Kết nối cân điện tử với phần mềm quản lý bán hàng

Cân điện tử không phải thứ mới. Cái khó là khiến nó nói đúng số với phần mềm bán hàng. Nhiều cửa hàng mua cân về, cắm cáp vào máy tính, thấy phần mềm chạy bình thường nên tưởng xong việc. Một tháng sau mới thấy mỗi hóa đơn lệch vài nghìn đồng, số tiền nhỏ thôi nhưng cộng lại cả tháng thì hàng chục triệu.

Hai bên lệch nhau thường không phải vì cân hỏng mà vì cài đặt sai phép tính. Cân báo 12.500 đồng, phần mềm nhận thành 12.000 đồng. Mỗi lần bán mất 500 đồng, ngày bán 200 hóa đơn thì mất 100 nghìn, một tháng ba mươi ngày là ba triệu. Ba triệu thì không mất tiếng, nhưng cũng không ai biết mình vừa mất.

Kết nối cân với phần mềm thực ra chỉ mất mười lăm phút nếu làm đúng thứ tự. Khó là biết kiểm tra lại thế nào để chắc chắn hai bên đang nói cùng một con số.

Sai lệch nhỏ mỗi ngày cũng đủ mất tiền

Người bán hay nghĩ sai một nghìn thì không đáng kể. Đúng một hóa đơn thì không đáng kể. Nhưng cửa hàng bán 200 hóa đơn một ngày thì sai một nghìn mỗi hóa đơn là 200 nghìn mỗi ngày, sáu triệu một tháng.

Các kiểu lệch hay gặp nhất có ba loại. Một là lệch phép tính: phần mềm đọc trọng lượng nhưng không nhân với đơn giá, hoặc nhân thiếu. Hai là lệch làm tròn: cân cho 3.333 gram, phần mềm tự ý làm tròn xuống 3.330 gram rồi nhân giá. Ba là lệch do cân tự trừ cân vỏ túi, trừ một lần hai lần trong ngày.

Cả ba loại đều không cần tìm tài liệu kỹ thuật. Chỉ cần cầm máy tính lên, bán một món thật có giá tròn, rồi so xem tiền phần mềm tính ra có đúng bằng tiền mình bấm trên cân không.

Kiểm tra cân trước khi nối phần mềm

Đừng vội cài phần mềm. Kiểm tra cân trước, vì cân sai thì phần mềm cài đúng cũng sai theo.

Đặt cân lên mặt bàn cứng, không kê gì mềm. Bật cân, đợi hai mươi giây cho cân ổn định rồi mới cho hàng lên. Đặt lên một quả cân chuẩn 1 kg, xem cân báo bao nhiêu. Sai quá 5 gram là chưa chuẩn, nên đổi pin hoặc nhờ thợ chỉnh lại.

Quả cân chuẩn để sẵn một chỗ, mỗi tháng kiểm một lần. Nhiều tiệm tạp hóa có bán cân nhỏ 500 gram, giá vài chục nghìn, mua một quả dùng cả năm còn hơn mỗi lần lệch phải dò ngược từng hóa đơn.

Pin yếu cũng làm lệch. Cân chạy pin yếu thường báo lệch về phía thấp hơn. Đừng dùng cân đã dùng hai năm mà không thay pin, thay một viên pin thường rẻ hơn nhiều so với việc ngồi đối chiếu cả tháng.

Cân có cổng nào để nối

Xem mặt sau hoặc mặt bên của cân xem có cổng nào. Có ba loại phổ biến: cổng RS232 dạng cổng mẹp 9 chân, cổng USB, và cổng mạng LAN.

Cân chỉ có một cổng mà cắm cáp vào máy tính được thì chưa chắc nối được với phần mềm. Cần xem thêm hướng dẫn của phần mềm có hỗ trợ đúng dòng cân của bạn không. Phần lớn phần mềm bán hàng hỗ trợ mấy dòng cân phổ biến, cân mới về dòng lạ thì có khi phải chọn đúng mẫu trong danh sách.

Nếu cân không có cổng nào cả, đây là cân giao diện bàn phím, tức là nó hiện số cân lên màn hình riêng. Loại cân này nối được với phần mềm qua cách gõ tay, chậm hơn nhưng vẫn hơn nhiều so với cân đứng riêng rồi tự tính trong đầu.

Bộ thông số truyền dữ liệu

Đây là chỗ hay sai nhất khi tự cài. Phần mềm và cân phải nói theo cùng một kiểu, lệch một chỗ là không nhận số.

Bốn thông số cần khớp là tốc độ truyền, độ dài dữ liệu, kiểm tra lỗi và số dấu dừng. Với đa số cân bán hàng, tốc độ 9600, dữ liệu 8 bit, không kiểm tra lỗi, 1 dấu dừng là bộ thông số mặc định phổ biến.

Trong phần mềm, vào phần cài đặt thiết bị, chọn loại cân, chọn cổng kết nối rồi nhập bốn thông số đó. Ở mục cổng, cần biết cân đang ở cổng nào: thường là COM3, COM4 ở Windows, hoặc tên cổng USB tương ứng.

Nếu không biết cân đang ở cổng nào, mở quản lý thiết bị của Windows lên xem. Cắm cáp vào, tháo ra, cổng nào biến mất thì cổng đó là của cân. Xong cắm lại rồi cấu hình theo.

Phép tính và chuyện làm tròn

Phần mềm cần biết số tiền tính ra từ đâu mới có thể kiểm lại. Cấu hình thường có hai ô: cột trọng lượng và cột đơn giá, rồi phần mềm tự nhân.

