Nhập hàng mới đừng quên bước này kẻo lỗ vốn

Nhập hàng là lúc tiền trong túi mình chuyển thành hàng trên kệ. Làm ẩu bước này thì tiền đi mà hàng không về đủ, lỗ mà không biết lỗ ở đâu. Nhiều cửa hàng nhỏ mất vài triệu mỗi tháng chỉ vì nhận hàng qua loa rồi ký đại.

Chuyện thường gặp là hàng giao tới lúc đông khách, chủ quán bận tính tiền nên nhờ người nhận giùm. Người nhận không đếm, ký luôn cho xe đi nhanh. Tối về đếm lại thiếu 5 món, gọi cho nhà cung cấp thì họ nói đã giao đủ. Không có bằng chứng, đành chịu.

Bài này nói rõ từng bước nhập hàng mới cho cửa hàng nhỏ, từ lúc xe tới cho tới lúc hàng lên kệ. Làm đúng thì mỗi đợt nhập chỉ tốn thêm 15 phút mà số liệu sạch cả tháng.

Dọn chỗ trước khi xe hàng tới

Xe hàng tới mà kho còn chật thì nhân viên để tạm ngoài cửa, hàng mới hàng cũ lẫn lộn. Tới lúc nhập kho không biết món nào mới món nào cũ, date nào trước date nào sau.

Trước giờ hẹn giao khoảng 30 phút, dọn một khoảng trống đủ để hàng mới. Kệ nào sắp hết thì kéo hàng cũ ra trước, chừa chỗ để hàng mới vào sau. Sàn kho quét gọn, thùng cũ xếp gọn vào góc.

Cửa hàng nhỏ kho chỉ chừng 10 đến 15 mét vuông nên càng phải dọn trước. Dọn 10 phút thì lúc đếm hàng nhanh gấp đôi, không phải bê thùng qua lại.

Chuẩn bị sẵn giấy bút, điện thoại đầy pin để chụp ảnh, và hóa đơn đặt hàng hôm trước. Có đủ đồ trong tay thì kiểm hàng một mạch, không chạy đi tìm giữa chừng.

Đếm số lượng ngay lúc nhận hàng

Đây là bước quan trọng nhất mà nhiều quán hay bỏ qua. Đếm đúng số thùng, số món trong thùng, rồi mới ký nhận. Ký trước đếm sau là tự trói tay mình.

Đếm theo đơn đặt hàng, đọc một món đếm một món. Đơn có 20 mã hàng thì đếm đủ 20 mã, món nào thiếu ghi ngay vào biên bản. Thiếu 2 thùng mì, vỡ 3 chai nước mắm, ghi rõ ràng.

Nếu hàng nhiều quá đếm không xuể thì đếm mẫu thùng đầu, thùng giữa, thùng cuối. Thấy rách thùng, móp hộp thì mở ra kiểm ngay trước mặt người giao. Hàng dễ vỡ mà nhận xong mới phát hiện thì đòi đổi rất khó.

Người giao thường vội vì còn 5 đến 7 điểm phải đi. Cứ bình tĩnh đếm, nói rõ mình kiểm kỹ cho cả hai bên. Đếm kỹ 10 phút còn hơn mất 500 nghìn mà không đòi được.

Đối chiếu hóa đơn với hàng thực tế

Có hàng rồi thì so với hóa đơn, ba thứ phải khớp là tên món, số lượng và đơn giá. Tên món sai thì hàng về không bán được, số lượng sai thì thiếu hàng, đơn giá sai thì lỗ tiền ngay.

Đơn giá nhập hay bị sai nhất, nhất là lúc nhà cung cấp vừa tăng giá. Hôm trước báo giá một đằng, hóa đơn in một nẻo, chênh 2 nghìn một món mà nhập 200 món là chênh 400 nghìn. Không so giá thì tiền cứ trôi.

Thuế và chiết khấu cũng coi lại. Đơn trên 2 triệu thường có chiết khấu 2 đến 3 phần trăm, quên trừ là mất vài chục nghìn mỗi đơn. Cộng dồn một tháng 10 đơn là mất cả triệu.

