Phần mềm quản lý spa, thẩm mỹ viện EbizSpa

Chủ spa thường mở cửa với một cuốn sổ lịch hẹn, vài tờ giấy ghi dịch vụ khách đã làm, và một hộp đựng tiền mặt. Ngày thường thì ổn, nhưng đến cuối tháng tính hoa hồng cho kỹ thuật viên, mọi người ngồi lại đếm lại từng phiếu giấy, tranh cãi về dịch vụ nào do ai làm. Khách quen gọi điện đặt lịch, nhân viên lật sổ tìm chỗ trống, đôi khi hai khách được xếp vào cùng một giờ vì không ai nhìn thấy lịch của người kia.

Phần mềm quản lý spa EbizSpa ra đời để gom những việc đó vào một máy tính. Lịch hẹn, liệu trình, hồ sơ khách, hoa hồng kỹ thuật viên, công nợ và thẻ thành viên nằm chung một chỗ. Quan trọng hơn, phần mềm chạy offline nên khi mạng spa bị đứt, nhân viên vẫn đặt lịch, tính tiền, in hóa đơn và ghi nhận dịch vụ bình thường.

Spa và thẩm mỹ việc gặp khó gì khi quản lý thủ công

Khó đầu tiên nằm ở lịch hẹn. Một spa có năm phòng, mười kỹ thuật viên, mỗi người có khung giờ trống khác nhau. Ghi tay lên lịch thì không ai nhìn được toàn bộ. Khách gọi điện hỏi “chiều nay còn chỗ không”, nhân viên phải hỏi lại từng người, hoặc đặt xong mới biết trùng. Khách đến đúng giờ mà phòng đang bận, hoặc kỹ thuật viên ngồi chờ một tiếng vì khách trước bị kéo dài.

Khó thứ hai là hồ sơ khách. Khách spa quay lại sau hai tuần, hỏi “lần trước làm gì”, nhân viên phải lật sổ tìm. Không biết khách nào đến đều đặn, khách nào đã lâu không về, khách nào bị dị ứng một số sản phẩm. Thông tin nằy rải rác trong đầu người làm dịch vụ, người đó nghỉ việc là mất sạch.

Khó thứ ba là hoa hồng. Cuối tháng, chủ spa ngồi tính từng dịch vụ cho từng kỹ thuật viên. Nếu không có hệ thống ghi nhận dịch vụ theo người thực hiện, mọi người nhớ khác nhau. Một vài chuyện nhỏ mà không giải quyết được sẽ làm kỹ thuật viên mất tinh thần, rồi bỏ việc.

Khó thứ tư là công nợ. Khách mua liệu trình trả góp, hoặc khách doanh nhân ghi sổ “lần sau trả”. Không có hệ thống nhắc nhở, chủ spa quên mất, đến cuối quý mới nhận ra thiếu một khoản lớn.

Phần mềm EBIZ giải quyết thế nào

Phần mềm quản lý spa EbizSpa gom bốn nhóm việc lớn: lịch hẹn, liệu trình, khách hàng và tiền.

Về lịch hẹn, nhân viên thấy được lịch từng kỹ thuật viên theo ngày, theo giờ. Đặt lịch mới chỉ cần chọn khách, chọn dịch vụ, chọn người làm và chọn giờ. Nếu giờ đó đã có người, phần mềm báo ngay. Khách đến đúng giờ, nhân viên mở phiếu dịch vụ trên phần mềm, không cần viết tay.

Về liệu trình, mỗi liệu trình được khai báo gồm nhóm dịch vụ, thời gian thực hiện, giá và các bước cần làm. Nhân viên chọn liệu trình, phần mềm tự tính tiền, ghi nhận kỹ thuật viên thực hiện và cộng hoa hồng tương ứng. Khách chỉ làm một phần của liệu trình thì hóa đơn vẫn chính xác.

Về khách hàng, phần mềm ghi nhận hồ sơ khách quen, lịch sử dịch vụ, thẻ thành viên và điểm tích lũy. Khách gọi điện, nhân viên gõ số điện thoại là ra lịch sử: lần trước làm gì, bao nhiêu tiền, có ghi chú gì không. Khách cảm thấy được nhớ, dễ quay lại.

Về tiền, phần mềm tính hoa hồng kỹ thuật viên theo tỷ lệ cấu hình sẵn, quản lý công nợ khách lưu trình, công nợ nhà cung cấp và sổ quỹ tiền mặt. Báo cáo doanh thu, hoa hồng, lượng khách theo ngày và theo nhân viên đều có sẵn.

Xem thêm phần khách hàng thẻ thành viên và quản lý nhân viên.

Chuẩn bị liệu trình và hồ sơ nhân sự trước khi triển khai

Chuẩn bị dữ liệu tốt trước khi triển khai giúp spa chuyển đổi nhanh và tránh sai sót khi tính hoa hồng.

Mỗi liệu trình nên tách rõ thành từng dịch vụ thành phần nếu khách có thể chọn từng phần. Ví dụ một liệu trình chăm sóc da gồm làm sạch, tẩy da chết, dưỡng và massage mặt. Mỗi dịch vụ có giá, thời gian và tỷ lệ hoa hồng riêng. Như vậy khi khách chỉ làm một phần, hóa đơn và hoa hồng vẫn chính xác.

