Phần mềm quản lý khách sạn mini, nhà nghỉ EbizHMS

Khách sạn mini và nhà nghỉ sống bằng giờ cao điểm. Khách tới dồn dập buổi tối, hỏi phòng trống, hỏi giá, giục làm nhanh. Ai từng đứng quầy lễ tân giờ đó đều biết cảm giác vừa nghe điện thoại vừa ghi sổ vừa chạy lên xem phòng. Phần mềm quản lý khách sạn mini EbizHMS sinh ra để gỡ đúng chỗ rối đó. Phòng nào trống nhìn một cái biết ngay. Tiền phòng tính theo giờ, theo ngày hay theo đêm máy tự tính. Mất mạng vẫn nhận khách bình thường. Chủ đi vắng mở điện thoại vẫn thấy hôm nay bán được bao nhiêu.

Lễ tân giờ cao điểm rối ở đâu

Khách sạn mini thường chỉ có một hai người trực quầy. Giờ đông khách, một người vừa nghe máy vừa đón khách walk-in vừa ghi sổ. Sổ giấy ghi vội nên chữ xấu, giờ vào ghi thiếu, tới lúc tính tiền phải hỏi lại khách ở từ mấy giờ. Khách khó chịu, lễ tân cuống, người xếp hàng sau bỏ đi.

Chuyện đi xem phòng cũng tốn thời gian. Khách hỏi còn phòng đôi không, lễ tân chạy lên tầng ngó rồi chạy xuống báo. Lúc quay lại thì khách đã sang nhà nghỉ bên cạnh. Nhà nào đông khách đoàn thì còn rối hơn. Một đoàn mười mấy phòng, ghi tay dễ sót một hai phòng, tới lúc thanh toán không khớp.

Ai làm lâu đều có cuốn sổ riêng ghi nhớ khách quen, khách nợ, phòng nào điều hòa yếu. Người này nghỉ ca, người kia vào không đọc được. Ca đêm buồn ngủ ghi sai một dòng, sáng ra ca ngày mất cả buổi dò lại. Đọc về cách ghi sổ công nợ rõ ràng để thấy vì sao sổ tay tới một lúc là quá tải.

Sơ đồ phòng nhìn một cái biết ngay

EbizHMS gom toàn bộ phòng lên một sơ đồ theo tầng và khu vực. Phòng trống hiện một màu, phòng đang có khách một màu, phòng khách báo sắp trả một màu. Lễ tân không cần nhớ, liếc qua màn hình là trả lời được khách còn phòng nào.

Bấm vào từng phòng thấy ngay khách nào đang ở, vào từ mấy giờ, dự kiến trả lúc nào, đã đặt cọc bao nhiêu. Khách gọi xuống hỏi thêm giờ thì lễ tân trả lời thẳng, không phải lật sổ. Khách đặt trước thì ghi vào lịch, tới ngày máy nhắc, không sợ quên.

Nhà nào nhiều tầng nên chia sơ đồ đúng theo tầng thật. Tầng một, tầng hai, tầng ba để riêng. Phòng cùng hạng để chung cụm. Chia gọn từ đầu thì lúc đông khách bấm nhanh hơn nhiều. Lễ tân mới vào nhìn sơ đồ cũng hiểu nhà mình còn gì để bán.

Nhận phòng và đổi phòng làm sao cho nhanh

Nhận phòng trong EbizHMS chỉ là mấy bước bấm. Chọn phòng trống, ghi tên khách, ghi giờ vào, ghi giấy tờ nếu cần, xong. Khách đưa chứng minh thì gõ nhanh vào, không phải chép cả đoạn dài vào sổ. Giờ vào máy tự lấy giờ hiện tại, lễ tân khỏi ghi tay nên không lệch.

Khách muốn đổi phòng cũng bấm chuyển, tiền máy tự nối tiếp. Ví dụ khách ở phòng đơn muốn lên phòng đôi, lễ tân chuyển trên sơ đồ, phần tiền giờ trước giữ nguyên, giờ sau tính theo giá phòng mới. Không phải gạch sổ, không phải tính lại từ đầu.

Khách ở dài ngày thì ghi nhận từng ngày một. Sáng nào lễ tân cũng thấy danh sách ai tới hạn trả, ai ở tiếp, ai cần thu thêm tiền. Khách báo ở thêm một đêm thì bấm gia hạn, không cần làm lại hồ sơ. Thao tác nhẹ vậy nên giờ cao điểm một người trực quầy vẫn xoay được.

