Kiểm kê kho định kỳ mà không lệch: cách làm thật gọn

Kiểm kê kho là việc cửa hàng nào cũng biết phải làm nhưng ít quán chịu làm đều. Làm một tháng một lần rồi bỏ thì sổ và kho lệch nhau chục món, lúc tính tiền tưởng lãi mà hóa ra lỗ. Cửa hàng nhỏ nào cũng cần một buổi kiểm kho gọn gàng.

Lệch kho thường đến từ ba chỗ: nhập hàng thiếu nhập kho, bán rồi quên trừ sổ, và hao hụt tự nhiên mà không ghi. Không kiểm kho định kỳ thì ba chỗ này cộng dồn cả năm, tiền mất không biết kêu ai.

Bài này nói cách kiểm kho cho gọn, làm trong một buổi là xong mà số khớp ngay. Không cần thuê nhà cung cấp dịch vụ, chủ quán với nhân viên tự làm được.

Chọn ngày khách vắng để kiểm

Kiểm kho là khóa sổ, không nhập không xuất gì trong lúc đếm. Vì vậy phải chọn ngày vắng khách nhất. Cửa hàng bán lẻ bình thường thì thứ 3 hoặc thứ 4 trong tuần là đám khách ít nhất.

Đừng kiểm vào cuối tuần hay đầu tháng vì đó là thời điểm mua sắm. Đang bán hàng vừa kiểm kho thì nhập xuất liên tục, số trên sổ cứ nhảy mà số đếm thực tế không kịp đổi theo, kiểm xong cũng lệch.

Nếu cửa hàng bán hàng theo mùa như bánh kẹo ngày lễ, thì kiểm trước và sau mùa cao điểm. Trước để biết hàng còn đủ không, sau để biết hao hụt bao nhiêu. Cửa hàng nhỏ nên kiểm 2 tuần một lần là vừa.

Khóa sổ tạm thời trong lúc kiểm

Trước khi đi đếm, dán thông báo nhỏ ngoài cửa là “kiểm kho, tạm nghỉ 2 giờ”. Khách bước vào thấy cửa hàng đóng cửa tạm sẽ thông cảm, không cố vào gây áp lực.

Ngừng nhập hàng. Hàng đang về giữa chừng thì hoàn trả nhanh cho nhà cung cấp hoặc dời sang hôm sau. Ngừng bán. Đặt bảng trên quầy để nhân viên tạm đứng sau không bán hàng nữa, chỉ đếm.

Ngừng cả phần mềm bán hàng. Không ai được quét mã, không ai được nhập hải đơn trong khoảng thời gian này. Nếu cửa hàng dùng phần mềm thì xuất tồn kho lúc cuối giờ hôm trước, in ra giấy, lấy số đó làm số “sổ sách” để đối chiếu.

Đếm từng mã hàng trên kệ và trong kho

Đếm là đếm từng món một, không ước lượng. Món nào trên kệ, món nào trong kho, món nào ở quầy, đều phải đếm hết. Cửa hàng có 120 mã hàng thì đếm đủ 120 mã, bỏ qua 5 mã là lệch ngay.

Hai người chia nhau, mỗi người đếm một khu. Một người đọc tên món và mã hàng, một người đếm số lượng, ghi vào giấy. Ghi số thực tế, không ghi theo sổ. Món nào đếm xong thì dán tem “đã đếm” hoặc đánh dấu để khỏi đếm lại.

Hàng dễ vỡ, hàng bị hỏng thì ghi riêng một dòng “hỏng” hoặc “vỡ”. Sau này đối chiếu thấy món 5 hộp mà đếm được 4 hộp vỡ 1, thì đã nói rõ lý do. Không ghi rõ thì coi như mất cắp, rắc rối về sau.

Đối chiếu với sổ kho

Đếm xong thì mở sổ ra so. Mỗi mã hàng, lấy số thực tế đếm được trừ số sổ. Chênh lệch dương là hàng thừa, chênh lệch âm là hàng thiếu. Ghi ra danh sách để xem xét món nào lệch nhiều.

Lệch dưới 2 món thì coi như hao hụt tự nhiên, ghi một dòng hao hụt là xong. Lệch 3 đến 5 món thì xem lại phiếu nhập xuất trong tuần đó, sai số lượng hay ghi nhầm món. Lệch trên 5 món thì coi chừng, phải điều tra kỹ.

Món nào chênh nhiều thì soi kỹ lại. coi lại camera, hỏi nhân viên ca đó, coi tem mã có bị dán sai không. Hàng về kho mà không nhập sổ thì cứ vậy mà thiếu. Bán hàng rồi quên trừ sổ thì lại vậy mà thừa, lệch âm hay dương phụ thuộc bên nào nhiều hơn.

