Phần mềm quản lý cửa hàng tiện lợi, siêu thị mini

Cửa hàng tiện lợi buổi sáng đông nhất. Khách mua nhanh, tám món một hóa đơn, ai cũng đứng chờ. Nếu thu ngân phải gõ từng mã, tên món dài, dễ sai, và khách bỏ món rồi đi luôn. Cuối ngày cửa hàng ngồi đếm tiền mặt, so với sổ, thiếu. Cửa hàng cửa hàng tiện lợi khác tạp hóa nhỏ ở chỗ hàng luân chuyển nhanh, khách mua nhiều, quầy tính tiền phải nhanh.

Phần mềm quản lý cửa hàng tiện lợi giúp quầy thanh toán nhanh, kho chuẩn và báo cáo gọn theo ca. Cửa hàng chạy offline nên giờ cao điểm không lo mất mạng. Dữ liệu nằm trong máy cửa hàng nên chủ cửa hàng nắm hết số liệu.

Cửa hàng tiện lợi gặp khó gì khi quản lý thủ công

Lưu lượng khách lớn, giờ cao điểm dồn nhiều người cùng lúc. Ghi tay không kịt, tính tiền chậm, khách bỏ đi. Mã vạch hàng nghìn mặt hàng không thể nhớ, nhập tay dễ sai giá. Cửa hàng có mấy nghìn mẫu hàng, mỗi mẫu một mã riêng, không ai nhớ hết.

Kiểm kho cũng khó vì hàng luân chuyển liên tục. Hàng bán chạy thì thiếu, hàng bán chậm thì nằm kho lâu ngày càng nhiều. Không có hệ thống, chủ cửa hàng không biết mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng nào tồn lâu. Đến kho hàng hoá báo cáo, chủ cửa hàng không biết nhập bao nhiêu là đủ.

Ca đêm và ca ngày bàn giao tiền mặt không rõ ràng. Ca trước thu được bao nhiêu, đã chi bao nhiêu, còn bao nhiêu trong két, ca sau phải đếm lại từ đầu. Chuyện này mỗi ngày lặp lại, và là nguồn cãi vã giữa các ca.

Nhiều cửa hàng còn chạy chương trình giảm giá theo giờ, theo ngày, nhưng thu ngân phải nhớ tay. Nhớ không nổi thì bỏ qua chương trình, khách thấy giá trên kệ khác giá thu, thành khách bỏ đi.

Phần mềm EBIZ giải quyết thế nào

• Bán hàng bằng mã vạch, tìm theo từ khóa hoặc hình ảnh tại quầy.
• In tem mã vạch nội bộ cho hàng chưa có mã, dùng nhiều mẫu tem.
• Bán được theo từng lon, hộp hoặc theo khối lượng lẻ; số bán có thể là số thập phân, ví dụ nửa ký.
• Kiểm kê tự động, xử lý chênh lệch tồn kho sau kiểm kê, cảnh báo hàng sắp hết.
• Quản lý ca bán hàng, chốt sổ theo ca và theo nhân viên thu ngân.
• Khuyến mãi theo mặt hàng, theo hóa đơn và theo khung thời gian.

Cửa hàng tiện lợi khác tạp hóa nhỏ và siêu thị ở cách bố trí hàng. Xem cửa hàng tạp hóa và siêu thị nếu chưa chắc mình nên chọn hướng nào.

Quầy thu ngân nhanh hơn khi nào

Tốc độ tính tiền là thứ khách cảm nhận đầu tiên. Khách đứng đợi lâu hơn ba phút thì bắt đầu ngoái lại, đợi lâu hơn năm phút thì bỏ hàng và đi.

Trong phần mềm, thu ngân không cần chọn mặt hàng từ danh sách dài. Quét mã vạch trên bao bì là ra ngay tên hàng, giá, số lượng. Mã vạch ngoài của nhà sản xuất có sẵn thì dùng luôn. Mặt hàng không có mã vạch thì dán tem mã nội bộ do phần mềm in ra.

