Xử lý lệch kho cuối tháng sao cho hết hẳn luôn

Cuối tháng là lúc sổ kho và kho thực tế lệch nhau nhiều nhất. Nhập hàng thiếu ghi, bán rồi quên trừ, hao hụt không ghi, cộng dồn một tháng thì lệch vài chục món. Không xử lý thì số lệch cứ chạy sang tháng sau, năm năm không dứt.

Lệch kho không phải chuyện xấu, nó là chuyện bình thường của cửa hàng bán hàng. Cái quan trọng là biết lệch ở đâu, lệch bao nhiêu, và sửa lại cho đúng. Để lệch mãi thì mới là vấn đề.

Bài này nói cách xử lý lệch kho cuối tháng cho gọn, từ lúc phát hiện cho tới lúc ký biên bản. Làm đúng thì mỗi tháng chỉ mất một buổi chiều mà số liệu sạch hẳn.

Đối chiếu phiếu nhập xuất trước

Trước khi đi đếm hàng, lôi ra toàn bộ phiếu nhập và phiếu xuất trong tháng. Phiếu nhập là hóa đơn nhà cung cấp, phiếu xuất là hóa đơn bán hàng. Hai loại phiếu này là căn cứ để biết hàng vào bao nhiêu, ra bao nhiêu.

Cộng tổng hàng vào trong tháng, trừ đi tổng hàng ra, cộng thêm tồn đầu tháng, ra số tồn cuối tháng theo sổ. Số này gọi là “số sổ”. Sau đó mới đi đếm hàng thực tế trên kệ, ra “số thực tế”. Hai số này lệch nhau bao nhiêu là lệch kho.

Nếu không đối chiếu phiếu mà đếm hàng rồi kết luận lệch thì có khi lệch do mình ghi sai phiếu. Phiếu nhập thiếu ghi 2 thùng thì sổ thừa 2 thùng so với thực tế. Phiếu xuất thiếu ghi 5 món thì sổ thiếu 5 món. Đối chiếu kỹ thì biết ngay lệch do đâu.

Xem kỹ từng kệ hàng

Đếm hàng thực tế theo kệ, không đếm theo sổ. Mỗi kệ một lượt, đọc tên món trên kệ rồi đếm số lượng. Kệ nào có nhiều món lẫn nhau thì kéo hết ra đếm cho kỹ.

Hàng trên kệ thường lệch ít hơn hàng trong kho vì khách lấy trực tiếp. Hàng trong kho lệch nhiều hơn vì nhân viên lấy hàng mà không ghi. Kệ nào để nhiều món cùng loại thì dễ lẫn, đếm nhầm là lệch ngay.

Món nào đếm xong thì đánh dấu bằng bút chì trên giấy hoặc dán tem nhỏ. Không đánh dấu thì đếm lại, mất thời gian và dễ nhầm. Hai người đếm thì một người đọc tên, một người đếm và ghi.

Hàng hỏng, hàng vỡ, hàng hết date thì ghi riêng một dòng. Không tính vào hàng tốt. Cuối tháng đổ bỏ thì có số để ghi biên bản hao hụt. Bài xử lý hàng hết date trước khi lỗ có nói rõ hơn về việc này.

Phân loại lệch theo nguyên nhân

Lệch kho không phải tất cả đều do mất cắp. Phân loại theo nguyên nhân thì biết cách xử lý. Bốn nhóm phổ biến nhất là sau.

Nhóm một, quên trừ sổ. Bán hàng rồi không ghi vào phần mềm hoặc sổ tay. Nhóm này thường lệch âm, sổ nhiều hơn thực tế. Đối chiếu hóa đơn bán hàng với phiếu xuất thì ra ngay.

Nhóm hai, nhập hàng thiếu ghi. Nhà cung cấp giao đủ nhưng mình chưa nhập kho. Nhóm này lệch dương, sổ ít hơn thực tế. Đối chiếu hóa đơn nhập với phiếu nhập thì thấy.

Nhóm ba, hao hụt tự nhiên. Hàng vỡ, hàng hỏng, hàng hết date. Nhóm này lệch âm, thực tế ít hơn sổ. Ghi biên bản hao hụt, trừ đi giá trị.

Nhóm bốn, không rõ nguyên nhân. Đã đối chiếu hết mà vẫn lệch. Nhóm này ít nhất nhưng cần xử lý cẩn thận. Lập biên bản điều chỉnh, ghi rõ “không xác định được nguyên nhân”.

Lập biên bản điều chỉnh

Biên bản điều chỉnh là giấy tờ chính thức ghi nhận lệch kho và cách xử lý. Không có biên bản thì sửa số trên sổ mà không có căn cứ, sau này ai cũng không biết số đó từ đâu ra.

Biên bản cần có ngày kiểm kê, mã hàng, tên hàng, số sổ, số thực tế, chênh lệch, nguyên nhân, cách xử lý, chữ ký của chủ quán và nhân viên kiểm. Nếu lệch nhiều thì nên có người thứ ba làm chứng.

