Cửa hàng lỗ vốn xử lý thế nào cho khỏi nặng

Cửa hàng lỗ vốn không phải lúc nào cũng bỏ được. Có trường hợp lỗ vì mở rộng quá tay, có trường hợp lỗ vì thị trường thay đổi, cũng có trường hợp lỗ vì chủ hàng lười xem sổ sách. Ba kiểu lỗ này xử lý khác nhau.

Điều quan trọng nhất là đừng quyết định trong lúc đang hoảng. Hối tiếp tháng thứ ba thì cửa hàng thường hồi được, nhưng đóng vội thì mất cả vốn lẫn năm tháng đã đầu tư.

Quyết định đúng đắn dựa trên bảng số liệu, không dựa trên tâm trạng.

Lập bảng lãi lỗ thật trước đã

Rất nhiều chủ hàng nghĩ mình lỗ trong khi thực ra chưa trừ hết chi phí. Giá vốn hàng bán chỉ là một phần. Còn mặt bằng, lương, điện nước, bao bì, hao hụt, công nợ xấu.

Ví dụ doanh thu tháng 80 triệu, giá vốn 52 triệu, còn lại 28 triệu. Nhưng chi phí vận hành cộng lại 33 triệu thì tháng đó lỗ 5 triệu chứ không phải lời 28 triệu.

Không phải việc của một ngày. Lập xong thì chụp lại, để vào điện thoại, tháng sau lập tiếp để so sánh. Nhiều chủ hàng chỉ lập một lần rồi bỏ, năm sau nhìn lại không biết mình đã lỗ từ khi nào.

Bảng lãi lỗ còn giúp phát hiện gian lận trong cửa hàng. Nhân viên lấy tiền không qua phần mềm thì doanh thu trên sổ cao nhưng tiền két thấp. Không lập bảng thì chủ hàng không thể biết chuyện này, mà tới khi biết là số tiền đã đủ lớn.

Nên kiểm tiền két mỗi ngày và ghi vào bảng chung. Mỗi ngày đếm lại 5 phút, tổng cộng một tháng tốn chưa tới 3 giờ. Ba giờ đó đáng giá hơn bất cứ việc gì vì phát hiện sai lệch rất sớm.

Cùng một cách, hãy phân biệt lỗ tạm và lỗ thật. Lỗ tạm do mùa vụ thấp, hàng chưa về, khách chưa biết tới, thì sau 3-6 tháng sẽ hồi. Lỗ thật do giá vốn cao, chi phí nặng, món bán kém thì càng nán lại càng chôn tiền hơn.

Tìm món bán lỗ chính, đừng đổi cả cửa hàng

Không phải món nào bán nhiều cũng lời. Có món lời gộp 35%, có món chỉ lời 8% sau khi trừ hao hụt và chi phí đóng gói.

Nếu cửa hàng bán chủ yếu nhóm lời thấp thì dù doanh thu tăng 20% vẫn không ra tiền. Ngược lại, giảm bán một nhóm lỗ 8% đi một nửa mà tập trung kệ cho nhóm lời 35% thì lợi nhuận tăng rõ.

Với cửa hàng nhỏ, việc này làm bằng mắt thường cũng đủ. Sắp xếp hàng theo nhóm, tính lời gộp từng nhóm mỗi tháng một lần. Tính sai một nhóm thì cả quý mới biết.

Tính lời gộp phải trừ cả hao hụt và chi phí đóng gói, không chỉ trừ giá mua. Món bán 10.000 lời 2.000 nhưng hao hụt 300 và đóng gói 500 thì lời thật chỉ 1.200. Chênh lệch này trên quy mô lớn rất đáng kể.

Cách tính nhanh nhất là lấy giá vốn bán ra trong tháng của nhóm đó, trừ hao hụt đã ghi, chia cho doanh thu nhóm. Ra con số phần trăm đó là tỷ lệ lời gộp. Một giờ làm xong một nhóm, bốn nhóm thì xong cả tháng.