Một chỗ nhiều cửa hàng hay để mặc định là làm tròn về 0 đồng, tức là giữ nguyên ba chữ số thập phân. Cứ để vậy là đúng nhất, vì làm tròn sớm thì mất tiền thật. Cân báo 3.333 gram, đơn giá 25.000 đồng một kg thì ra 83.325 đồng, lấy 83.000 là thiếu 325 đồng mỗi lần bán.

Nếu khách hay đòi giá tròn, hãy cho trần hóa đơn ở cuối cùng, đừng cho tròn từng dòng hàng. Trần từng dòng thì ba dòng, mỗi dòng thiếu 325 đồng là gần nghìn, hóa đơn một trăm nghìn mất một phần trăm.

Kiểm lại bằng món hàng thật

Cài xong thì bán thử ba món khác nhau rồi so số. Chọn một món có giá tròn như 35.000 đồng, một món có giá lẻ, một món bán theo cân.

Với món giá tròn, phần mềm phải ra đúng con số cân hiện lên. Chênh quá 1.000 đồng là cấu hình sai, không phải do làm tròn. Với món giá lẻ, xem phần mềm có làm tròn về đồng hay không.

Món bán theo cân thì quan trọng nhất. Cân 1.250 gram, đơn giá 89.000 đồng một kg thì phần mềm phải ra 111.250 đồng. Ghi lại con số này ra giấy dán cạnh cân, mỗi tháng kiểm lại một lần.

Ba phép thử này mất chưa đầy năm phút mà biết ngay cân và phần mềm có đang nói cùng một số hay không.

Cân không nối được thì làm gì

Không phải cứ mua cân nào cũng nối được với phần mềm. Nhiều cân bán lẻ giá rẻ không có cổng, hoặc có cổng nhưng phần mềm không hỗ trợ dòng đó.

Xử lý theo thứ tự: hỏi lại nhà cung cấp cân xem có bộ chuyển đổi RS232 sang USB không. Bộ chuyển đổi này giá khoảng 100.000 đồng, có bán ở các chợ điện tử, làm được phần lớn các cân có cổng RS232.

Nếu không có chuyển đổi, dùng cân bàn phím. Thao tác là bỏ hàng lên cân, đọc số hiện ra, gõ vào máy tính rồi Enter. Chậm hơn ba đến bốn giây mỗi lần, nhưng độ chính xác thì không kém cân nối cổng.

Đừng vì chậm mà bỏ cân, rồi tự nhân trong đầu. Tự nhân là nguồn thất thoát lớn nhất mà chủ quán không hề biết.

Ghép cân vào quy trình mở ca

Cân hỏng giữa ngày thì phải có người biết. Quy trình mở ca nên có một dòng kiểm cân, tỷ lệ phần này rất nhỏ nhưng nếu có nó thì sự cố bị phát hiện ngay.

Buổi sáng bật cân, cho một món lên kiểm số hiện có khớp với tem giá ghi sẵn trên kệ không. Nếu chênh thì dừng lại xử lý, đừng bán tiếp rồi mới tính. Thao tác này mất nửa phút.

Ca sau bàn giao thì người nhận ca kiểm lại cân một lần nữa. Cách làm này nằm trong quy trình mở ca bán hàng buổi sáng mà cửa hàng nào làm đều thì chất lượng ca bán không còn phụ thuộc vào người làm việc tốt hay kém.

Nếu cân có kết nối với phần mềm thì bước này còn gọn hơn, chỉ cần xem số cân lúc nhàn có về 0.000 hay không là biết.

Ai chịu trách nhiệm khi cân lệch

Chuyện này nên thỏa thuận trước bằng văn bản, không nói miệng rồi để sau. Nếu cân lệch do cài đặt sai thì người cài chịu trách nhiệm sửa. Nếu do cân hỏng theo thời gian thì thuộc chi phí thiết bị.

Phần quyền xem và sửa cấu hình cân nên để đúng một người. Người khác chỉ dùng để bán, không vào được phần cài đặt. Cách chia quyền máy trạm thì có hướng dẫn cụ thể trong bài về phân quyền.

Khoản lệch tiền phát sinh do cân sai thì ghi riêng một mục, không gộp vào chênh lệch chung. Cuối tháng đối chiếu, dễ thấy ngay tháng nào cân có vấn đề.

Kiểm cân theo tuần và theo đợt nhập hàng

Một tuần kiểm cân một lần, vào lúc vắng khách. Cầm quả cân chuẩn 1 kg, đặt lên, ghi số vào cuốn sổ nhỏ cạnh cân.

Có nhiều cửa hàng làm thêm bước này lúc kiểm tra hàng nhập. Hàng mới về trong khi cân đang lệch thì toàn bộ số liệu của đợt nhập đó cũng sai theo, mà thường phải vài tháng sau mới lộ ra.

Ngoài ra nên ghi lại số serial của cân và ngày mua. Hỏng rồi thay, có bảo hành thì lấy bảo hành, không mất thời gian tìm xem mua ở đâu. Một dòng ghi chú 30 giây lúc mua, tiết kiệm cả buổi tìm kiếm sau này.

Sau một tháng làm đều, cân và phần mềm nói chung một số. Việc bán hàng lúc đó không còn phải nghĩ xem mình có bị thiếu tiền không nữa.

Xem thêm cách bán hàng khi mất điện để lúc thiết bị treo vẫn không đứt đoạn bán. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.