Mẫu biên bản nên in sẵn, để trống chỗ điền. Viết tay lộn xộn thì sau này đọc không ra. Một cửa hàng nhỏ một tháng chừng 1 đến 2 biên bản là bình thường.

Biên bản kẹp cùng sổ kho, không tách rời. Cần tra lại thì lật sổ ra là thấy ngay. Lưu ít nhất 12 tháng để đối chiếu thuế và công nợ.

Ký xác nhận và chỉnh sổ

Biên bản xong thì chỉnh sổ kho theo số thực tế. Món thiếu thì trừ, món thừa thì cộng. Sổ kho từ đây khớp với kho thực tế. Nếu dùng phần mềm thì nhập điều chỉnh vào phần mềm, ghi rõ lý do là “điều chỉnh kiểm kê cuối tháng”.

Chỉnh sổ xong thì đối chiếu lại một lần nữa. Số sổ mới phải khớp với số thực tế đếm được. Nếu vẫn lệch thì quay lại bước đối chiếu phiếu, có thể bỏ sót món nào đó.

Không sửa phần giá trị tồn kho, chỉ sửa số lượng. Giá trị tính theo giá vốn, giá vốn không thay đổi bởi kiểm kê. Nếu sửa nhầm giá trị thì tính lợi nhuận lệch hết.

Chữ ký xác nhận là bước cuối. Chủ quán và nhân viên kiểm cùng ký vào biên bản. Nếu có người thứ ba làm chứng thì họ cũng ký. Không ký thì biên bản không có giá trị, sau này tranh chấp không có gì để xem.

Chia nhóm xử lý khi lệch nhiều món

Lệch vài món thì xử lý từng món một. Lệch vài chục món thì phải chia nhóm, không thì một buổi không xong. Chia theo nguyên nhân, mỗi nhóm một cách xử lý riêng.

Nhóm quên trừ sổ thì đối chiếu hóa đơn bán hàng trong 7 ngày gần nhất. Nhóm nhập thiếu ghi thì đối chiếu hóa đơn nhập. Nhóm hao hụt thì ghi biên bản hao hụt. Nhóm không rõ nguyên nhân thì lập biên bản điều chỉnh riêng.

Mỗi nhóm xong thì báo lại cho chủ quán biết. Không xong hết mà im lặng thì chủ quán tưỡng xong hết, sang tháng sau lại lệch tiếp. Báo cáo nói rõ đã xử lý bao nhiêu món, còn bao nhiêu món chưa xử lý.

Báo cáo kết quả cho chủ quán

Xử lý xong thì báo lại cho chủ quán biết. Báo cáo nói rõ lệch bao nhiêu món, giá trị bao nhiêu, đã xử lý bao nhiêu, còn bao nhiêu chưa xử lý. Không báo thì chủ quán tưởng xong hết, sang tháng sau lại lệch tiếp.

Báo cáo nên ghi vào sổ hoặc nhắn tin để còn bằng chứng. Nhắn tin thì lưu lại, cần tra thì tìm được. Nói miệng thì quên, sau này tranh chấp không có gì để xem.

Nếu lệch nhiều và không xử lý hết trong ngày thì báo rõ phần còn lại. Chủ quán biết thì sắp xếp thêm người hoặc thêm thời gian. Im lặng thì tưởng xong, sang tháng sau lại lệch tiếp.

Rút kinh nghiệm cho tháng sau

Mỗi lần lệch kho là một bài học. Ghi lại món nào lệch nhiều, nguyên nhân gì, đã xử lý thế nào. Cuối năm xem lại thì thấy quy trình nào cần cải thiện.

Món nào lặp lại lệch thì đổi cách quản lý. Ví dụ món bánh kẹo lệch nhiều thì chuyển sang đếm hàng ngày. Món nhập hàng lệch thì yêu cầu nhà cung cấp giao kèm phiếu chi tiết hơn. Bài theo dõi hàng bán chạy hàng chậm có nói cách dùng số liệu để giảm lệch.

Quy trình kiểm kê cũng nên cải thiện dần. Lần đầu làm mất 4 tiếng, lần thứ ba chỉ mất 2 tiếng. Có checklist thì nhân viên mới cũng làm được. Checklist nên ghi rõ từng bước, dán ở khu vực kiểm kho.

Cuối năm, tổng hợp lệch kho cả năm. Nếu tổng giá trị lệch dưới 1 phần trăm doanh thu thì quy trình đang tốt. Trên 3 phần trăm thì phải xem lại toàn bộ quy trình nhập xuất. Số liệu này cũng để chủ quán biết mình đang quản lý kho tốt hay chưa.

Xem thêm cách kiểm kê kho định kỳ không lệch cho quy trình kiểm kê đều đặn. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.