Đồng bộ dữ liệu khi mạng trở lại sau sự cố quầy

Mạng ở quầy bán hàng thỉnh thoảng lại chết, đang bán buổi chiều thì mất kết nối tới nơi. Khách chờ, nhân viên cuống, phần mềm báo lỗi không lưu được. Nhiều cửa hàng lúc đó mới nhận ra máy không có chế độ ngoại tuyến, hoặc có mà quên bật.

Mất mạng không còn là chuyện hiếm. Khu vực cửa hàng máy chủ nghẽn, dây cáp đứt, router hỏng. Cái cần là biết cách bán tiếp và cách đồng bộ dữ liệu lại cho trọn, khỏi gõ tay từng hóa đơn.

Bài viết này nói về cách phần mềm bán hàng nên xử lý khi mất mạng, và cách chủ cửa hàng đồng bộ lại dữ liệu cho đúng khi mạng có lại.

Khi mất mạng quầy bán còn bán được không

Phần lớn phần mềm bán hàng hiện nay có chế độ ngoại tuyến. Mất mạng thì máy vẫn nhận đơn, in hóa đơn, ghi thu tiền vào máy. Khách vẫn mua được, không phải ngưng bán.

Cái mất là phần tra giá từ xa, kiểm tra tồn kho trên máy chủ, và tra công nợ khách mới. Với cửa hàng nhỏ thì những thứ đó thường không cần gấp. Bán bằng cách ghi vào máy, rồi đồng bộ lại sau, vẫn bán được.

Nếu phần mềm không có chế độ ngoại tuyến thì cách duy nhất là ghi tay vào sổ. Sổ bán hàng là cứu cánh lúc này, gõ tay từng hóa đơn, rồi nhập lại vào phần mềm khi mạng có lại. Cách này tốn thời gian nhưng không để mất đơn.

Phần mềm nên có chế độ ngoại tuyến

Nếu đang dùng phần mềm không có chế độ ngoại tuyến, cân nhắc đổi sang loại có. Chế độ ngoại tuyến là chức năng cơ bản với quầy bán, không phải tính năng cao cấp. Phần mềm không có thì mỗi lần mất mạng là một lần cuống.

Khi chọn phần mềm, hỏi rõ xem có lưu dữ liệu trong máy không, có tự đồng bộ khi mạng lại không. Phần mềm chỉ lưu trên máy chủ thì mất mạng là không làm gì được.

Chế độ ngoại tuyến cũng nên kiểm tra định kỳ. Một năm mở thử một lần, tắt mạng, bán thử xem máy có lưu được không. Có lỗi gì thì sửa ngay, không để tới lúc thật mới biết.

Làm gì lúc đang mất mạng

Trước hết, đừng tắt phần mềm. Đang có hóa đơn trong phiên làm việc, tắt phần mềm là mất hết. Cứ để phần mềm chạy, ghi chú lại khoảng thời gian mất mạng.

Bán tiếp bình thường. Mỗi hóa đơn ghi vào máy như thường ngày. Nếu khách cần hóa đơn đỏ, ghi tạm vào sổ, khi mạng có lại rồi in hoặc xuất sau.

Ghi chú lại số hóa đơn đầu và cuối trong khoảng mất mạng. Số này dùng để đối chiếu khi đồng bộ lại, thiếu hóa đơn nào là biết ngay.

Làm gì lúc mạng có lại

Trước khi làm gì, kiểm tra kết nối đã ổn chưa. Mạng lúc có lúc không thì đợi ổn định rồi mới đồng bộ. Đang đồng bộ mà mất mạng lại thì dữ liệu có thể bị lỗi.

Bật phần mềm, vào mục đồng bộ hoặc xuất dữ liệu. Phần mềm sẽ tự đẩy các hóa đơn đã lưu trong máy lên máy chủ. Quá trình này mất ít phút, tùy số hóa đơn.

Đồng bộ xong kiểm tra lại số hóa đơn, số tiền thu trong ngày có khớp với sổ ghi tay không. Có gì lệch thì đối chiếu lại ngay, không để tới cuối ngày mới tính.

Có nên gõ tay từng hóa đơn không

Gõ tay từng hóa đơn là cách thủ công nhất, dễ sai và tốn thời gian nhất. Chỉ nên dùng khi phần mềm không có chức năng đồng bộ tự động, hoặc khi khoảng mất mạng kéo dài nhiều ngày mà phần mềm không hỗ trợ.