Trên màn hình tính tiền, ba nút to nhất nên là: quét mã, đổi số lượng, thanh toán. Nhân viên mới vào làm chỉ cần nhớ ba nút này là tính được đơn đầu tiên. Món bán lẻ như rau, thịt bán theo cân, số bán có thể là số thập phân. Ví dụ khách mua nửa ký, nhân viên nhập 0.5 là ra tiền, không phải làm tròn lên cả ký.

Nếu khách có thẻ thành viên, quét thẻ vào là phần mềm tự áp điểm, tự trừ giảm giá theo hạng thẻ. Không cần tính tay xem khách được giảm bao nhiêu.

Với cửa hàng chạy khuyến mãi theo khung giờ, phần mềm tự đổi giá đúng khung. Đến giờ giảm, thu ngân không phải nhớ hay làm gì thêm.

Kiểm kho không còn là cảnh đáng sợ cuối tháng

Kiểm kho là việc mà chủ cửa hàng tiện lợi hay trì hoãn nhất, vì đếm mấy nghìn mặt hàng mất cả buổi mà vẫn không chắc đúng.

Trong phần mềm, việc kiểm kê đổi chiều. Nhân viên cầm máy quét trên quầy, quét từng mã lên màn hình, hoặc dùng thiết bị kiểm kho cầm tay để quét nhanh liên tục. Phần mềm tự đối chiếu với tồn kho hệ thống, hiện ra ngay món nào thừa, món nào thiếu. Chủ cửa hàng chỉ cần xử lý phần chênh lệch.

Sau khi kiểm kê xong, phần mềm tự cập nhật lại tồn kho theo số thực tế. Sổ tồn khớp với thực tế, báo cáo sau đó mới đúng.

Ngoài kiểm kê định kỳ, phần mềm còn cảnh báo hàng sắp hết. Chủ cửa hàng thấy món đang bán nhanh sắp hết thì kịp đặt hàng, không để khách hỏi rồi báo hết. Món nào nằm kho lâu không bán, phần mềm cũng chỉ ra, để chủ quyết định giảm giá hay bỏ nhập.

Cách tính tồn kho cho món chạy nhanh, xem thêm ở bài quản lý tồn kho hiệu quả.

Chốt sổ theo ca, không sợ kiện nhau

Mỗi ca bán hàng chốt sổ riêng: tổng doanh thu, tổng tiền mặt và phiếu thu chi phát sinh trong ca. Ca sau mở mới, không lẫn số liệu ca trước.

Quy trình chốt sổ trong phần mềm rất đơn giản. Cuối ca, thu ngân bấm chốt ca. Phần mềm tự tính tổng doanh thu trong ca, tổng tiền mặt thu được, và liệt kê các phiếu thu chi phát sinh. Thu ngân so với với két, đếm tiền mặt thực tế, ghi nhận chênh lệch nếu có.

Số liệu chốt sổ đã lưu, ai cũng xem lại được. Khi có khiếu nại về tiền, xem lại sổ của ca đó là ra. Không phải đoán.

Nhân viên mới vào ca mà chưa quen thao tác, việc chốt sổ có hướng dẫn từng bước trên màn hình, thao tác sai bị nhắc. Cửa hàng nhiều ca thì việc này càng cần.

Khuyến mãi chạy đúng giờ, thu ngân khỏi nhớ

Cửa hàng tiện lợi hay chạy chương trình giảm giá theo khung giờ: giảm giá chiều để kéo khách giờ vắng, giảm giá cuối tuần cho món dễ bán, giảm giá món sắp hết hạn để không lỗi thời.

Bạn đặt chiết khấu giảm giá theo mặt hàng hoặc theo hóa đơn, kèm thời gian hiệu lực. Đến khung giờ khuyến mãi, phần mềm tự áp giá mới, thu ngân không cần nhớ tay.

Cách làm này có hai lợi ích. Một là thu ngân không tính nhầm, khách thấy đúng giá trên kệ. Hai là chủ cửa hàng thấy được chương trình nào thu hút khách, chương trình nào không. Chương trình không hiệu quả thì tắt, tiết kiệm lãi.

