Theo dõi hàng bán chạy hàng chậm để nhập hàng đúng

Nhập hàng mà không biết món nào chạy món nào chậm thì như bắn mù. Nhập nhiều món chậm thì vốn nằm im, nhập ít món chạy thì hết hàng lúc đang bán được. Cửa hàng nhỏ không có nhiều vốn để chịu cả hai lỗi.

Có một bảng số bán ra từng tuần thì chuyện nhập hàng trở nên đơn giản. Biết món nào bán 30 cái một tuần, món nào bán 1 cái cả tháng thì chẳng phải đoán. Nhập theo sức bán thật thì vốn quay nhanh, ít hàng tồn đọng.

Bài này nói cách lập bảng theo dõi đơn giản, đọc ra thứ hạng món bán chạy bán chậm, rồi quyết định nhập gì bỏ gì. Không cần phần mềm phức tạp.

Ghi số bán ra từng tuần

Mỗi cuối tuần, ngồi 30 phút lấy số bán của từng mã hàng trong tuần. Có phần mềm thì xuất báo cáo là xong. Không có phần mềm thì cộng số trên hoá đơn, hoá đơn lưu cả tháng nên tra lại được.

Lập bảng: cột là tuần, dòng là mã hàng. Ghi số lượng bán vào ô giao nhau. Cửa hàng 100 mã hàng thì bảng có 100 dòng, mỗi tuần điền một cột. Sau 3 tháng có 12 cột, nhìn là thấy ngay xu hướng.

Ghi cả doanh thu chứ không chỉ số lượng. Món bán 30 cái mà lời mỗi cái 2 nghìn thì tổng 60 nghìn. Món bán 5 cái mà lời 30 nghìn thì tổng 150 nghìn. Xếp hạng theo doanh thu mới đúng, xếp theo số lượng thì không.

Ghi thêm tồn kho cuối tuần. Cột cuối mỗi tuần là số hàng còn lại. Hai số này cộng lại biết hàng nào còn nhiều, hàng nào đang cạn. Bảng này làm một lần rồi dùng được cả năm.

Xếp hạng ba nhóm bán nhanh

Chia mã hàng thành ba nhóm theo số bán trong tháng. Nhóm bán chạy chiếm khoảng 70 phần trăm doanh thu, thường chỉ 20 món trong tổng số 100 món. Nhóm bán vừa thì 30 phần trăm doanh thu, khoảng 30 món. Nhóm bán chậm chỉ còn vài phần trăm, thường 50 món trở lên.

Nhóm bán chạy thì để ở chỗ dễ lấy, nhập thường xuyên, luôn có sẵn. Khách hỏi mà không có là mất đơn oan. Mỗi món trong nhóm này nên đủ bán 7 đến 10 ngày.

Nhóm bán vừa thì nhập vừa phải, 15 đến 20 ngày. Nhóm bán chậm thì nhập ít hoặc không nhập, để kệ ở chỗ kho khó lấy. Việc dọn nhóm này ra gọn lỗi là quan trọng hơn việc nhập thêm.

Số phần trăm mỗi nhóm tùy cửa hàng. Quán bán đồ ăn thì nhóm bán chạy có thể chỉ 10 món chiếm 80 phần trăm. Quán bán đồ gia dụng thì nhóm bán chạy rộng hơn một chút. Coi bảng của quán mình rồi chia, đừng áp con số của quán khác.

Nhập theo sức bán, không theo cảm tính

Nhập dựa trên số bán thật trong bảng. Món bán 25 cái một tuần thì nhập 3 đến 4 tuần số bán, tức khoảng 75 đến 100 cái. Đó là lượng đủ bán 3 đến 4 tuần, dài hơn mức 7 đến 10 ngày.

Món bán chậm thì nhập số lượng bằng một phần ba sứh bán. Bán 1 cái một tuần thì nhập 1 cái, không nhập 3 cái. Nhập nhiều hơn sức bán thì chắc chắn đổ bỏ, mà đổ bỏ thì mất tiền nhanh hơn nhập.

Mỗi tháng chỉnh lại một lần. Sức bán tăng thì tăng lượng nhập, giảm thì giảm. Điều chỉnh hằng tuần thì bán nhầm lúc tăng, lúc giảm. Nhưng có biến động rõ như mùa vụ thì chỉnh sớm hơn cũng được.

Nhập món mới thì nhập thử 5 đến 10 món, để một tháng xem sức bán. Bán tốt thì nhập thêm và ghi vào nhóm chạy. Bán chậm thì ngừng, chỗ kho trống ra cho món khác. Nhập 30 món mới một lượt rồi bỏ thì tốn kho lắm.

Nhập hàng có kỹ thuật riêng thì xem thêm bài cách nhập hàng mới đừng quên bước này. Nhập đúng số lượng mà quên ghi sổ thì cũng lệch như không nhập đúng.

Dọn món bán chậm để thu hồi vốn

Món bán chạm 1 cái một tuần chiếm chỗ kệ bằng món bán 30 cái. 50 món chậm chiếm nửa kho mà không sinh doanh thu. Nên xử lý dứt khoát thay vì để đó.

Trước hết đem ra trưng bày lại ở chỗ dễ thấy, giảm giá 20 đến 30 phần trăm. Có khi chỉ vì chưa ai biết mà bán được. Đặt ở chỗ khách dễ thấy hai tuần mà vẫn không ai mua thì chuyển sang bước sau.

Bước sau là gộp combo. Món chậm đi kèm món chạy, giá combo rẻ hơn mua lẻ. Khách mua vì món chạy, món chậm đi theo. Bài theo dõi bán chạy bán chậm bằng số có cách lọc danh sách món cần xử lý theo số liệu.

