Bảo mật dữ liệu khách hàng cửa hàng thế nào

Danh sách khách là thứ nhạy cảm nhất của cửa hàng. Mất hàng thì nhập lại được, mất danh sách khách thì mất cả mối quan hệ gây dựng nhiều năm. Khách quen mua đều mỗi tháng, khách nợ tiền hàng, khách đặt hàng trước, tất cả nằm trong đó.

Nhiều cửa hàng nhỏ lưu danh sách khách rất ẩu. File mở ai cũng xem được, mật khẩu dán ở quầy, nhân viên nghỉ việc vẫn còn tài khoản. Tới lúc dữ liệu lọt ra ngoài mới cuống.

Bảo mật dữ liệu khách không cần gì cao siêu. Chỉ cần phân quyền rõ, sao lưu đều, và dạy nhân viên vài quy tắc đơn giản. Bài viết này nói cụ thể từng việc.

Ai được xem gì trong danh sách khách

Không phải ai trong cửa hàng cũng cần xem hết danh sách khách. Người bán hàng chỉ cần xem khách mình phụ trách. Kế toán cần xem công nợ. Chủ cửa hàng xem được tất cả.

Trong phần mềm bán hàng, tạo tài khoản riêng cho từng người, phân quyền theo vai trò. Nhân viên bán hàng không có quyền xuất toàn bộ danh sách, không có quyền xóa khách. Chỉ chủ cửa hàng mới có quyền đó.

Phân quyền rõ thì dữ liệu ít lọt ra ngoài hơn hẳn. Nhân viên cũng đỡ bị nghi ngờ khi có chuyện, vì ai làm gì đều có ghi lại. Cách chia quyền theo từng máy trạm, đọc thêm ở bài phan-quyen-may-tram-trong-cua-hang.

Mỗi người một tài khoản, không dùng chung

Nhiều quầy bán dùng chung một tài khoản cho cả ca. Ai vào máy cũng được, ai xóa gì cũng không biết. Cách này tiện lúc đầu, nhưng khi mất dữ liệu thì không biết ai làm.

Tạo tài khoản riêng cho từng nhân viên. Đăng nhập mất thêm vài giây, nhưng đổi lại là biết rõ ai bán hóa đơn nào, ai sửa thông tin khách nào. Có chuyện gì mở lịch sử ra là thấy.

Nhân viên nghỉ việc thì khóa tài khoản ngay trong ngày. Đừng để tài khoản cũ còn dùng được cả tuần sau khi người ta đã nghỉ.

Mật khẩu đặt thế nào cho đủ

Mật khẩu nên đủ dài, gồm chữ và số, không phải ngày sinh hay tên cửa hàng. Những mật khẩu dễ đoán thì người ngoài nhìn một lần là vào được.

Không dán mật khẩu ở quầy, dưới bàn phím, hay trong ngăn kéo. Chỗ nào ai cũng với tới được thì không phải chỗ giấu mật khẩu.

Đổi mật khẩu chung của quầy mỗi ba tháng một lần, và đổi ngay khi có nhân viên nghỉ. Việc này mất năm phút mà tránh được nhiều rắc rối.

Sao lưu danh sách khách định kỳ

Sao lưu là việc quan trọng nhất mà nhiều cửa hàng hay quên. Máy hỏng, mất mạng, nhân viên xóa nhầm, tất cả đều cứu được nếu có bản sao lưu.

Cửa hàng nhỏ nên sao lưu ít nhất hai lần một tuần, cửa hàng đông thì mỗi ngày một lần vào cuối ca. Giữ một bản trong máy, một bản ở USB hoặc nơi khác. Bản sao lưu giữ ít nhất một tháng.

Sao lưu xong mở thử file xem có đọc được không. File trống hoặc dung lượng nhỏ bất thường thì làm lại ngay.

Chuyện nhân viên mang danh sách khách đi

Nhân viên nghỉ việc rồi mở cửa hàng riêng, mang theo danh sách khách cũ, là chuyện xảy ra thật. Ngăn tuyệt đối thì khó, nhưng hạn chế được nhiều nếu phân quyền tốt.