Nếu phải gõ tay, ghi thật rõ từng hóa đơn: số hóa đơn, hàng, số lượng, giá. Gõ xong đối chiếu lại với sổ ghi tay, thiếu số nào nhập lại. Không gõ tay lại hóa đơn đã được phần mềm tự lưu, vì sẽ trùng.

Gõ tay xong nên khóa phần mềm lại một lúc, sao lưu ra file riêng. Gõ tay nhiều ngày thì rủi ro lỗi cao, có bản sao lưu mới yên tâm.

Kiểm tra trùng lặp sau khi đồng bộ

Đồng bộ xong hay có hóa đơn bị trùng, nhất là khi vừa nạp tay vừa để phần mềm tự đẩy. Phần trùng này phải dọn ngay, không thì số tiền thu trong ngày bị tính hai lần.

Xem từng hóa đơn, tìm hóa đơn có cùng số, cùng thời gian, cùng hàng. Giữ lại bản có mã hóa đơn gốc, xóa bản trùng. Phần mềm thường có chức năng tìm trùng, dùng chức năng đó cho nhanh.

Dọn xong đối chiếu lại với sổ ghi tay, số hóa đơn cuối và số tiền thu phải khớp. Khớp thì có thể coi như đồng bộ xong.

Hóa đơn có nội dung mà chưa đồng bộ

Có khi hóa đơn đã ghi trong máy nhưng chưa đẩy lên máy chủ vì phần mềm lỗi. Tình huống này phổ biến nhất là máy tắt đột ngột, hoặc mạng đứt giữa lúc đang đẩy.

Vào mục lịch sử hóa đơn, xem những hóa đơn nào chưa đồng bộ. Chọn xuất hoặc đẩy thủ công, đợi đẩy xong. Đẩy xong kiểm tra lại số hóa đơn cuối trên máy chủ có khớp với máy không.

Nếu đẩy thủ công vẫn không lên, sao lưu máy cục bộ rồi liên hệ nhà cung cấp phần mềm. Đừng tự sửa bằng cách xóa rồi nhập lại, vì sẽ tạo trùng hóa đơn.

Dữ liệu tồn kho sau khi mất mạng

Tồn kho là những số dễ bị lệch nhất sau một đợt mất mạng. Hóa đơn chưa đẩy lên máy chủ thì tồn kho trên máy chủ vẫn tính như chưa bán, trong khi thực tế đã bán rồi.

Sau khi đồng bộ xong, kiểm tra lại tồn kho vài mặt hàng bán chạy. Số tồn trên máy chủ phải khớp với số hàng thật còn ở quầy. Lệch nhiều thì chỉnh lại, đừng để lệch kéo dài.

Cách tránh lệch tồn kho là đồng bộ xong kiểm tra ngay trong ngày, không để qua hôm sau. Để qua hôm sau thì hóa đơn mới lại chồng lên hóa đơn cũ, càng rắc rối.

Lưu trữ thêm bản sao lưu cục bộ

Dữ liệu trong máy bán hàng là thứ quý nhất của cửa hàng. Phần mềm đồng bộ lên máy chủ thì may quá, nhưng máy chủ cũng có lúc trục trặc. Lưu thêm bản sao lưu cục bộ mỗi cuối ngày.

Sao lưu ra USB hoặc ổ ngoài, giữ ít nhất một tuần. Bản sao lưu cục bộ giúp khôi phục dữ liệu khi phần mềm mất dữ liệu mà máy chủ cũng có vấn đề.

Sao lưu xong kiểm tra file mở được không. File sao lưu trống hoặc dung lượng nhỏ bất thường thì làm lại.

Dạy nhân viên khi mất mạng phải làm gì

Nhân viên thường cuống khi mất mạng, không biết bán tiếp thế nào. Mỗi cửa hàng nên có một tờ hướng dẫn ngắn dán ở quầy: mất mạng thì bật chế độ ngoại tuyến, ghi chú số hóa đơn, đồng bộ lại khi có mạng.

Hướng dẫn này nên có trong buổi đào tạo nhân viên mới. Không có hướng dẫn thì mỗi lần mất mạng nhân viên lại gọi chủ, chủ lại phải giải thích, mất thời gian cả hai.

Khi mất mạng lần đầu, chủ cửa hàng nên trực tiếp kiểm tra cách nhân viên xử lý, rút kinh nghiệm. Lần sau nhân viên tự làm được, không cần gọi chủ.

Cách giữ dữ liệu khách hàng khỏi rơi mất có trong bài bảo mật dữ liệu khách hàng, nên đọc cùng nhau để có quy trình trọn vẹn.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.