Vượt qua 6 tháng đầu khó khăn của cửa hàng mới mở

Sáu tháng đầu là giai đoạn nhiều cửa hàng đóng cửa nhất. Không phải vì hàng bán tệ, mà vì tiền mặt cạn trước khi doanh thu kịp đều. Người nào chuẩn bị sẵn cho giai đoạn này thì trụ lại, người nào nghĩ mở cửa là có khách ngay thì thường hết vốn trước tháng thứ năm.

Khó khăn lớn nhất không phải là cạnh tranh, mà là dòng tiền. Tiền mặt ra nhanh, tiền vào chậm, mà chi phí cố định vẫn đều đều trừ mỗi ngày.

Chấp nhận doanh thu thấp tháng đầu

Tháng đầu mới mở, doanh thu thường chỉ bằng một phần ba so với tháng thứ sáu. Cái nhìn thực tế là cửa hàng chưa có tiếng tăm, người dân quanh khu chưa biết tới.

Đừng vì vậy mà nhồi thêm tiền mặt bằng khuyến mãi sâu. Giảm giá quá mạnh thì khách đến đông nhưng không lời, cuối tháng vẫn âm như thường. Doanh thu ít nhưng có lời còn tốt hơn doanh thu nhiều mà lỗ.

Nếu kế hoạch ban đầu ghi tháng đầu lãi, hãy sửa lại. Kế hoạch thực tế: tháng một lỗ nhẹ, tháng ba hòa vốn, tháng sáu mới có lời ổn. Làm đúng kế hoạch đó sẽ đỡ sốc hơn rất nhiều.

Giữ tiền mặt trong túi

Sáu tháng đầu là lúc tiền mặt quý hơn mọi thứ. Hãy để một phần vốn riêng, chỉ dùng cho trường hợp khẩn cấp, khoảng ba đến sáu triệu.

Tiền mặt trong két đừng để quá nhiều, vì lúc này mỗi đồng phải xoay vòng nhanh. Mỗi tuần nên đếm lại tiền mặt và ghi rõ chi đã đi đâu: nhập hàng, mặt bằng, điện nước, lương. Bảy ngày chỉ cần nhìn sổ là biết tuần đó chi vượt hay hụt.

Nhiều chủ hàng sai lầm khi dùng tiền nhập hàng để trả chi phí cố định. Hàng trong kệ bán ra mới ra tiền, chi phí mặt bằng trả bằng tiền lời của cửa hàng mới ổn. Nếu bắt hàng bán ra mới đủ trả tiền thuê mặt bằng thì mọi thứ sẽ rối.

Nên tách ba quỹ riêng: quỹ vốn nhập hàng, quỹ chi phí hàng tháng và quỹ dự phòng. Tiền nằm ở ba chỗ khác nhau thì lúc thiếu không lấn át chỗ kia. Quỹ chi phí hàng tháng nên để đúng số tiền cần, dư vào thiếu đều gây rắc rối.

Còn một nguyên tắc quan trọng trong sáu tháng đầu: tiền mặt tối thiểu nên là số tiền trả được hai tháng chi phí. Cửa hàng chi 25 triệu một tháng thì giữ ít nhất 50 triệu tiền mặt. Nội mô thấp hơn mức đó là đang đánh cược bằng tiền của nhà.

Cắt chi phí ngay từ đầu

Tháng đầu là lúc chi phí thừa nhất. Khoảng trống nhân viên, điện nước đèn sáng cả ngày nhưng ít khách, bao bì in đẹp nhưng không ai thấy.

Hãy nhìn lại từng khoản nhỏ. Quạt trần dùng suốt ngày dù quầy chỉ sáng mấy tiếng. Đóng bớt đèn, dùng đèn LED công suất thấp hơn. Cắt điện nước dư mỗi tháng tiết kiệm được một đến hai triệu, cộng cả năm là số lớn.

Nhân viên part-time sắp xếp theo ca thật sự bán hàng. Giờ trống thì giảm ca. Làm đúng ca giúp bạn giữ được người giỏi lúc cần mà không mất lương thừa.

