Lập kế hoạch 5 năm cho cửa hàng nhỏ từng bước

Kế hoạch 5 năm nghe dài nhưng thật ra chỉ cần trả lời được bốn câu hỏi: mình đang bán gì, bán cho ai, muốn lớn tới đâu, và tiền lấy từ đâu. Bốn câu đó rõ ràng thì kế hoạch dài tới đâu cũng làm được.

Cửa hàng nhỏ không cần kế hoạch hoành tráng. Cần kế hoạch đủ cụ thể để ngày mai nhìn vào biết việc hôm nay nên làm gì.

Năm đầu: sống được và tìm món bán chủ lực

Năm đầu không phải năm mở rộng, mà là năm tìm ra cửa hàng mình bán cái gì tốt nhất. Nếu năm đầu chưa biết món nào đem lại lời gộp cao thì mọi kế hoạch sau đó đều xây trên cát.

Mục tiêu năm đầy nên là: có lợi nhuận dương 6 tháng liên tiếp, xác định được 5-10 món chiếm 70% doanh thu, và có 300-500 khách đã mua từ một lần trở lên.

Về doanh thu, cửa hàng nhỏ năm đầu tăng 50-80% mỗi năm là khỏe rồi. Đặt mức gấp ba trong năm đầu là tự dựng chút tự đổ.

Ngoài doanh thu, năm đầu còn cần hai thứ nữa là công việc. Một là danh sách món bán chủ lực, thường là 5-10 món chiếm 70% doanh thu. Hai là danh sách việc nhà mình làm mà không nên thuê người khác là gì, ví dụ đặt hàng, kiểm kệ, tính tiền. Cả hai danh sách này viết ra giấy, treo ở chỗ dễ thấy.

Trong năm đầu cũng nên thử nhiều cách đóng gói, trưng bày và tiếp khách. Thay đổi một lần một cái và ghi lại cái nào bán được nhiều hơn. Cách thử nghiệm nhỏ mỗi tuần sau một năm sẽ cho ra cửa hàng hoàn toàn khác so với ngày đầu mở cửa.

Năm hai và ba: chuyển từ lời sang dư dả

Tới năm thứ hai, nếu mọi việc đều đúng hướng, tiền lợi nhuận bắt đầu có dư. Đây là lúc tách tiền ra làm ba khoản: quỹ dự phòng, quỹ mở rộng, và tiền cho bản thân.

Trong hai năm này, cũng là lúc định hình lại cách làm việc. Một người chủ cửa hàng nhỏ thường phải làm nhiều việc: bán hàng, tính tiền, đặt hàng, dọn kệ. Hết năm hai nên biết mình đang giỏi việc nào, dở việc nào, và việc nào nên thuê người khác làm.

Việc chủ cửa hàng tự tay làm tất cả chỉ phù hợp khi quy mô cửa hàng nhỏ. Đến năm thứ ba mà vẫn làm tất cả thì chủ hàng đang tự giới hạn năng suất của chính cửa hàng mình.

Số liệu thường thấy ở cửa hàng khỏe mạnh: mỗi tháng trích 10% vào quỹ dự phòng, 20% vào quỹ mở rộng, phần còn lại mới rút ra. Làm đều 24 tháng thì có hơn năm triệu tiền dự phòng và khoảng mười triệu để mở rộng.

Năm thứ ba là lúc xem lại danh sách món. Món nào không bán được trong 18 tháng thì bỏ hẳn, dùng mặt bằng đó cho món bán được. Kệ trưng bày có giới hạn, để món chết trên kệ là mất tiền thật.

Một việc nữa trong năm ba là tạo uy tín với nhà cung cấp. Trả tiền đúng hạn, đặt hàng đều, giữ hóa đơn đầy đủ suốt 24 tháng là đủ để nhà cung cấp cho bạn hạn thanh toán dài hơn và giá sỉ thấp hơn. Cửa hàng có uy tín nhập hàng dễ hơn nhiều trong vòng thứ ba này.

