Phân quyền thu ngân và bán hàng sao cho hợp lý nhất

Phân quyền nghe có vẻ là chuyện của công ty lớn, nhưng cửa hàng nhỏ cũng cần. Không phân quyền thì một người làm hết, không ai kiểm tra, lệch số không ai tra được lỗi ở ai.

Phân quyền đơn giản là: ai làm gì, ai không được làm gì, ai chịu trách nhiệm về cái gì. Ghi rõ ra, ai cũng biết, thế là đủ.

Cửa hàng hai người phân sao

Cửa hàng hai người là mô hình phổ biến nhất. Phân quyền lúc này rất đơn giản: một người thu tiền và đóng ca, một người bán hàng và nhập hàng.

Người bán hàng chỉ có quyền: tạo hóa đơn, in hóa đơn, giao hàng. Không được hủy hóa đơn, không được sửa giá sau khi đã in, không được đóng ca.

Người thu tiền chỉ có quyền: nhận tiền, ghi nhận thanh toán, đóng ca. Không được tạo hóa đơn mới, không được sửa giá, không được tự ý trừ tiền.

Hai người cùng kiểm két cuối ngày. Hai người cùng đếm, hai người cùng ký tên. Đây là bước kiểm tra đơn giản nhất và cũng hiệu quả nhất.

Cửa hàng ba đến năm người

Khi cửa hàng có ba đến năm người, cần phân theo vai trò: nhân viên bán hàng, thu ngân, và cửa hàng trưởng.

Nhân viên bán hàng: tạo hóa đơn, tư vấn khách, giao hàng. Không được thu tiền lớn, không được hủy hóa đơn, không được đóng ca.

Thu ngân: nhận tiền, ghi nhận thanh toán, in hóa đơn. Không được tạo hóa đơn mới khi chưa có khách, không được sửa giá, không được đóng ca một mình.

Cửa hàng trưởng: kiểm tra hóa đơn, duyệt hủy hóa đơn, đóng ca. Có quyền xem mọi báo cáo, có quyền sửa số liệu nhưng phải ghi lý do. Chịu trách nhiệm về tiền trong két và về số liệu cuối ngày.

Cửa hàng trưởng không nên vừa bán vừa kiểm tra. Khi đã làm trưởng thì nên dành thời gian cho việc quản lý, không phải việc bán hàng.

Nhân viên mới cần giới hạn quyền

Nhân viên mới chưa quen, cho nhiều quyền thì dễ làm sai. Trong ba tháng đầu, nhân viên mới chỉ nên có quyền cơ bản nhất: bán hàng và thu tiền nhỏ.

Không hủy hóa đơn. Nếu bán nhầm thì báo cửa hàng trưởng để hủy, nhân viên mới không tự hủy. Quy định này giúp nhân viên mới cẩn thận hơn khi bán.

Không sửa giá. Giá trong hệ thống là giá chuẩn, nhân viên mới không được tự ý giảm. Nếu khách xin giảm thì phải xin ý kiến người có thẩm quyền.

Không đóng ca. Đóng ca là việc quan trọng, cần người có kinh nghiệm. Nhân viên mới tham gia đếm tiền cùng, nhưng không tự đóng ca.

Sau ba tháng, nếu làm tốt thì mở thêm quyền dần. Mở quyền nào thì dạy cách dùng quyền đó. Đừng mở hết một lúc.

Chủ cửa hàng cũng cần tuân thủ

Nhiều chủ cửa hàng nghĩ mình là chủ nên không cần phân quyền. Thực tế ngược lại: chủ càng phải làm gương thì nhân viên mới làm theo.

Chủ cửa hàng nên dùng tài khoản riêng, không dùng chung với nhân viên. Mọi giao dịch của chủ cũng ghi nhận đầy đủ như nhân viên.

Chủ không nên tự ý miễn giảm mà không ghi. Nếu cho khách quen được giảm giá thì ghi lý do vào hệ thống. Nhân viên thấy chủ làm vậy thì cũng làm theo đúng quy trình.

Chủ cũng không nên tự ý lấy tiền trong két mà không ghi. Lấy tiền cá nhân thì ghi là tạm ứng, trả lại thì ghi hoàn ứng. Không ghi thì cuối ngày lệch số mà không biết.

Ghi rõ ai chịu trách nhiệm về cái gì

Phân quyền mà không rõ trách nhiệm thì không có tác dụng. Mỗi người cần biết mình chịu trách nhiệm về việc gì, và làm sai thì xử lý thế nào.

Người bán hàng chịu trách nhiệm về hóa đơn mình tạo. Bán sai thì tự sửa, hoặc báo để sửa. Không đổ lỗi cho người khác.

Người thu tiền chịu trách nhiệm về tiền trong két. Tiền thiếu thì phải giải trình. Không phải cứ thiếu là phạt, nhưng phải có lý do rõ ràng.

Cửa hàng trưởng chịu trách nhiệm về số liệu cuối ngày. Lệch số thì trưởng phải tìm ra nguyên nhân. Không phải trưởng làm sai, mà trưởng là người phải tra ra.

Thay đổi phân quyền từ từ

Khi cửa hàng lớn lên, phân quyền cần thay đổi theo. Nhưng thay đổi đột ngột thì nhân viên hoang mang, dễ làm sai.

Nói trước khi thay đổi. Giải thích vì sao phải thay đổi, thay đổi cái gì, ai bị ảnh hưởng. Cho nhân viên thời gian làm quen, thường là một tuần.

Thay đổi từng phần, không thay đổi hết một lúc. Tuần này thay đổi quyền hủy hóa đơn, tuần sau thay đổi quyền đóng ca. Mỗi lần thay đổi một việc thì nhân viên dễ nhớ.

Sau khi thay đổi, theo dõi một thời gian. Nếu nhân viên làm tốt thì giữ. Nếu có vấn đề thì điều chỉnh lại. Phân quyền không phải quy định cứng, mà là công cụ để quản lý tốt hơn.

Phân quyền hợp lý giúp cửa hàng nhỏ vận hành chặt chẽ như cửa hàng lớn, mà không cần thêm người hay thêm chi phí.

Xem thêm chống gian lận tại quầy và kiểm tra doanh số từng nhân viên. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.