Thêm vào, xem lại hợp đồng thuê mặt bằng. Có chủ hàng ký giá thuê theo tháng cố định mà không đàm phán. Tháng đầu nên nói với chủ nhà: trả theo mức thấp hơn trong ba tháng đầu, đổi lại ký hợp đồng dài. Tiền thuê giảm 20% trong ba tháng đầu có khi cứu được cả cửa hàng.

Tiền điện nước trong thời gian này dễ bị phung phí nhất. Đèn ngoài quầy sáng suốt ca, quạt chạy dù không ai đứng quầy. Tính sát từng đồng này một tháng có thể rút được từ một đến hai triệu, cộng ba tháng là bốn đến sáu triệu.

Tập trung bán món có lời gộp cao

Tất cả các món không nên bán bằng nhau trong 6 tháng đầu. Một số món lời gộp 30-40%, một số khác chỉ lời 5-10% sau khi tính hết chi phí.

Mỗi tuần xem lại món nào bán nhiều lời nhiều. Dồn kệ, đặt ở vị trí dễ thấy, khuyến mãi nhẹ. Món bán lỗ hoặc lời quá thấp thì cân nhắc bỏ hẳn trong 3 tháng đầu.

Nếu cửa hàng có thể bán kèm, gợi ý món phù hợp ngay khi khách mua sẽ tăng lời gộp trên mỗi hóa đơn mà không tốn thêm quảng cáo.

Đừng bỏ qua việc xem lại giá bán. Tháng đầu lên giá xong, khách quen rồi, món nào giá vốn đã tăng mà giá bán vẫn để nguyên sẽ lỗ dần mà không ai để ý. Món lời gộp dưới 15% thì nên tăng giá 5-8%.

Khách thường chấp nhận mức tăng nhỏ hơn chủ cửa hàng tưởng. Có khách rời đi vì tăng giá 8% không nhiều bằng khách rời đi vì kệ trống hoặc phục vụ chậm.

Theo dõi dòng tiền từng tuần

Đừng chờ cuối tháng mới xem sổ. Mỗi tuần nên dành ba mươi phút ghi lại: doanh thu tuần, nhập hàng tuần, chi phí tuần, tiền mặt còn lại.

Nếu tuần nào tiền mặt tụt hơn ba mươi phần trăm so với tuần trước, phải hành động ngay: giảm nhập hàng chậm bán, thu nợ khách cũ, xem lại chi phí dư. Chờ tới cuối tháng mới biết thì lúc đó thường đã muộn một tuần.

Dòng tiền dễ thấy hơn doanh thu. Doanh thu cao nhưng tiền mặt cạn thì vẫn chết. Hãy nhìn cột tiền mặt cuối tuần, nếu cột đó đi lên đều thì cửa hàng đang khỏe.

Thêm vào sổ tuần, chỗ này nên để trống cho câu hỏi: vì sao tuần này lệch? Tuần doanh thu tăng thì xem do nhiều khách hay do mỗi khách chi nhiều. Tuần doanh thu tụt thì xem thiếu hàng, thiếu người, hay khách mua món khác. Ghi lý do lại thì tuần sau tiễn biết phải làm gì.

Sáu tháng đầu còn một lỗi nữa rất đắt: vay bằng thẻ tín dụng để nhập hàng, tính tới ngày trả mới thấy không trả nổi. Vay được một triệu nhưng phải trả một triệu hai. Ước tính sai một chỗ nhỏ là cả tháng lợi nhuận biến mất.

Để có dữ liệu chuẩn, nhiều chủ cửa hàng dùng phần mềm bán hàng theo dõi doanh thu, tồn kho và tiền mặt cùng một chỗ.

Xin phép số khách rồi nhắn tin

Khách quen không tự nhiên mà có. Sau một tuần chỉ khoảng 100-200 người biết tới cửa hàng, nếu không nhắc lại thì họ quên ngay.

Nhờ nhân viên xin số điện thoại khách mua xong, mời khách nhập vào nhóm tin nhắn. Nhóm này không phải để gửi quảng cáo mỗi ngày, mà nhắn hai đến ba lần mỗi tuần về hàng mới về, món ngon trong ngày, hoặc giờ giảm giá. Nhắn đúng lúc, khách sẽ quay lại. Nhắn sai lúc thì khách chặn.