Hóa đơn nào sai thì khoanh tròn, chụp ảnh gửi cho người bán ngay trong ngày. Đừng để cuối tháng gom lại đòi một lần, lúc đó họ không nhớ đơn nào với đơn nào. Cách giữ hóa đơn cho sạch sẽ có nói kỹ trong bài xử lý hóa đơn viết sai để tra lại cho nhanh.

Kiểm chất lượng và hạn dùng lúc nhận

Hàng đủ số lượng mà kém chất lượng thì cũng như không. Hàng thực phẩm, bánh kẹo, sữa phải coi date ngay lúc nhận. Date còn dưới 30 ngày với hàng khô, dưới 7 ngày với hàng tươi thì nên trả bớt hoặc xin đổi.

Rau củ, trái cây thì bóp nhẹ, ngửi thử, lật mặt dưới của khay lên coi. Hàng dập úng lẫn trong thùng nhìn ngoài không thấy, về tới quán mới thấy thì đã muộn. Cửa hàng trái cây nào cũng nên đọc thêm bài kiểm tra hàng nhập thiếu hư hỏng để biết cách giữ bằng chứng đổi trả.

Bao bì rách, hộp móp, tem mờ thì chụp ảnh lại. Ảnh chụp lúc nhận là bằng chứng mạnh nhất, nhà cung cấp nào cũng chịu đổi khi thấy ảnh rõ ràng. Không có ảnh thì họ nói hàng hỏng ở kho mình, cãi không lại.

Hàng không đạt thì tách riêng ra một góc, dán giấy ghi rõ để khỏi nhập kho chung. Lẫn hàng lỗi vào hàng tốt thì lúc bán mới phát hiện, khách trả lại còn tốn công hơn.

Nhập kho ngay trong ngày

Hàng để ngoài chưa nhập kho là hàng vô hình, bán rồi mà sổ không trừ. Nhân viên thấy thùng mới về thì lấy bán luôn, cuối ngày quên ghi, kho lệch ngay từ ngày đầu tiên.

Nhập kho nghĩa là ghi từng món vào sổ hoặc phần mềm, đúng tên, đúng số lượng, đúng giá nhập. Cửa hàng bán 100 mã hàng thì nhập đủ 100 mã, đừng gom chung thành một cục. Gom chung thì sau này không biết món nào lời món nào lỗ.

Giá nhập ghi đúng giá trên hóa đơn sau chiết khấu. Món nhập 18 nghìn, bán 25 nghìn thì lời 7 nghìn, trừ hao hụt còn khoảng 5 nghìn. Ghi sai giá nhập thì tính lời sai hết, tưởng lời mà hóa ra huề.

Nhập xong thì dán nhãn giá bán lên kệ luôn. Hàng nằm trong kho mà kệ trống thì khách hỏi lại nói hết, mất đơn oan. Quy trình này nối thẳng sang việc sắp xếp kho gọn tìm hàng nhanh để hàng mới có chỗ đúng của nó.

Xếp hàng mới vào sau hàng cũ

Hàng mới về mà chất đè lên hàng cũ thì hàng cũ nằm trong hết date lúc nào không biết. Nguyên tắc là hàng cũ ra trước, hàng mới vào sau, món nào date gần thì bán trước.

Lúc lên kệ, kéo hàng cũ ra ngoài, xếp hàng mới vào trong, rồi đặt hàng cũ lên trước. Mất thêm 5 phút mỗi lần nhưng đỡ cảnh cuối tháng đổ bỏ cả thùng hàng hết date. Thùng sữa 12 hộp mà hết date 4 hộp là mất 100 nghìn, một tháng vài thùng như vậy là mất cả triệu.

Kệ chật quá thì để hàng mới ở tầng dưới, hàng cũ ở tầng trên ngang tầm tay. Khách hay lấy tầng ngang mắt trước nên hàng cũ đi nhanh hơn. Cửa hàng nào bán đồ ăn thì càng phải kỹ bước này.

Ghi date lên thùng hàng trong kho bằng bút lông to. Nhìn từ xa cũng thấy thùng nào gần hết date để lôi ra bán trước. Chi tiết nhỏ này cứu được nhiều tiền hơn mình tưởng.

