Phần mềm quản lý bán gas, phân phối gas EbizGas

Bán gas là nghề mà mỗi bình gas đi kèm một cái vỏ. Vỏ là của khách, tiền vỏ cũng là của khách. Đại lý lấy năm bình thì phải trả năm vỏ, hoặc đặt cọc tiền vỏ. Nhân viên quầy mà quên một vỏ là mất tiền thật. Khách lẻ thì giao theo tuyến xe, mỗi xe mỗi ngày chạy mấy chục vòng. Giá gas thay đổi liên tục theo thị trường và theo số lượng khách lấy. Nhớ tay rồi nhầm giá là mất lãi. EbizGas giải quyết đúng ba việc đó. Sổ vỏ mỗi khách một trang. Giá máy tự tra lúc lập hóa đơn. Doanh số tách theo tuyến, theo xe, theo người giao. Mất mạng vẫn bán và vẫn ghi nợ vỏ bình thường.

Vỏ bình là tài sản mà ghi tay thì lúc nào cũng thiếu

Trong ngành gas, vỏ bình là thứ dễ mất nhất mà cũng khó chứng minh nhất. Một bình bán ra kèm một cái vỏ, khách giữ vỏ. Đại lý giữ mười vỏ thì người bán có mười cái nợ. Ghi trong sổ là được, nhưng sổ bán xong thì mất, đại lý trả về thì không ai biết trả bao nhiêu.

Tranh chấp vỏ là chuyện thường. Đại lý nói đã trả đủ, cửa hàng nói còn nợ ba vỏ. Hai bên đều có lý, cuối cùng mất tiền và mất quan hệ. Sổ vỏ ghi rõ từng lần giao, từng lần thu về, số hiện còn nợ thì đối chiếu được ngay.

Tiền cọc vỏ cũng vậy. Có khách cọc tiền vỏ một lần rồi trả dần, có khách cọc một lúc rồi đòi lại khi trả đủ vỏ. Ghi nhầm thời điểm thu cọc là sinh chuyện. Sổ vỏ tách rõ tiền cọc đã thu và số vỏ còn nợ, hai cái này phải khớp nhau thì mới đúng.

Nhiều nơi còn phân biệt vỏ theo màu sơn và theo loại. Vỏ của hãng nào, dung tích bao nhiêu. Khi đại lý trả bình về mà kiểm tra nhầm loại thì thành chuyện. Sổ vỏ theo loại thì đối chiếu nhanh hơn.

Sổ vỏ mỗi khách một trang, khách nào cũng biết mình còn nợ bao nhiêu

EbizGas mở cho mỗi khách một trang sổ riêng. Bán một bình thì ghi tăng một vỏ nợ. Khách trả về một vỏ thì ghi giảm. Khách nộp tiền cọc thì ghi vào khoản cọc. Số vỏ còn nợ và tiền cọc còn lại máy tự tính.

Khi khách lấy gas, nhân viên mở tên khách ra là thấy còn nợ bao nhiêu vỏ. Không cần hỏi khách còn nợ không, không cần tra sổ. Trả đủ vỏ thì xóa nợ, trả thiếu thì ghi nhận số còn lại và tiền cọc phải thu thêm.

Khách hỏi tiền cọc còn bao nhiêu, nhân viên bấm là ra số. Khách muốn tạm lấy thêm một bình khi chưa trả vỏ cũ, chủ quyết định cho hay không thì có thể cấu hình giới hạn số vỏ nợ tối đa cho từng khách.

Những con số này cũng là căn cứ khi có tranh chấp. Lấy ra màn hình cho khách xem lịch sử giao và trả từng lần, không cãi nhau. Cách lập sổ công nợ cho khách nợ thường xuyên, đọc quản lý công nợ cửa hàng.

Giá gas thay đổi liên tục, nhớ tay chắc chắn có lúc nhầm

Giá gas là loại giá biến động mạnh nhất trong các mặt hàng bán lẻ. Giá niêm yết của nhà cung cấp thay đổi, thị trường tăng giảm, hàng nhập lúc nào quyết định giá bán lúc đó. Đại lý lấy số lượng lớn được giá khác, khách lẻ lấy một bình giá khác.

Nhớ tay không khả thi. Nhân viên mới vào làm chưa biết giá, nhân viên lâu năm thì nhớ giá tháng trước. Đến lúc giá đổi mà chưa kịp báo, bán ra giá cũ là lỗ người bán, bán ra giá mới khi chưa nhập hàng mới thì lỗ người mua.

EbizGas cài giá theo mặt hàng, theo khách và theo thời điểm. Chủ cửa hàng nhập giá mới một lần, từ đó mọi lần lập hóa đơn máy tự tra đúng giá áp dụng. Nhân viên không phải nhớ, không phải tính tay, không phải gọi điện hỏi giá hôm nay bao nhiêu.