Chủ cửa hàng có thể tìm thêm cách chạy chương trình trong bài khuyến mãi cửa hàng bán lẻ.

Chuẩn bị danh mục và lịch ca trước khi triển khai

Cửa hàng tiện lợi chuẩn bị hai việc trước ngày cài đặt: danh mục mã vạch và lịch ca nhân viên.

Danh mục mặt hàng nên gom theo nhóm ngành hàng để tra cứu nhanh, mỗi mặt hàng ghi rõ mã vạch ngoài và mã nội bộ. Những mặt hàng chưa có mã vạch cần làm danh sách riêng để in tem mã vạch sau khi cài đặt. Nhập hàng bằng file Excel tiết kiệm thời gian nhất nếu dữ liệu đã sắp xếp đúng cột.

Lịch ca cần chốt số ca trong ngày, giờ bắt đầu và giờ kết thúc từng ca, ai chịu trách nhiệm chốt sổ ca. Quy định chốt sổ giúp số liệu ca này không lẫn sang ca khác, tránh kiện nhau khi tiền mặt thiếu.

Một điểm cần lưu ý khi nhập hàng: mã vạch ngoài của nhà sản xuất và mã nội bộ của cửa hàng không nhất thiết giống nhau. Nếu cửa hàng đã dán tem mã nội bộ từ trước, nhập hàng mới nên dùng mã nội bộ đó để thu ngân quét đúng tem đã dán. Nếu chưa có tem, phần mềm sinh mã nội bộ và in tem theo nhà cung cấp hoặc theo mã sinh tự động.

Sau khi danh mục và lịch ca xong, nên cho thu ngân chạy thử một ca thật để chỉnh tốc độ màn hình bán hàng và thứ tự hiển thị mặt hàng thường bán nhất. Để món hay bán luôn nằm trên cùng, thu ngân bấm là ra, tiết kiệm vài giây mỗi đơn.

Đủ thiết bị cho một quầy thu ngân

Cửa hàng tiện lợi mua thiết bị theo trọn gói một lần, thường nhanh hơn mua từng thứ sau khi cài phần mềm.

Quầy thu ngân cần một máy tính, một máy in hóa đơn nhiệt, một máy quét mã vạch và một két tiền. Ngoài ra nên có máy in tem mã vạch để dán cho mặt hàng chưa có mã, và một máy tính thứ hai để khi máy chính đang bận, ca sau vẫn làm việc được.

Trước khi mua, hỏi rõ máy in và máy quét loại nào tương thích với phần mềm. Một số máy in cũ không kết nối được, phải mua thêm bộ chuyển đổi. Mua thiết bị sau khi chốt phần mềm thường tốn công hơn.

Máy quét mã nên chọn loại dây cho quầy cố định, và chuẩn bị thêm một máy quét cầm tay không dây cho mùa đông khách. Tay người bận cửa hàng tiện lợi thường lạnh, quét dây hơi chậm hơn.

Máy in hóa đơn nên chọn loại in được khổ giấy liên tục, thay giấy cuộn. Cửa hàng bán nhiều hóa đơn, in khổ giấy rời dễ tắc giấy giữa lúc đông khách.

Chạy offline, chủ cửa hàng xem báo cáo từ xa

Máy thu ngân chạy offline trong cửa hàng. Mất mạng vẫn quét mã, tính tiền và in hóa đơn. Giờ đông khách, đường truyền chập chờn không làm đứng quầy. Chủ cửa hàng xem báo cáo doanh thu và tồn kho từ xa khi có mạng, dữ liệu nằm trong máy cửa hàng nên chủ nắm hết.

Dữ liệu cửa hàng là tài sản của chủ, giữ trong máy mình sẽ yên tâm hơn.

Bảng giá và triển khai

Chi phí phụ thuộc số quầy thu ngân, số mặt hàng và thiết bị đi kèm. Xem bảng giá để biết yếu tố quyết định giá. Liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968 để được tư vấn gói phù hợp.