Có một việc nên làm sớm hơn, ngay từ năm đầu: giữ quan hệ với hai hoặc ba nhà cung cấp chính, không phụ thuộc một mối duy nhất. Cửa hàng chỉ có một mối thì nhà cung cấp tăng giá là không có cách nào chống. Hai mối trở lên thì thương lượng được, và còn tránh được chuyện đứt hàng khi một mối gặp rắc rối.

Năm ba cũng là năm để xem lại mình còn thích ngành này không. Nhiều chủ hàng đến năm ba mới biết nấu ăn mệt, bán trực tiếp tính tiền không phải mình thích. Đổi món, đổi kênh hay đổi ngành phải làm năm ba này mới ít tốn kém.

Năm bốn: thêm người thay vì thêm chi nhánh

Ở năm thứ tư, phần lớn cửa hàng nhỏ nên tăng năng suất trên cửa hàng cũ trước khi nghĩ tới địa điểm mới. Cửa hàng cũ thường chỉ dùng 50-60% công suất.

Việc đáng làm nhất thường là tuyển thêm một người giỏi, khoáng 6-8 triệu một tháng chi thêm nhưng doanh thu tăng 20-30 triệu thì vẫn lời. Cách này ít rủi ro hơn mở chi nhánh, vì bạn không phải trả tiền mặt bằng nữa.

Tới năm này mới nghĩ tới bán thêm kênh: có bán trên sàn online, có đơn qua điện thoại và Zalo. Kênh mới không cần mặt bằng mới, chỉ cần thêm công đóng gói và ai đó trả lời tin nhắn.

Thay vì mở thêm, hãy mở dài hơn mỗi ngày. Cửa hàng mở thêm một tiếng đông khách nhất trong ngày không tốn mặt bằng, không tốn lương mới nhiều, mà doanh thu vẫn tăng. Nhiều cửa hàng tăng bằng cách mở đêm, mở sáng sớm hơn, hoặc giữ nguyên giờ nhưng khách đều quanh ngày.

Ngoài ra, năm bốn là năm đào tạo nhân viên biết nhiều việc hơn. Nhân viên chỉ đứng bán hàng thì công suất cửa hàng không tăng. Nhưng khi họ biết bày hàng, biết trưng bày kệ, biết xử lý sự cố đơn giản, thì cùng ba người đó vẫn bán được gấp rưỡi.

Năm thứ năm: mở rộng có chọn lọc

Chỉ nghĩ tới mở chi nhánh khi có đủ ba điều kiện. Cửa hàng cũ lời ổn định sáu tháng liên tiếp. Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu từ 15% trở lên. Và có người thứ hai đã được đào tạo đủ để trông quầng một mình trong một tuần.

Khi đó việc mở chi nhánh cũng không phải đầu tư toàn bộ. Chọn khu gần cửa hàng cũ, mở điểm nhỏ vốn khoảng 30-40% cửa hàng cũ, xài chung nhà cung cấp để giữ giá sỉ.

Mỗi chi nhánh nên tự lập sổ sách riêng nhưng dùng chung hệ thống mã hàng và bảng giá. Như vậy chủ cửa hàng xem một chỗ là thấy hết, không phải chạy tới từng nơi.

Mục tiêu từng năm phải gắn với con số

Kế hoạch không gắn với số thì chỉ là lời muốn. Doanh thu, lợi nhuận, số khách quen, số nhóm hàng chính: bốn chỉ số này đủ dùng cho cả 5 năm.

Nên viết ra giấy và cập nhật mỗi tháng. Một bảng tính bốn dòng năm cột, ghi đè mỗi tháng. Nhìn cột thứ ba bạn sẽ biết ngay đang đi nhanh hay chậm so với kế hoạch.

Kế hoạch cũng phải có mốc kiểm tra. Mỗi quý nhìn lại một lần, mỗi năm chốt một lần. Cách theo dõi chi tiết hằng tháng nằm trong báo cáo tháng chủ cửa hàng.