Nhân viên chỉ xem được khách mình phụ trách thì khi nghỉ cũng chỉ nhớ được phần đó, không mang được cả danh sách. Chức năng xuất file chỉ bật cho chủ cửa hàng, nhân viên không xuất được.

Trong hợp đồng lao động nên có điều khoản về giữ bí mật thông tin khách. Điều khoản này không ngăn được người cố tình, nhưng là cơ sở để xử lý khi có chuyện.

Khách gọi tới đòi xóa thông tin

Khách có quyền yêu cầu xóa thông tin của mình. Khi khách gọi tới, xác nhận đúng người đó rồi xóa tên, số điện thoại, địa chỉ khỏi danh sách.

Hóa đơn đã bán thì giữ lại, vì liên quan tới sổ sách. Chỉ xóa thông tin liên lạc, không xóa lịch sử mua bán. Ghi chú lại ngày xóa và ai yêu cầu.

Xóa xong báo lại cho khách biết đã xóa. Khách thấy cửa hàng làm nghiêm túc thì tin tưởng hơn, có khi lại quay lại mua.

Máy tính quầy bán để qua đêm thế nào

Máy tính ở quầy bán hay để mở sẵn qua đêm cho tiện sáng hôm sau. Ai vào cửa hàng cũng xem được dữ liệu. Cách này rất rủi ro.

Cuối ca khóa màn hình lại, sáng hôm sau đăng nhập tiếp. Khóa màn hình mất ba giây mà ai không có mật khẩu thì không vào được.

Máy để qua đêm nên đặt ở chỗ khuất, không để ngay cửa kính ai đi qua cũng nhìn thấy màn hình. Màn hình hiện danh sách khách mà người ngoài đọc được thì coi như lộ dữ liệu.

Điện thoại nhân viên và dữ liệu khách

Nhân viên hay lưu số khách vào điện thoại riêng để tiện gọi. Khách gọi tới thì lưu, khách đặt hàng thì nhắn tin. Lâu dần điện thoại nhân viên thành một bản danh sách khách thứ hai, mà chủ cửa hàng không quản được.

Quy định rõ là thông tin khách chỉ lưu trong phần mềm của cửa hàng, không lưu vào máy cá nhân. Khách cần liên lạc thì gọi qua số của cửa hàng.

Nhân viên nghỉ việc thì nhắc xóa thông tin khách trong máy cá nhân. Nhắc thôi chứ kiểm tra từng máy thì khó, nhưng có quy định vẫn hơn không.

Kiểm tra định kỳ xem dữ liệu còn đủ không

Mỗi tháng một lần, mở danh sách khách ra đếm số lượng, so với tháng trước. Số giảm bất thường thì xem ai đã xóa, xóa khách nào. Phần mềm có lịch sử thao tác thì mở ra xem.

Kiểm tra mẫu vài khách có công nợ, xem số nợ có đúng không. Công nợ sai thì thu tiền sẽ sai, nên phải xem kỹ.

Phát hiện thiếu thì khôi phục từ bản sao lưu gần nhất. Có sao lưu đều thì khôi phục mất mười phút, không có thì mất luôn.

Khi đổi máy thì dữ liệu khách đi đâu

Đổi máy tính mà không chuyển đúng thì danh sách khách dễ rơi nhất, vì nhiều cửa hàng lưu thêm ghi chú riêng cho từng khách mà file sao lưu không gồm hết. Chuyển xong phải đối chiếu số lượng khách trước và sau, thiếu bao nhiêu là biết ngay.

Chuyển xong đếm lại số khách, mở vài khách quen xem ghi chú còn đủ không. Thiếu thì lấy từ máy cũ bổ sung ngay, đừng để lâu.

Giữ máy cũ một tuần sau khi đổi, làm bản dự phòng. Máy mới chạy ổn một tuần mới coi như xong.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.