Xem lại giá nhập và giá bán

Một trong các nguyên nhân lỗ phổ biến nhất là giá nhập tăng mà giá bán không kịp đổi. Nhà cung cấp tăng giá 8% trong khi khách quen đã quen mức giá cũ, chủ hàng ngại tăng giá nên âm thầm chịu lỗ.

Xem lại giá nhập của 10 món bán chạy nhất, so với giá bán thực tế. Món nào lời gộp dưới 12% thì cần một trong ba cách: tìm mối nhập rẻ hơn, tăng giá bán, hoặc ngừng bán.

Tăng giá 5% trên 50 món bán chạy có thể thêm vài triệu lợi nhuận mỗi tháng mà không mất khách nào. Khách thường chấp nhận mức tăng nhỏ hơn là chủ hàng tưởng.

Đừng ngại dán giá mới lên kệ. Dán rõ, nói thẳng cho khách biết là nhập đắt hơn nên giá đổi, khách thường chấp nhận. Ngược lại, nếu để giá cũ mà âm thầm trừ nhỏ đi từng món thì khách không thấy gì ngoài thấy hàng ít đi.

Còn một cách tăng giá mà khách ưa: giữ giá cũ nhưng gộp combo, tức là một món hai gói hoặc tăng thêm số lượng. Khách thấy lời hơn nên sẵn sàng mua, mà chủ cửa hàng vẫn giữ được giá.

Chặn chi phí vận hành trước

Chi phí vận hành giảm 10% bao giờ cũng dễ hơn tăng doanh thu 10%. Cửa hàng đang lỗ thì việc đầu tiên là chặn dòng tiền ra.

Mỗi tháng rà lại từng khoản: mặt bằng có đang trả nhiều so với doanh thu không, lương nhân viên có khớp với số giờ bán hàng thực tế không, bao bì có đang dùng loại đắt hơn mức cần không.

Cửa hàng lỗ mà vẫn thuê mặt bằng 20 triệu tháng mà doanh thu chỉ 60 triệu thì cấu trúc chi phí đã hỏng, không phải lỗ do bán hàng.

Dĩa chi phí theo ba nhóm: lớn cố định, nhỏ lẻ dễ cắt, phát sinh. Mặt bằng, lãi vay, lương nhân viên chính là lớn cố định. Bao bì, điện nước, công nợ xấu là nhỏ lẻ. Hao hụt, hư hỏng, sửa chữa là phát sinh. Lớn cố định mới thật sự cứng, còn nhỏ lẻ và phát sinh thường cắt được 10-20% ngay.

Ví dụ tháng này hao hụt hàng 4 triệu, hư hỏng 1,5 triệu, sửa chữa 800 nghìn. Ba khoản đó tổng 6,3 triệu, gần bằng nửa lợi nhuận bình thường của một tháng. Nếu cắt hao hụt xuống một nửa là thêm được 2 triệu tháng, hơn 20 triệu năm.

Đàm phán lại với nhà cung cấp

Nhiều chủ hàng lỗ vốn chưa nghĩ tới việc này, nhưng đây là nơi tiết kiệm nhanh nhất. Gọi cho mối hàng lớn nhất, nói rõ đang gặp khó khăn, đề nghị giảm giá 5-10% hoặc kéo hạn thanh toán thêm 30 ngày.

Nhà cung cấp lớn thường đồng ý vì mất một khách sổ sách là mất cả đơn hàng mỗi tháng. Mối nhỏ thì khó hơn, nhưng vẫn nên thử vì khoản giảm 5% trên 30 triệu tiền hàng cũng là 1,5 triệu mỗi tháng.

Nói chuyện sớm càng tốt. Đến lúc quá hạn rồi mà im lặng thì nhiều mối bị chuyển sang công nợ khó đòi hơn nhiều.

Cách nói nên thẳng thắn nhưng không kể khổ. Ví dụ: tháng này doanh thu giảm, em đang sắp xếp lại tiền, xin lùi hạn trả 15 ngày và giúp giảm giá 5% cho các đơn tiếp theo. Nói như vậy thì nhà cung cấp có đủ thông tin để quyết định, khác với kiểu xin hoãn mơ hồ không có mốc ngày.