Cách cài giá cho nhiều loại khách cũng đơn giản. Khách lấy nhiều để một mức, khách lẻ để mức khác. Chủ chuỗi áp giá khác nhau ở từng thị trường thì cài riêng từng thị trường, không nhầm lẫn.

Chiết khấu có hai kiểu, áp sai là mất lãi

Chiết khấu gas có hai dạng phổ biến. Một là trừ thẳng vào giá bán, khách thấy giá thấp hơn ngay trên hóa đơn. Hai là cuối tháng mới tra chiết khấu theo số lượng đã lấy, người bán giữ tiền trước rồi cuối tháng trả lại.

Kiểu thứ hai dễ sinh chuyện. Nhân viên bán xong quên ghi sản lượng thì cuối tháng thiếu chiết khấu, khách thấy thiếu là cãi. Ghi rồi mà tính tay lại lệch thì lại cãi. Lỗ luôn đổ về phía cửa hàng mà thực ra do cách làm chưa có hệ thống.

EbizGas ghi sản lượng tự động mỗi lần bán. Cuối kỳ, máy tự tính chiết khấu theo chính sách đã cấu hình rồi ghi vào sổ của khách. Chủ xem tổng hợp, ai còn chiết khấu chưa nhận thì đối chiếu ngay.

Chiết khấu còn phụ thuộc vào đại lý nào, thị trường nào, thời điểm nào. Cùng một khách hàng nhưng tháng này lấy nhiều hơn tháng trước thì mức chiết khấu khác. Cài theo từng điểm số liệu đó thì máy tự tính, không phải người tính.

Khách lẻ giao theo tuyến, xe nào chạy nhiều hơn

Khách lẻ không tới cửa hàng mà đặt qua điện thoại. Xe giao chạy vòng theo tuyến cố định, mỗi tuyến ghép một nhóm khách, đi một vòng giao hết rồi về. Tuyến xa thì phải chở nhiều bình, tuyến gần thì vài bình là xong.

Không quản lý tuyến thì không biết tuyến nào ăn, tuyến nào lỗ. Một người giao chạy đầy cả ngày, một người chạy nửa ngày không hết tuyến mà vẫn nhận công như nhau. Chủ không biết vì sao.

EbizGas gom khách lẻ vào từng tuyến. Mỗi tuyến biết đã giao cho bao nhiêu khách, bao nhiêu bình, còn bao nhiêu vỏ chưa thu về. Doanh số tách ra theo tuyến, theo thị trường và theo nhân viên giao. Ai giao nhiều, ai giao ít, tuyến nào đông khách, tuyến nào lác, nhìn là biết.

EbizGas tách doanh số theo từng người giao. Ai giao chuyến nào, bao nhiêu bình, bao nhiêu tiền, bao nhiêu vỏ thu về, đều có dữ liệu. Chủ chốt công dựa trên số đó, không phải đếm tay. Với đại lý thì sổ vỏ trong phần mềm là nơi đối chiếu chung, ai cũng thấy cùng một số.

Một chuyến giao bắt đầu khi khách đặt bình qua điện thoại, nhân viên quầy ghi vào phần mềm và xếp vào tuyến. Người giao mở danh sách tuyến là thấy ngay hôm nay giao cho ai, bao nhiêu bình. Giao xong thì ghi lại: khách nhận mấy bình, trả về mấy vỏ, nộp tiền hay ghi nợ. Cuối tuyến, người giao bấm chốt, doanh thu gắn vào tên người đó. Khách không có mặt thì để cửa và ghi lại bằng chứng, vỏ thì thỏa thuận lấy lần sau, nên quy định trước cho khách biết.

Cách làm bán hàng ngoài cửa hàng thì tương tự, xem bán hàng từ xa.

Chủ nhà phân phối theo dõi bao nhiêu thị trường

Nhà phân phối gas không chỉ có một cửa hàng, họ đổi gas cho nhiều thị trường khác nhau, mỗi thị trường một giá, một đội người giao, một danh sách đại lý riêng. Giá mỗi thị trường một nơi, không gom lại được.

EbizGas tách theo thị trường. Mỗi thị trường một đơn vị tính doanh thu riêng, một danh sách đại lý riêng, một bảng giá riêng. Chủ nhà phân phối xem tổng hợp cả hệ thống khi muốn biết cả nhà phân phối đang đi đâu, xem riêng từng thị trường khi muốn biết chỗ nào làm ăn tốt.