Tiền phòng tính theo giờ, ngày, đêm ra sao

Khách sạn mini bán nhiều kiểu giá. Khách nghỉ hai ba tiếng tính giá giờ. Khách ngủ qua đêm tính giá đêm. Khách ở cả tuần tính giá ngày. Mỗi hạng phòng lại có khung giá riêng. Tính nhẩm kiểu này rất dễ sai, nhất là ca đêm.

Trong EbizHMS, chủ nhà cài sẵn khung giá cho từng hạng phòng. Giờ đầu bao nhiêu, giờ tiếp theo bao nhiêu, quá mấy tiếng thì chuyển thành nửa ngày, qua đêm tính thế nào. Tới lúc khách trả phòng, lễ tân bấm thanh toán, máy tự tính theo khung đã cài, cộng thêm phí phát sinh như nước uống hay giặt là nếu có.

Cái hay là lễ tân không cần thuộc bảng giá. Khách hỏi ở ba tiếng hết bao nhiêu, lễ tân bấm thử là ra số. Giá ngày lễ, cuối tuần nếu khác ngày thường thì cài riêng một bảng, tới ngày máy tự lấy đúng bảng. Đỡ cảnh cãi nhau với khách vì mỗi người nhớ một giá.

Hóa đơn và giấy tờ khách đoàn xử lý thế nào

Khách công ty và khách đoàn hay đòi hóa đơn GTGT. Ghi tay hóa đơn vừa chậm vừa dễ sai tên công ty, sai mã số thuế. EbizHMS in hóa đơn GTGT thẳng từ phiếu thanh toán. Tên khách, tiền phòng, phí thêm đã có sẵn, lễ tân chỉ kiểm tra lại rồi in.

Khách đoàn một người trả tiền cho nhiều phòng thì gom chung một hóa đơn. Khách lẻ mỗi phòng một hóa đơn thì tách riêng. Tiền cọc thu trước trừ thẳng vào lúc thanh toán nên không ai phải nhớ đã cọc bao nhiêu.

Cuối ngày máy chốt doanh thu theo phòng, theo hạng phòng, theo ngày. Chủ nhà biết hôm nay phòng đôi bán được mấy lượt, phòng đơn trống bao nhiêu. Tới kỳ kê khai thì số đã gom sẵn, không phải cộng tay từng tờ hóa đơn. Ai chưa rõ đọc số liệu nào mỗi ngày thì xem báo cáo bán hàng nên đọc gì.

Khách nợ và khách quen theo dõi kiểu gì

Nhà nghỉ nào cũng có khách quen ở dài ngày, trả tiền theo tuần, hoặc khách công ty cuối tháng mới thanh toán. Ghi vào sổ tay thì tới lúc đòi không nhớ đã thu được mấy lần. EbizHMS mở cho mỗi khách một sổ nợ riêng. Mỗi lần thu ghi vào, mỗi lần phát sinh cộng vào, số còn lại máy tự trừ.

Khách đặt cọc trước cũng ghi vào sổ đó. Lúc trả phòng, tiền cọc trừ thẳng, thiếu thì thu thêm, thừa thì trả lại. Lễ tân ca sau nhìn vào là biết khách này còn nợ hay đã trả hết, khỏi gọi điện hỏi ca trước.

Chủ nhà nên quy định rõ ai được cho nợ và nợ tối đa bao nhiêu. Ghi quy định đó vào phần mềm để lễ tân làm theo, không phải xin ý kiến từng lần. Khách quen được nợ khác, khách lạ phải trả ngay. Rõ ràng từ đầu thì cuối tháng đòi tiền nhẹ nhàng hơn nhiều.

Ca đêm và chuyện bàn giao ca

Khách sạn bán cả đêm nên chuyện bàn giao ca rất quan trọng. Ca ngày thu bao nhiêu, ca đêm thu bao nhiêu, két còn bao nhiêu, khách nào chưa trả tiền. Ghi tay thì ca sau không tin ca trước, ca trước kêu đã ghi đủ.

EbizHMS cho mỗi người một tài khoản riêng. Lễ tân ca nào đăng nhập tên mình, tiền thu trong ca ghi tên người đó. Hết ca bấm chốt ca, máy in ra giấy bàn giao. Người vào ca sau đếm tiền đối chiếu với giấy, khớp thì ký nhận.