Ghi sổ công nợ với nhà cung cấp

Nhập hàng xong mà chưa trả tiền ngay thì ghi nợ cẩn thận. Ghi ngày nhập, số tiền, hẹn ngày trả, người giao hàng tên gì. Quán nhỏ nợ 2 đến 3 mối hàng, mỗi mối vài triệu, không ghi thì cuối tháng không biết trả ai trước.

Trả đúng hẹn thì lần sau nhập hàng dễ nói chuyện, xin nợ thêm hay xin giá tốt cũng dễ. Trễ hẹn 5 đến 7 ngày thì mối quen cũng khó chịu, lần sau họ bắt trả tiền ngay. Uy tín với mối hàng cũng là vốn.

Cuối tháng đối chiếu công nợ một lần. Cộng tất cả hóa đơn trong tháng, trừ số đã trả, ra số còn nợ. Khớp với sổ của nhà cung cấp thì thôi, lệch thì lôi hóa đơn ra so từng tờ. Để lâu 2 tháng mới đối chiếu thì giấy tờ thất lạc, khó tra.

Tiền nợ nhà cung cấp nên tách riêng với tiền bán hàng trong két. Lẫn lộn hai khoản này thì tới ngày trả nợ lại thấy két trống. Cách tách tiền nong cho rõ có nói trong bài đóng ca đối soát tiền cuối ngày để tiền hàng và tiền nợ không lẫn vào nhau.

Tính lại giá vốn sau mỗi đợt nhập

Giá nhập thay đổi thì giá vốn thay đổi, giá bán có khi phải chỉnh theo. Nhà cung cấp tăng giá 10 phần trăm mà mình giữ giá bán cũ thì biên lời teo lại lúc nào không hay.

Mỗi đợt nhập về, coi lại 5 đến 10 món bán chạy nhất. Món nào giá nhập tăng quá 5 phần trăm thì tính lại xem còn lời bao nhiêu. Còn lời trên 20 phần trăm thì giữ giá, dưới 15 phần trăm thì cân nhắc tăng giá bán 1 đến 2 nghìn.

Đừng ngại tăng giá khi giá nhập tăng thật. Khách quen mua món 25 nghìn lên 27 nghìn ít khi bỏ đi, nhưng quán bán huề vốn lâu ngày thì sập. Tăng ít, tăng từ từ, báo trước cho khách quen một tiếng là được.

Món nào nhà cung cấp giảm giá thì coi chừng, có khi là hàng sắp hết date họ xả. Giá rẻ mà về bán không kịp, đổ bỏ nửa thùng thì còn lỗ hơn nhập giá thường. Rẻ phải đi với bán nhanh mới có lời.

Lưu hóa đơn và ảnh chụp gọn gàng

Hóa đơn nhập hàng là tiền, mất hóa đơn là mất tiền. Mỗi hóa đơn về thì kẹp theo ngày, bỏ vào bìa riêng của từng nhà cung cấp. Cuối tháng cần tra thì lật đúng bìa, 5 phút là ra.

Ảnh chụp hàng lỗi, hóa đơn sai thì lưu vào một album riêng trong điện thoại. Đặt tên album theo tháng, ảnh nào xong việc thì xóa. Điện thoại đầy ảnh linh tinh tới lúc cần lại không tìm ra.

Hóa đơn giấy giữ ít nhất 12 tháng để đối chiếu thuế và công nợ. Bìa kẹp ghi rõ tháng năm bên ngoài, xếp theo thứ tự thời gian. Quán nhỏ một tháng chừng 20 đến 30 tờ hóa đơn, một bìa là đủ.

Ai làm mất hóa đơn thì phải báo ngay để xin bản sao. Giấu không báo tới cuối tháng mới lòi ra thì tra không được, tiền chênh không biết đòi ai. Quy định rõ ràng từ đầu thì ai cũng cẩn thận hơn.

Xem thêm cách kiểm kê kho định kỳ không lệch cho bước rà soát sau nhập hàng. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.