Thị trường nào chiết khấu cao hơn, thị trường nào giao hàng nhiều hơn, thị trường nào vỏ nợ nhiều, cũng tách ra hết. Nhà phân phối điều hướng được hàng hóa và người giao dựa trên đó. Cách tổ chức kho và hàng nhập xuất trong ngành này thì xem quản lý kho.

Mất mạng vẫn bán và vẫn ghi nợ vỏ

Máy bán hàng và máy kho chạy trong mạng nội bộ của cửa hàng gas, không cần internet. Hết bình thì vẫn giao được, vẫn ghi nợ vỏ, vẫn in hóa đơn cho khách lấy.

Khu vực bán gas thường ở ngoài vùng phủ sóng, hoặc thời tiết xấu là mạng chập chờn. Nếu phần mềm bắt buộc phải có mạng mới bán được thì mỗi lần trời mưa là phải ngừng bán. Cách chạy tại chỗ này tránh được chuyện đó.

Chủ xem doanh số theo tuyến và công nợ đại lý từ xa thì cần mạng. Có mạng thì số ở các điểm đẩy lên. Không có mạng thì từng điểm vẫn bán bình thường, chỉ là chủ chưa xem được số mới. Muốn hiểu rõ cách dữ liệu được lưu thì đọc phần mềm bán hàng offline là gì.

Chuẩn bị sổ vỏ và bảng giá trước ngày cài

Khâu chuẩn bị quyết định ngày cài có trơn tru hay không. Sổ vỏ bình là dữ liệu quan trọng nhất, vì sau này nó là căn cứ giải quyết tranh chấp.

Chủ cửa hàng cần thống kê từng đại lý đang giữ bao nhiêu vỏ, đang nợ bao nhiêu tiền, tiền cọc vỏ đã thu bao nhiêu. Những con số này phải đối chiếu lại với từng đại lý trước khi nhập vào phần mềm. Đây là việc mất thời gian nhưng không thể bỏ qua, vì nhập sai thì cả sổ vỏ sai theo.

Nên gửi cho đại lý bảng đối chiếu trước, để họ xem số mình còn nợ vỏ là bao nhiêu. Có đại lý không đồng ý thì giải quyết riêng trước khi cài, đừng để tới lúc tranh chấp mới biết.

Bảng giá cũng gom theo thị trường và theo thời điểm. Giá cho khách lấy nhiều, giá cho khách lấy ít, chiết khấu cuối kỳ theo sản lượng. Tuyến giao hàng cũng cần ghi trước: vẽ tuyến, gán khách lẻ vào từng tuyến, ghi rõ xe nào giao và nhân viên nào phụ trách.

Sau khi nhập xong thì cho một người chạy thử vài ngày cùng sổ cũ, đối chiếu số vỏ và số tiền từng ngày cho tới khi khớp. Khớp rồi mới ngừng ghi tay.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm

Cửa hàng gas nên cân nhắc khi có ba dấu hiệu sau. Một là sổ vỏ bắt đầu lệch, mất quá nhiều vỏ mà không biết mất ở đâu. Hai là giá bán phải tra điện thoại mỗi ngày và vẫn có lúc nhầm. Ba là cỡ điểm giao hàng lớn dần mà vẫn quản lý thủ công.

Ba dấu hiệu đó có rồi thì chi phí tính được. Một vỏ bình gas có giá trị, mất vài vỏ là mất tiền thật. Giá bán sai một lần với đại lý lớn cũng là mất tiền. Với lợi nhuận mỗi bình không nhiều, những khoản lệch đó chỉ cần vài lần là bằng hết phần phí dùng phần mềm.

Nếu chưa mở rộng, cửa hàng gas vẫn đang ghi sổ và bán vài chục bình một ngày, thì làm chắc sổ vỏ cũng đủ dùng. Chuyển sang phần mềm khi việc ghi tay bắt đầu không kịp, không phải vì nghe nói phần mềm nào đó tốt.

Bắt đầu từ đâu và tốn bao nhiêu

Chi phí cho cửa hàng gas thường tính theo số điểm bán, số tuyến giao và các mục cần thêm như báo cáo theo thị trường. Xem bảng giá để biết yếu tố nào quyết định số tiền.

Việc đầu tiên nên làm là chốt số vỏ mà mỗi đại lý đang giữ và tiền cọc đã thu, rồi mới chốt bảng giá và danh sách tuyến. Chuẩn bị được ba thứ đó thì ngày cài rất nhanh.

Gọi hotline hoặc Zalo 0907.943.968 để được khảo sát và tư vấn cụ thể cho cửa hàng của mình. Kỹ thuật tới cài tại chỗ, nhân viên chạy thử cùng sổ cũ tới khi số khớp, xong mới ngừng ghi tay.