Cách này cũng giúp chủ nhà biết ai làm tốt. Ca nào ít sai sót, ít phải sửa phiếu thì nhìn vào là thấy. Có chuyện mất tiền thì mở lịch sử ra xem phiếu nào sửa, ai sửa, sửa lúc nào. Không phải hỏi vòng quanh. Về chuyện giữ người làm quầy, đọc thêm kinh nghiệm giữ nhân viên bán hàng.

Chủ đi vắng xem gì trên điện thoại

Nhiều chủ khách sạn không ngồi ở quầy cả ngày. EbizHMS có phần xem từ xa qua website và điện thoại. Khi có mạng, số liệu ở quầy đẩy lên, chủ mở điện thoại là thấy hôm nay có bao nhiêu phòng có khách, doanh thu tới giờ là bao nhiêu, ai còn nợ.

Cái này tiện nhất vào buổi tối. Chủ ở nhà vẫn biết tối nay kín phòng hay còn trống nhiều để nhắc lễ tân. Sáng ra không cần gọi điện hỏi hôm qua thu được bao nhiêu, mở máy là có.

Lưu ý là phần xem từ xa cần mạng, còn quầy lễ tân thì không. Hai phần chạy riêng. Mạng nhà đứt thì quầy vẫn nhận khách bình thường, chỉ là lúc đó chủ ở xa chưa thấy số mới. Có mạng lại thì số tự đẩy lên, không mất đi đâu.

Chuẩn bị danh sách phòng và bảng giá trước ngày cài

Khách sạn mini cài phần mềm nhanh hay chậm nằm ở khâu chuẩn bị. Việc này làm một lần trước ngày kỹ thuật tới cài. Danh sách phòng ghi đủ số phòng, hạng phòng, tầng và khu vực. Hạng phòng quyết định giá nên phải chia dứt khoát từ đầu. Phòng nào cùng giá thì xếp cùng hạng, đừng để mỗi phòng một giá riêng lẻ.

Bảng giá chốt đủ ba kiểu. Giá giờ, giá ngày, giá đêm cho từng hạng. Giờ nào tính thêm, quá mấy tiếng lên nửa ngày, nhận sau mấy giờ tính qua đêm. Càng ghi rõ thì lúc cài càng nhanh, lễ tân sau này càng ít phải hỏi.

Khách đang ở và tiền cọc đã thu cũng phải chốt số trước ngày chuyển qua phần mềm. Ghi rõ phòng nào có khách, ở từ bao giờ, đã thu bao nhiêu. Nhập xong thì cho lễ tân chạy thử một ca với khách thật. Ca thử này sẽ lòi ra chỗ nào chưa quen để chỉnh ngay.

Mất mạng lễ tân có đứng hình không

Máy lễ tân chạy phần mềm ngay trong khách sạn, không cần mạng. Mất mạng vẫn nhận phòng, đổi phòng, tính tiền, in hóa đơn như thường. Khách trả phòng giờ cao điểm không phải chờ mạng.

Nhiều nhà nghỉ ở khu vực mạng chập chờn rất sợ cảnh đang tính tiền thì quay vòng vòng. Với cách chạy tại chỗ này thì nỗi sợ đó không còn. Điện thoại khách vẫn hết pin, wifi nhà vẫn đứt, quầy vẫn bán được.

Chủ nhà muốn chắc thì trang bị thêm bộ lưu điện cho máy tính và máy in. Mất điện lưới vẫn đủ thời gian tính tiền cho khách đang chờ. Dữ liệu nằm trong máy của nhà mình nên không lo ai xem trộm từ xa. Ai cần hiểu rõ hơn thì đọc phần mềm bán hàng offline là gì.

Chi phí tính theo gì và bắt đầu từ đâu

Chi phí cho khách sạn mini thường tính theo số phòng, số quầy lễ tân và các mục cần thêm như hóa đơn GTGT hay xem từ xa. Nhà mười phòng một quầy khác nhà ba chục phòng hai quầy. Xem bảng giá để biết những yếu tố nào quyết định số tiền.

Cách bắt đầu nhẹ nhàng nhất là gọi hotline hoặc Zalo 0907.943.968 để được khảo sát. Chuẩn bị sẵn danh sách phòng và bảng giá như mục trên rồi hẹn ngày cài. Lễ tân chạy thử một ca, chỗ nào vướng chỉnh ngay tại chỗ. Xong ca thử là bán thật được luôn.