Mở cửa hàng tạp hóa cần gì? Chi phí, thiết bị

Mở cửa hàng tạp hóa cần bốn thứ: tiền, mặt bằng, thiết bị bán hàng và cách ghi chép mọi thứ xảy ra trong ngày. Thiếu một trong bốn thứ thì cửa hàng vẫn mở được, nhưng tiền sẽ âm đi âm lại mà chủ cửa hàng không biết tiền chạy ở đâu.

Bài viết này tách từng khoản chi ra, kèm những khoản dễ bị bỏ sót nhất. Ai đọc xong sẽ tự lên được bảng tính của riêng mình, thay vì làm theo một con số trung bình trên mạng.

Mở cửa hàng tạp hóa cần bao nhiêu tiền

Hãy chia vốn thành bốn nhóm. Tỷ lệ giữa bốn nhóm này thay đổi rất nhiều tùy mặt bằng chọn được nằm ở đâu và bày bao nhiêu nhóm hàng.

Tiền mặt bằng. Gồm tiền cọc, tiền thuê và chi phí sửa sang ban đầu. Một mặt bằng trong hẻm nhỏ có thể nhẹ hơn một mặt tiền đường lớn gấp mấy lần, nên phải hỏi giá thật trong khu vực định mở chứ đừng lấy con số trung bình.

Tiền hàng hóa đợt đầu. Con số này phụ thuộc số nhóm hàng bạn chọn bày. Có người mở cửa hàng chỉ bán nước, mì gói, bánh kẹo và thuốc lá thì vốn hàng gọn; có người bày đủ nhóm tươi sống, đồ gia dụng, mỹ phẩm thì vốn hàng vượt mức vốn cả cửa hàng. Nguyên tắc dễ dùng là hàng nào quay vòng nhanh thì nhập ít, bán chạy rồi nhập tiếp. Hàng bán được vài năm thì nhập nhiều hơn để lấy giá tốt.

Nhóm đáng sợ nhất là hàng tươi sống và hàng có hạn. Nhập nhiều lúc mới mở là cách nhanh nhất để ném tiền đi. Chỉ nên vào nhóm này khi đã có lượng khách ổn định, và nhập vừa đủ bán trong một ngày, không phải nhập đủ một tuần.

Tiền kệ, tủ và thiết bị. Kệ sắt, tủ lạnh trưng bày, tủ đông là những món đắt tiền nhất của nhóm này. Nếu tạp hóa không bán đồ tươi sống thì tủ đông có thể chưa cần ngay. Thiết bị bán hàng gồm máy tính hoặc máy tính tiền, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn và ngăn kéo đựng tiền. Nhóm này có thể mua dần sau vài tháng.

Tiền dự phòng. Đây là khoản bị bỏ trống phổ biến nhất. Cửa hàng mới thường mất vài tháng mới có lượng khách đều. Trong thời gian đó tiền vẫn phải chi mỗi ngày. Chuẩn bị dự phòng cho ba tháng đầu, gồm tiền thuê, tiền điện nước, tiền lương và tiền nhập hàng.

Chọn mặt bằng thế nào cho đúng

Mặt bằng quyết định một nửa thành công của tạp hóa. Tìm nơi có người qua lại đều đặn trong cả ngày, chứ không phải nơi chỉ đông lúc tan tầm. Khu chung cư, khu công nghiệp, khu trường học và khu chợ đều là các điểm quen thuộc.

Diện tích nào là đủ? Tính ngược từ số kệ bạn định dùng sẽ chính xác hơn con số ước lượng trên giấy tờ. Cửa hàng cần chỗ cho kệ hàng, quầy thu ngân, lối đi của khách và kho ở phía sau. Cửa hàng bày nhiều nhóm hàng cần diện tích lớn hơn cửa hàng nhỏ chỉ bán mấy mặt hàng quen thuộc.

Ký hợp đồng phải đọc kỹ từng dòng. Cần ghi rõ thời hạn thuê, giá thuê, điều khoản tăng giá sau mỗi năm, và quyền sửa sang mặt bằng. Thời hạn thuê ít nhất từ hai năm trở lên, vì cửa hàng mới mất hơn một năm mới lên được lượng khách quen.

Trước khi trả tiền cọc, xem giấy chủ nhà có đúng không, và xem mặt bằng có thuộc chủ cũ đang tranh chấp không. Nhiều người mất tiền cọc chỉ vì ký với người không phải chủ sở hữu.

Mua thiết bị nào trước, mua thiết bị nào sau

Máy tính hoặc máy tính tiền là thiết bị trung tâm. Không cần cấu hình cao, chỉ cần chạy ổn định suốt ca bán hàng và có đủ cổng để cắm máy quét mã, máy in, két tiền.

Máy quét mã vạch nên mua sớm nhất sau máy tính. Quét một mã mất vài giây, gõ tay mất nửa phút, lệch một ký tự là thành sai hàng. Nên chọn loại đọc được mã mờ và mã in trên bao bì cong như hộp mì, hộp sữa.

