hạn trả. Cửa hàng lên kế hoạch dồn tiền trả, tránh tình trạng trễ hạn bị phạt hoặc bị ngừng giao hàng.

Khi mở hồ sơ một khách, toàn bộ lịch sử giao dịch và lịch sử trả nợ nằm cùng chỗ. Nếu khách khiếu nại kiểu “tôi trả rồi mà sao còn nợ”, mở hồ sơ ra là thấy ngay lượt tiền đó vào ngày nào.

Nếu cửa hàng đang ghi sổ tay, bước đầu tiên nên làm là nhập toàn bộ công nợ hiện tại vào phần mềm. Nhập xong thì từ đó ghi nhận đều đặn, không còn tình trạng sổ tay và phần mềm chạy song song.

Công nợ ảnh hưởng tới dòng tiền thế nào

Nhiều cửa hàng bán tốt nhưng hết tiền. Lý do thường là công nợ phình ra chứ không phải bán ít. Vốn nằm trong sổ nợ thì coi như tiền mất dù cửa hàng vẫn mở cửa.

Hai con số cần theo dõi là tổng đang cho khách nợ và bao nhiêu trong số đó quá hạn. Số nợ tăng đều là chuyện bình thường. Số nợ quá hạn tăng mới là lúc phải lo.

Đếm lại ba tháng xem cửa hàng cho nợ có đúng không. Nếu hơn một nửa số khách có nợ là khách lâu năm, số đó không phải cho vay nữa, đó là tiền chôn. Cần chặn lại trước khi thêm.

Tiền thu trong ngày gồm hai phần: tiền bán trở tiền và tiền thu nợ. Hai khoản này phải tách bạch, đừng trộn vào một con số. Nếu trộn, chủ cửa hàng tưởng doanh thu tốt trong khi thực ra phần lớn là tiền cũ đang quay lại.

Xem thêm báo cáo công nợ. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.