Phân quyền máy trạm trong cửa hàng cho đúng người

Cửa hàng có nhiều máy tính, nhiều nhân viên thì cần phân quyền rõ ràng. Máy nào làm việc gì, ai được làm gì, phải có giới hạn.

Không phân quyền thì rủi ro lớn. Nhân viên xóa nhầm sản phẩm, sửa nhầm giá, xem được lợi nhuận của cửa hàng. Nhân viên ngồi máy không đúng cũng dễ xem được thông tin nhạy cảm.

Bài này nói cách phân quyền máy trạm cho đúng người, làm một lần là xong, nhân viên mới vào chỉ cần áp dụng lại.

Hiểu các loại quyền cơ bản

Phần mềm quản lý bán hàng thường có vài mức quyền. Chỉ xem là chỉ được mở xem, không sửa được gì. Bán hàng là được thu tiền, in hóa đơn.

Quản lý kho là được nhập hàng, sửa giá, thêm sản phẩm mới. Quản lý toàn bộ là được mọi thứ, kể cả xóa dữ liệu, xem báo cáo lợi nhuận.

Mỗi nhân viên chỉ cần một mức quyền phù hợp với công việc. Không cần cho quyền cao hơn, vì quyền cao thì rủi ro lớn hơn.

Phân quyền theo máy trạm

Cửa hàng có nhiều máy thì mỗi máy có thể có quyền riêng. Máy ở quầy thu ngân chỉ cần quyền bán hàng. Máy ở kho cần quyền quản lý kho.

Máy ở phòng chủ cửa hàng thì có toàn quyền. Nhân viên không cần ngồi vào máy đó, nên không lo họ dùng nhầm.

Phần mềm cho phép đặt quyền theo máy, không phải theo người. Nhân viên dùng máy nào thì có quyền của máy đó, dễ quản lý.

Cách này hợp với cửa hàng mà ai cũng ngồi chung một máy theo ca. Ca sáng ngồi máy 1, ca chiều ngồi máy 2, quyền của máy đó áp dụng cho cả ca, không cần đổi tài khoản.

Nhưng nếu cửa hàng có nhân viên hay đổi ca, nhân viên làm lâu ở một máy thì nên theo người. Tài khoản riêng cho từng người, đăng nhập rồi làm việc, ra khỏi máy thì đăng xuất.

Cửa hàng có cả hai kiểu thì dùng tài khoản theo người, gán quyền cho người. Cách này linh hoạt hơn, nhân viên đổi máy vẫn giữ nguyên quyền cũ.

Chỉ cho quyền cần thiết

Nguyên tắc quan trọng nhất là chỉ cho quyền cần thiết. Nhân viên thu ngân cần quyền bán hàng, in hóa đơn, xem giá. Không cần quyền sửa sản phẩm, xóa hóa đơn.

Nếu nhân viên cần hủy hóa đơn, họ báo người có quyền xử lý. Việc này giúp tránh xóa nhầm, và ghi lại được ai đã hủy.

Chủ cửa hàng và người quản lý mới cần toàn quyền. Họ chịu trách nhiệm về dữ liệu, nên cần quyền để xử lý khi có vấn đề.

Tắt quyền xóa cho nhân viên thường

Xóa dữ liệu là thao tác nguy hiểm nhất. Nhân viên xóa nhầm sản phẩm, khách hàng, hóa đơn thì khó khôi phục.

Vì vậy, tắt quyền xóa cho nhân viên thường. Chỉ chủ cửa hàng và người quản lý mới được xóa. Nếu nhân viên cần hủy, họ báo người có quyền.

Phần mềm cũng ghi lại ai đã xóa, thời gian nào. Khi có vấn đề, dễ truy vết và khôi phục.

Tạo tài khoản riêng cho từng nhân viên

Mỗi nhân viên nên có tài khoản riêng để đăng nhập vào phần mềm. Không nên dùng chung một tài khoản, vì không biết ai đã làm gì.

Tài khoản riêng giúp phần mềm ghi lại hoạt động của từng người. Khi có vấn đề, biết người nào đã thao tác.

Khi nhân viên nghỉ việc, khóa tài khoản đó. Không xóa, vì xóa thì mất lịch sử hoạt động liên quan.

Đặt mật khẩu mạnh cho tài khoản quản lý

Tài khoản của chủ cửa hàng và người quản lý cần mật khẩu mạnh. Không dùng mật khẩu dễ đoán như ngày sinh, số điện thoại.

Mật khẩu mạnh gồm chữ hoa, chữ thường, số, ký tự đặc biệt. Độ dài ít nhất 8 ký tự. Đổi mật khẩu định kỳ, mỗi tháng một lần.

Không chia sẻ mật khẩu với nhân viên. Nếu nhân viên cần quyền gì, chủ cửa hàng tự cài đặt, không cần biết mật khẩu.

Nếu nhân viên cần dùng máy của chủ cửa hàng, chủ cửa hàng tự đăng nhập, không để nhân viên tự đăng nhập bằng tài khoản của chủ. Việc này giúp tránh nhân viên vô tình xóa dữ liệu hoặc xem thông tin không cần thiết.

Mật khẩu cũng không nên ghi trong phần mềm dưới dạng ghi chú. Nhiều cửa hàng hay ghi mật khẩu vào phần ghi chú của phần mềm để nhớ, nhưng nhân viên khác cũng đọc được. Nên ghi ra giấy, cất ở chỗ an toàn, chỉ chủ cửa hàng biết.

Kiểm tra quyền định kỳ

Mỗi tháng một lần, kiểm tra lại quyền của từng tài khoản. Xem có ai có quyền cao hơn công việc không, có tài khoản nào không dùng nữa không.

Nhân viên chuyển vị trí thì đổi quyền theo. Nhân viên mới thì chỉ cho quyền cơ bản, tăng dần khi đã quen.

Việc kiểm tra này mất khoảng 15 phút mỗi tháng. Nhưng giúp phát hiện sớm vấn đề, tránh rủi ro lớn về sau.

Xử lý khi nhân viên lạm dụng quyền

Nếu phát hiện nhân viên dùng quyền vượt quá phạm vi, ví dụ xem báo cáo lợi nhuận, sửa giá không phép, cần xử lý ngay.

Việc đầu tiên là thảo luận riêng, hiểu lý do. Nếu do không biết quy định thì dạy lại. Nếu cố tình thì xử lý nghiêm túc.

Sau đó thu hẹp quyền của nhân viên đó. Chỉ cho quyền tối thiểu cần thiết, tăng lại khi đã tin tưởng. Quy định này nên viết ra giấy, dán ở khu vực nhân viên, để ai cũng biết hậu quả khi lạm dụng.

Nếu nhân viên còn tiếp tục vi phạm, xem xét bố trí lại không làm ca thu ngân nữa. Công việc bán hàng chính nhiều cửa hàng cần người tâm lý hơn là người thu ngân thuần túy.

Tổng kết

Phân quyền máy trạm không khó. Chỉ cần hiểu các loại quyền, chỉ cho quyền cần thiết, tắt quyền xóa cho nhân viên thường và kiểm tra định kỳ.

Làm đúng thì dữ liệu cửa hàng an toàn, không lo nhân viên xóa nhầm hay xem trộm thông tin nhạy cảm. Nhân viên cũng rõ mình được làm gì, không bị bứt rút khi cần quyền cao hơn.

Tìm hiểu thêm về bảo mật dữ liệu khách hàng tại bao-mat-du-lieu-khach-hang-cua-hang.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.