Mỗi tuần thêm 20-30 khách mới vào danh sách, hai tháng sau là gần 1.000 người. Đây là tài sản vô hình của cửa hàng, quan trọng hơn cả kệ hàng.

Khách cũ cũng là nguồn góp ý giá trị nhất. Họ biết món nào ngon, món nào dở, ai phục vụ tốt. Dành mỗi tuần một buổi tối để nhắn tin hỏi thăm, tin nhắn không cần dài, chỉ cần nhắc khách nhớ đến quán.

Nhìn nhiều kênh bán cùng lúc

Cửa hàng mới thường có một kênh chính. Tháng đầu chỉ mở kệ bán tại quầy. Nhưng nếu tháng thứ hai doanh thu chưa đứng, hãy thử thêm kênh phụ.

Thêm kênh không tốn nhiều vốn: bán thêm qua Zalo, liên hệ các chợ lân cận, đặt hàng qua điện thoại. Mỗi kênh mới có thể đem thêm 10-20% doanh thu mà không phải trả thêm tiền mặt bằng.

Khi có hai kênh, cửa hàng không còn phụ thuộc hoàn toàn một kệ bán duy nhất. Kênh chính gặp sự cố thì kênh phụ vẫn mang tiền về.

Bên cạnh đó, hãy chọn giờ bán kỹ. Theo dõi lượng khách theo giờ trong 2 tuần đầu, giờ nào dưới 5 khách thì đóng sớm hơn hoặc mở muộn hơn. Mỗi giờ đóng sớm tiết kiệm được vài trăm nghìn, một tháng là vài triệu.

Nhưng đừng cắt quá tay

Có chủ hàng thấy tháng đầu lỗ nên cắt mọi thứ: giảm nhân viên, tắt điện, rút máy in. Kết quả là cửa hàng trông tối tăm, nhân viên phục vụ chậm, khách không quay lại.

Cắt chi phí phải khôn. Cái nào nhìn trong ảnh hưởng tới trải nghiệm khách thì giữ. Cái nào chỉ chủ hàng thấy trong sổ sách mới cần cắt.

Nếu cắt quá tay rồi doanh thu tụt thì lại phải nhập hàng mới để xoay xở, tốn kém hơn ban đầu. Cắt chi phí là để tồn tại, không phải để khổ.

Cùng nguyên tắc đó, tháng đầu đừng đặt cọc nhiều cho nhà cung cấp và đừng ký hợp đồng dài khi chưa biết mình bán được không. Tiền cọc không về ngay, tiền vốn còn trong kho hàng thì linh hoạt hơn nhiều.

Kiên nhẫn nhưng không thụ động

Sáu tháng chờ doanh thu ổn định không có nghĩa là ngồi yên. Mỗi tuần làm một việc mới: xin một tờ đánh giá, đổi lại mặt hàng bán chậm, nhắn tin nhóm khách.

Có một danh sách khoảng năm việc, mỗi việc một dòng: chỉnh giá mạnh giữa tháng, gọi năm khách nợ cũ, kiểm kho ngày Chủ nhật, xả hàng tồn 90 ngày, thử nhân viên mới. Mỗi tối đọc qua, xong thì gạch, chưa xong thì chuyển tuần sau.

Mỗi tháng dành một khoản tiền, một đến ba triệu, cho một việc đáng làm nhất. Thường là bảng hiệu, đèn, kệ hay phần mềm, những thứ dùng được nhiều năm thay vì mỗi tháng lại sửa.

Đừng so sánh với cửa hàng bên cạnh. Họ mở trước mình vài năm, đã có khách quen sẵn. Những gì họ có mình thiếu là năm tháng tích lũy, không rút ngắn được bằng cách nhìn sang họ.

Khi nào báo hiệu là ổn

Có ba dấu hiệu cho thấy cửa hàng đã qua khỏi giai đoạn khó. Doanh thu không tụt dù thời tiết xấu. Doanh thu không tụt dù nhân viên nghỉ một người. Lợi nhuận dương đều cả ba tháng.

Trước khi mở rộng thêm, xem lại bảng số liệu cuối tháng. Nếu vẫn đang lỗ mà vốn càng chôn sâu, xem cửa hàng lỗ vốn xử lý thế nào để biết lúc nào nên kéo dài thời gian, lúc nào nên dừng lại.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.