Bốn chỉ số đó nên ghi kèm mốc cụ thể từng năm. Ví dụ năm ba: doanh thu 200 triệu một tháng, lợi nhuận 25 triệu, khách quen 1.500, ba nhóm hàng chính. Có mốc thì cuối năm so một lần ra ngay, không mất nhiều thời gian.

Nếu giữa năm thấy hụt mục tiêu 30% thì cũng nên sửa mốc luôn, đừng để cả năm cố đạt một con số không còn hợp lý. Sửa mục tiêu giữa năm không phải thất bại, giữ một mục tiêu không thể đạt mới là lãng phí.

Cần có một khoản tiền đệm

Kế hoạch 5 năm không dựng được trên một khoản tiền. Phải có dự phòng đủ sáu tháng chi phí vận hành trước khi mở rộng.

Với cửa hàng nhỏ chi phí 30 triệu một tháng, khoản dự phòng tối thiểu 180 triệu. Không có khoản này thì chuyện máy tính hỏng, đo lại mặt bằng, hay một đợt hàng nhập về chưa bán được đều có thể làm cửa hàng ngã.

Có dự phòng rồi thì lúc gặp khó không phải bán tháo hay vay nóng. Vay nóng lúc đó lãi cao gấp đôi, và áp lực trả nợ làm bạn quyết định sai.

Tiền đệm không phải tiền chết nằm trong nhà. Có thể để dạng tiền gửi tiết kiệm 3-6 tháng, vẫn rút được khi cần mà có thêm 4-6% một năm. Còn tiền trong túi thì không sinh lời mà còn dễ bị tiêu.

Mỗi năm nên cộng thêm tiền đệm theo tỷ lệ chi phí. Chi phí tăng 20% thì tiền đệm cũng tăng 20%. Không cộng thêm thì vài năm sau cửa hàng lớn mà dự phòng vẫn bé như năm đầu.

Đừng lên kế hoạch khi đang cần tiền

Một lỗi phổ biến là lên kế hoạch chi tiết, rồi dành cả tháng để lo kế hoạch thay vì bán hàng. Với cửa hàng nhỏ, đó là phần thời gian lãng phí đắt nhất.

Quy tắc đơn giản: kế hoạch chi tiết cất vào một buổi tối, tối đa hai tiếng. Xong là bán. Kế hoạch đủ rõ thì sau đó chỉ việc cập nhật số mỗi tháng, không cần ngồi nghĩ lại.

Và cứ khoảng sáu tháng một lần cũng đủ. Còn lúc mới mở thì ưu tiên sống sót, xem 6 tháng đầu khó khăn để biết cần giữ gì trước.

Sửa kế hoạch khi thị trường đổi

Kế hoạch 5 năm viết hôm nay gần như chắc chắn cần sửa. Giá hàng tăng, khách chuyển sang kênh khác, nhà cung cấp đổi chính sách: chuyện này xảy ra trong cả năm chứ không phải 5 năm mới một lần.

Cho sẵn một mục ghi “kế hoạch cần sửa vì” trong bảng. Khi có lý do, sửa thẳng và ghi lại lý do. Kế hoạch cứng nhắc giữ chỗ cho kế hoạch đã chết, kế hoạch sửa được mới là kế hoạch đang dùng.

Có ba thứ hay phải sửa trong vòng hai năm đầu: giá hàng nhập, kênh bán chính, và cách trả lương. Giá nhập biến động theo thị trường nên không thể giữ mãi. Kênh bán thì khách dần chuyển từ quầy sang điện thoại. Cách trả lương thì thường phải sửa khi tuyển thêm người.

Một kế hoạch 5 năm hay bị xem là lãng phí, nhưng chính vì có nó mà các quyết định nhỏ hằng ngày có hướng. Không có kế hoạch thì mỗi tháng một chuyện, mỗi năm lại một hướng, cuối cùng không biết mình đang đi đâu.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.