Tìm nguyên nhân trước khi chỉnh số

Không tìm ra nguyên nhân mà chỉnh số là sửa sai dấu hiệu bệnh chứ không sửa bệnh. Tuần sau lại lệch nữa. Nguyên nhân phổ biến thường nằm ở mấy chỗ sau.

Thứ nhất, nhập hàng rồi quên ghi vào sổ. Thứ hai, bán cho khách quen nợ rồi quên trừ. Thứ ba, nhân viên có thói quen lấy mấy món nhỏ trước như kẹo, bánh quy, ra chưa trừ sổ. Thứ tư, phần mềm treo giữa ngày làm không ghi hết giao dịch.

Soi từng mặt hàng lệch nhiều thì tìm ra ngay. Lệch món mì, món bánh kẹo thì thường do quên trừ sổ lúc bán. Lệch món nhập hàng như rau củ, thịt cá thì thường do hao hụt mà không ghi.

Nếu không tìm ra dù đã xem kỹ, thì ghi biên bản điều chỉnh. Trong biên bản ghi rõ món nào, số lượng lệch, lý do không xác định được. Có chữ ký của chủ quán và nhân viên. Sau đó mới chỉnh lại sổ kho về đúng số thực tế.

Ghi biên bản điều chỉnh kho

Biên bản điều chỉnh là giấy tờ quan trọng. Không có biên bản thì lúc thuế vào kiểm tra hoặc đối chiếu nhà cung cấp sẽ không có gì chứng minh. Biên bản có khi còn là bằng chứng để kiện nếu có vấn đề.

Biên bản nên có ngày kiểm kho, mã hàng, số sổ, số thực tế, chênh lệch, nguyên nhân (nếu biết), chữ ký xác nhận. Dùng một mẫu sẵn, kẹp cùng sổ kho. Mỗi lần kiểm kho xong thì kẹp một biên bản.

Nếu lệch nhiều và cửa hàng có nhiều nhân viên thì nên cho tất cả cùng ký xác nhận. Sau này ai có nói gì thì biên bản đã rõ ràng. Cửa hàng nhỏ ít người thì chủ quán và một nhân viên cùng ký là đủ.

Cập nhật lại sổ kho về đúng số thực tế

Sau khi biên bản xong, sửa lại sổ kho cho đúng với số đếm thực tế. Món thiếu thì trừ số, món thừa thì cộng thêm. Sổ kho từ đây phải khớp hơn trước, vì đã điều chỉnh theo thực tế.

Nếu cửa hàng dùng phần mềm thì nhập trực tiếp vào phần mềm. Sửa số tồn kho, ghi lý do là “kiểm kê định kỳ ngày…”. Phần mềm tự lưu thời gian sửa, sau này cần xem lại log là ra.

Không sửa phần “giá trị tồn kho”, chỉ sửa số lượng. Giá trị tính theo giá vốn, giá vốn không thay đổi bởi kiểm kê. Nếu sửa nhầm giá trị thì tính lợi nhuận lệch hết.

Tổng kết lần kiểm và đặt lịch lần sau

Cuối buổi kiểm, ngồi lại 15 phút để tổng kết. Lệch bao nhiêu món, tổng giá trị lệch bao nhiêu, món nào lệch nhiều nhất, và đã sửa chưa. Ghi vào một dòng cuối biên bản.

Món lệch nhiều thì yêu cầu quy trình được chỉnh lại. Nếu món nào mà tuần nào cũng lệch thì nên đổi cách quản lý, ví dụ chuyển sang kiểm hàng ngày hoặc dán bảng vị trí rõ hơn. Bài sắp xếp kho gọn tìm hàng nhanh có nói rõ hơn về việc này.

Đặt lịch kiểm tiếp theo. Cửa hàng nhỏ thì 2 tuần một lần, cửa hàng rất lớn thì có thể 1 tháng một lần nhưng phải kiểm kỹ hơn. Lên lịch và ghi vào sổ làm việc để không quên. Kiểm đều thì mỗi lần kiểm lệch ít hơn.

Sau vài lần kiểm, quy trình sẽ quen tay. 3 tháng đầu khó, sau đó mỗi lần kiểm kho 150 mã hàng chỉ mất 1 tiếng rưỡi là xong. Kho sạch, số sạch, bán hàng mới yên tâm.

Xem thêm cách xử lý lệch kho cuối tháng khi sổ lệch kéo dài cả tháng. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.