Cuối cùng mà vẫn không bán được thì bán sỉ hoặc đổi mặt hàng khác. Quán nhỏ liên lạc với quán bên cạnh, hai bên chia đôi số lượng, bán hết thì chia tiền. Ít nhất cũng thu hồi được 70 phần trăm vốn thay vì nằm chết.

Món nào ba tháng liên tục không bán được nổi và không lời thì ngừng nhập. Xóa một món chậm mở chỗ cho món mới thường lời hơn giữ. Sức bán cụ thể và cách lọc ra món cần xử lý nằm ở bài trước.

Nhìn xu hướng chứ không chỉ số tuần này

Số bán tuần này có thể lên xuống do thời tiết, ngày lễ, hàng để kệ không ai thấy. Nhìn một tuần thì dễ quyết sai. Nhìn 4 tuần liên tục thì mới thấy xu hướng thật.

Món tăng liên tục 3 tuần thì tăng lượng nhập. Món giảm liên tục 3 tuần thì giảm. Món đi lên rồi đi xuống thì do ngẫu nhiên, giữ nguyên lượng nhập. Đợi thêm tuần nữa thấy rõ rồi hãy đổi.

Vẽ đường xu hướng trên bảng thì dễ nhìn. Cột dọc là số bán, cột ngang là tuần. Đường đi lên là tăng, đi xuống là giảm, đi ngang là ổn định. Nhìn hình thì nhanh hơn đọc số.

Mùa vụ rõ ràng thì canh trước 3 đến 4 tuần. Trước Tết 3 tuần phải có hàng, vì nhập hàng mất tuần nữa. Trước mùa tựu trường cũng vậy. Nhớ hàng bán chạy mùa Tết tăng gấp 3 đến 5 lần so với ngày thường.

Chỉnh lại khi sức bán đổi

Sức bán không cố định, nó đổi theo mùa, theo giá, theo chỗ để hàng. Món nào tăng liên tục 3 tuần thì tăng lượng nhập 30 đến 50 phần trăm. Món nào giảm liên tục 3 tuần thì giảm nhập hoặc ngừng.

Món đi lên rồi đi xuống thì do ngẫu nhiên, giữ nguyên lượng nhập. Đợi thêm tuần nữa thấy rõ xu hướng mới đổi. Đổi theo một tuần thì nhập nhầm lúc tăng, lúc giảm, tồn kho cứ nhảy.

Mùa vụ rõ ràng thì canh trước 3 đến 4 tuần. Trước Tết 3 tuần phải có hàng, vì nhập hàng mất tuần nữa. Trước mùa tựu trường cũng vậy. Nhớ hàng bán chạy mùa Tết tăng gấp 3 đến 5 lần so với ngày thường.

Đồng thời dọn bớt món bán chậm ra khỏi kệ chính. Món 2 tuần bán được 1 cái thì chuyển vào kho trong, nhường chỗ cho món đang tăng. Kệ đẹp phải dành cho món có sức bán tốt nhất lúc này.

Duy trì bảng số liệu hằng tuần

Bảng số liệu chỉ có giá trị khi cập nhật đều. Mỗi cuối tuần dành 30 đến 40 phút cộng số bán, cập nhật tồn kho, xem món sắp hết. Bỏ một tuần thì xu hướng méo, quyết sai cả tháng.

Việc này nên giao cho một người cố định, thường là chủ quán hoặc người phụ trách kho. Đổi người mỗi tuần thì không ai nắm được xu hướng, mỗi người lại đọc lại từ đầu.

Danh sách cần nhập đưa vào đơn đặt hàng cuối tuần, chứ không nhập tùy hứng giữa tuần. Nhập giữa tuần tốn thêm chuyến xe mà thường không cần thiết. Quy định này giữ cho đơn hàng gọn, không bị đứt quãng.

Kết quả sau 3 tháng thường thấy rõ: số món tồn đọng giảm 30 đến 50 phần trăm, hàng hết date giảm hẳn, doanh thu tăng mà vốn không tăng. Đó là lợi nhuận thật, không tốn đồng nào thêm.

Chốt đơn nhà cung cấp theo bảng

Tới ngày đặt hàng, mở bảng lên, chọn ra danh sách cần nhập. Nhóm bán chạy thì nhập đủ sứh bán trước, nhóm bán vừa thì nhập vừa đủ. Tổng tiền thì so với hạn mức mua hàng mà quán đặt ra.

Chủ quán nên đặt hạn mức mua hàng hằng tháng. Ví dụ quán mua 60 triệu một tháng thì chia 4 đợt, mỗi đợt 15 triệu. Vượt hạn mức thì hỏi ý kiến chủ quán, không tự ý mua. Quy định này chặn chuyện mua theo cảm tính.

Đơn hàng mà nhà cung cấp giao chậm thì tính thêm số dự phòng. Nhập 3 tuần sứh bán mà giao trong 10 ngày thì ổn. Giao trong 3 tuần thì tính nhập 5 tuần sứh bán mới kịp. Giao chậm mà tính như giao nhanh thì đứt hàng.

Nhập xong thì cập nhật lại số tồn kho cuối tuần trong bảng. Không cập nhật thì bảng sai dần, tin vào số sai thì quyết sai cả năm. Mỗi tuần cập nhật 5 phút là đủ.

Ghi lại lần nhập gần nhất của mỗi món. Ngày nào nhập, bao nhiêu cái, giá bao nhiêu. Nhìn lại sau 3 tháng thì biết nhà cung cấp nào giao đúng hẹn, mối nào hay trễ, giá mối nào tăng nhanh. Số liệu đó dùng khi đàm phán lại.

Xem thêm cách sắp xếp kho gọn tìm hàng nhanh để hàng bán chạy luôn ở chỗ dễ lấy. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.