Máy in hóa đơn thì tùy cửa hàng có muốn in phiếu cho khách không. Loại in nhiệt phổ biến nhất vì không cần mực và in nhanh, giấy in nhiệt dễ nhạo màu nên cần lưu ý.

Hàng nhập về chưa có tem thì phải tự dán: mặt hàng không có mã thì cả cửa hàng lại quay về ghi tay.

Ngăn kéo đựng tiền, màn hình hiển thị giá cho khách và máy kiểm kho cầm tay là nhóm phụ, mua sau vài tháng cũng không muộn.

Có nên dùng phần mềm quản lý từ ngày đầu

Nên. Bán tay vài tháng rồi chuyển sang phần mềm thì lúc đó phải ngồi gõ lại toàn bộ danh mục hàng, số tồn đầu kỳ và công nợ cũ. Công việc đó mất nhiều ngày, và trong lúc ngồi nhập thì cửa hàng vẫn phải bán. Ngày đầu tiên đã có phần mềm thì mỗi món bán ra đều tự để lại dấu vết.

Phần mềm giúp ba việc ngay từ đầu: bán nhanh bằng mã vạch, biết chính xác món nào sắp hết và món nào sắp hết hạn, và ghi lại ai đang nợ bao nhiêu. Xem cách đưa phần mềm vào dùng thật tại các bước triển khai phần mềm.

Phần mềm còn chạy được cả khi mất mạng. Khu chợ và hẻm nhỏ nhiều chỗ mạng chập chờn, hễ quầy dừng bán là mất cả ngày. Cần xem phần mềm bán hàng offline là gì để biết dữ liệu được giữ ở đâu.

Chi phí phần mềm được báo riêng theo số mặt hàng, số điểm thu ngân và phần bạn cần dùng. Cửa hàng nhỏ bày vài trăm mã hàng thì chi phí thấp hơn nhiều so với chuỗi siêu thị. Liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968 để nhận báo giá.

Những khoản tiền dễ bị bỏ sót

Ngoài bốn nhóm trên còn những khoản nhỏ hay xuất hiện vào đúng lúc không kịp chuẩn bị: hợp đồng điện nước phải đặt trước, tiền lương và bảo hiểm cho nhân viên phải có trước ngày đầu tiên mở cửa, tiền rác và túi nilon thì ngày đầu đã dùng tới.

Khoản ít ai tính trước là thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp. Người mới nhập hàng thường phải trả trong một đến ba ngày. Nếu quay vòng tiền của mình mất bốn đến bảy ngày thì sẽ phải vay. Cần hỏi rõ ngay từ đầu là bao lâu được trả, rồi tính tiền của mình theo đúng khoảng đó.

Hàng hết hạn là khoản mất tiền không tránh được nhưng có thể giảm. Hàng còn ba ngày sắp hết mà chưa bán thì phải bỏ, đừng đợi tới ngày cuối.

Sai lầm hay gặp khi mở tạp hóa

Sai lầm phổ biến nhất là chọn mặt bằng ngắn hạn rồi làm nhanh càng tốt. Kết quả là cửa hàng không có thời gian xây lượng khách quen, và cứ đến kỳ hợp đồng lại phải đi tìm chỗ mới. Sửa sang lại một lần nữa thì tiền vốn ban đầu đã mất một phần.

Sai lầm thứ hai là nhập hàng theo cảm hứng. Ai cũng muốn kệ đầy ngay ngày khai trương để nhìn hoành pháng, nhưng hàng nằm trên kệ vẫn là tiền chưa quay vòng. Một kệ bày ít mà bán hết mỗi ngày tốt hơn một kệ bày đầy mà đứng yên.

Sai lầm thứ ba là không phân biệt giá bán với giá vốn trong đầu. Nhiều chủ hàng nhớ giá mua nhưng không nhớ giá bán, hoặc hai người trong nhà bán khác nhau vài nghìn. Nếu muốn xem cách chia lãi từng món, xem quản lý bán hàng.

Sai lầm thứ tư là cho người thân bán thử mà không ghi gì. Khi thiếu tiền, bán thiếu hàng vẫn bình thường, nhưng thỏa thuận miệng không có ghi chép thì mất cả hàng hóa lẫn tình cảm. Ghi tên người mua, số tiền, ngày mua vào sổ là chuyện nên làm từ ngày đầu tiên.

Ghi nợ khách quen từ đầu

Tạp hóa nhỏ không cần hệ thống phức tạp để ghi nợ. Một quyển sổ ghi tên khách, món đã mua, số tiền còn lại và ngày mua là đủ. Điều quan trọng là ghi ngay tại thời điểm bán, không ghi sau khi khách vợi.

Cái khó là quy định trong nhà. Ai được giảm giá, có được cho quay ngày không, hết bao nhiêu ngày thì phải trả. Cửa hàng nào không có quy định thì mỗi lần có người trả thiếu là một lần tranh luận. Xem quản lý công nợ để có cách ghi sổ rõ ràng hơn.

Khi mở rộng thêm chi nhánh, cách ghi nợ từ ngày đầu quyết định việc có cộng dồn được hay không. Chi tiết ở quản lý chuỗi cửa hàng.

Cần tư vấn riêng cho cửa hàng của bạn, liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968.