Đừng hứa trả ngày nào cũng được mà không có con số. Hứa rồi không làm thì mất lần nữa, và lần sau họ sẽ không tin nữa. Đặt một ngày cụ thể rồi giữ đúng ngày đó còn hơn.

Xử lý hàng tồn và nợ khách

Hai chỗ đang giữ tiền của bạn thường bị bỏ quên: kho hàng và công nợ khách.

Hàng tồn lâu ngày chiếm vốn mà không bán được. Lấy danh sách hàng nằm hơn 90 ngày, gộp thành combo giảm giá, đẩy ra kệ thật, hoặc chấp nhận lỗ để thu vốn.

Còn nợ khách, mỗi đồng trong đó là tiền đã bán mà chưa nhận. Gọi hỏi rõ lịch trả từng người, đề nghị trước một phần. Tiền về túi càng sớm càng có 1 đồng dùng.

Hai chỗ này thường giải quyết được hơn một nửa vấn đề. Cửa hàng lỗ 8 triệu một tháng mà trong kho có 30 triệu hàng tồn và 10 triệu nợ khách, thì bảy triệu đó không nằm ở chi phí mà nằm ở chỗ chưa biến thành tiền.

Kéo dài thời gian gấp vốn

Nếu bảng lãi lỗ cho thấy cửa hàng sẽ hòa vốn trong 4-6 tháng tới thì việc cần làm là kéo dài thời gian, không phải nhét thêm tiền.

Năm cách kéo dài: giảm tiền nhập hàng chậm bán, xin nhà cung cấp chậm ngày trả, dờn lần trả mặt bằng, thu nợ khách, và bán nhanh hàng tồn đang chôn vốn.

Các cách này cộng lại có thể kéo thêm 2-3 tháng mà không cần vay. Ba tháng đó thường đủ để cửa hàng tự đứng lại nếu bản chất việc bán vẫn ổn.

Hãy làm theo thứ tự dễ trước. Xả hàng tồn và thu nợ khách không tốn công gì mà vào tiền ngay. Nói chuyện với nhà cung cấp tốn thời gian hơn nhưng cần thiết. Dờn mốc trả mặt bằng khó nhất, để làm cuối cùng khi các cách khác đã hết.

Đừng kéo dài bằng cách vay mới. Vay thêm để trả nợ cũ là cách làm cửa hàng chìm nhanh nhất. Kéo dài bằng cách thu hồi vốn đang nằm trong kho và trong sổ nợ, tức là dùng tiền của chính mình đã bán ra mà chưa lấy về.

Mục đích chính của kéo dài thời gian là tự mình đừng nhét thêm tiền vô định. Thấy lỗ liên tục ba tháng mà đổ 30 triệu nữa vào nhập hàng thì giống như rót nước vào xô thủng, khi nào mới đầy.

Chỉ nhét vốn thêm khi có một bằng chứng cụ thể: món này đang bán chạy nhưng không nhập được thêm vì thiếu vốn, khách đặt nhưng không có hàng. Khi đó mới đáng. Còn trường hợp nhập đại để hy vọng thì đa phần chỉ lỗ nặng thêm.

Khi nào nên đóng thật sự

Có hai trường hợp nên dừng lại thay vì cố. Một là cấu trúc chi phí không bao giờ hợp lý với mức doanh thu hiện tại. Hai là ngành đó không còn chỗ cho mình nữa.

Thêm vào, hãy so sánh với việc mang số tiền đó đi làm cách khác. Nếu 50 triệu vốn mà bỏ vào mô hình khác ăn 8 triệu một tháng, thì cầm cố ở cửa hàng lỗ 3 triệu một tháng là chọn sai.

Nhiều người gọi đây là thất bại, nhưng đóng lúc còn lời 50 triệu thì không phải thất bại, chỉ là dừng sớm.

Trước khi quyết định, đọc thêm vượt qua 6 tháng đầu khó khăn để biết cửa hàng còn trụ được nếu là giai đoạn đầu không. Đôi khi cửa hàng còn trong giai đoạn khởi đầu mà chủ đã vội đóng.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.