Danh sách kỹ thuật viên cần kèm vai trò, phòng làm việc và tỷ lệ hoa hồng. Nếu có kỹ thuật viên chỉ làm một số dịch vụ, cần đánh dấu để hệ thống không cho đặt lịch ngoài phạm vi đó. Một spa có kỹ thuật viên chuyên massage, kỹ thuật viên chuyên chăm sóc da, nếu không phân rõ thì lịch hẹn sẽ bị xếp lộn xộn.

Hồ sơ khách quen nên nhập sẵn những khách đã ghi sổ: tên, số điện thoại, dịch vụ từng làm và ghi chú về da hoặc sức khỏe nếu có. Khách spa thường khai báo dị ứng một số thành phần, hoặc da nhạy cảm với liệu trình mạnh. Ghi chú này nằm trong hồ sơ thì lần sau nhân viên chủ động hỏi, khách thấy được chăm sóc.

Sau khi nhập, nên chạy thử một ngày ghi nhận đầy đủ quy trình: đặt lịch, thực hiện, tính tiền và đối chiếu hoa hồng. Ngày thử này phát hiện lỗi cấu hình sớm, trước khi spa mở cửa với khách thật.

Một ca làm việc của kỹ thuật viên diễn ra thế nào

Nhìn lại một ngày làm việc thật của kỹ thuật viên sẽ thấy phần mềm hỗ trợ đúng những điểm đó.

Buổi sáng, kỹ thuật viên đến spa và xem lịch hẹn trong ngày: khách nào, dịch vụ gì, giờ mấy, ở phòng nào. Trước khi bắt đầu, nhân viên mở sẵn phiếu dịch vụ cho khách đầu tiên nếu có. Khi khách đến, không cần viết giấy, chỉ cần bấm vào tên khách trong danh sách là ra thông tin: dịch vụ đã đặt, giờ đã đặt, lịch sử các lần trước.

Trong lúc làm dịch vụ, nếu khách mua thêm một bước chăm sóc hoặc một sản phẩm, kỹ thuật viên thêm vào phiếu ngay. Khi khách hỏi “hôm trước bác dùng loại nào”, nhân viên tra hồ sơ là thấy. Phần chăm sóc da thường phụ thuộc vào loại da và các đợt điều trị trước, nên nhớ lịch sử là việc thật, không phải chuyện lịch sự.

Xong khách này, chuyển khách tiếp theo. Mỗi phiếu dịch vụ gắn với đúng tên người thực hiện, nên cuối ca không cần đoán ai làm gì. Khi khách thanh toán, tiền mặt hoặc quẹt thẻ đều ghi vào hóa đơn, hóa đơn in ra nếu khách cần.

Cuối ngày, chủ spa xem doanh thu, số khách phục vụ, hồa hồng tạm tính của từng kỹ thuật viên trong ngày. Không cần gom phiếu, không cần chờ cuối tuần.

Tính hoa hồng thế nào cho công bằng

Hoa hồng là chuyện dễ sinh tranh cãi nhất trong spa, vì mỗi người nghĩ mình làm nhiều hơn người khác.

Phần mềm cho chủ spa đặt tỷ lệ theo ba cách: theo dịch vụ, theo nhóm dịch vụ, hoặc theo từng kỹ thuật viên. Mỗi hóa đơn hoàn tất, phần mềm tách doanh thu và hoa hồng về đúng người thực hiện. Cuối ca, mỗi người tự thấy mình làm bao nhiêu đơn, kiếm bao nhiêu hoa hồng, không phải chờ chủ tính rồi đọc.

Cách tính này công bằng hơn tính tay vì nó dựa trên dữ liệu thật: món gì, ai làm, lúc nào. Nếu sau này phát sinh tranh cãi, cả hai cùng mở báo cáo ra xem, không cần nhớ lại.

Khi chủ spa muốn đổi tỷ lệ, đổi chính sách thưởng theo mùa, cũng chỉnh ngay trên phần mềm. Lưu ý nên thống nhất tỷ lệ trước khi áp dụng, và cho kỹ thuật viên xem để tránh hiểu nhầm.

Những sai lầm thường gặp khi quản lý spa

Sai lầm phổ biến nhất là vẫn ghi sổ tay bên cạnh phần mềm, kiểu vừa ghi vừa nhập. Sau một tháng, mọi người nhận ra nhập phần mềm lâu hơn ghi tay, nên dừng nhập. Từ đó phần mềm không còn đúng với thực tế. Cách duy nhất để phần mềm có giá trị là mọi việc đều làm trên phần mềm, gồm cả những việc tưởng như đơn giản.

Sai lầm thứ hai là nhập tên kỹ thuật viên không rõ, hoặc một người được nhập thành hai hồ sơ khác nhau. Kết quả là hoa hồng bị chia sai. Trước khi nhập liệu, nên chốt danh sách người làm, sau đó nhập từng người một lần và ghi rõ phòng, vai trò, tỷ lệ.

Sai lầm thứ ba là để khách trả một nửa rồi quên ghi. Công nợ trong spa thường là khoản tiền khách gửi trước hoặc mua theo gói. Nếu ghi sổ rời, đến cuối quý mới thấy thiếu. Trong phần mềm, mỗi khoản nợ của khách đều có sẵn trong hồ sơ, ai cũng tra được.

Sai lầm thứ tư là tỷ lệ hoa hồng đổi theo từng dịch vụ, nhiều nhóm dịch vụ, nhưng không ghi lại tỷ lệ cũ khi sửa đổi. Đến kỳ tính lương, kỹ thuật viên hỏi thì không ai nhớ đã đổi từ bao giờ. Nên thay đổi ghi nhận lại bằng văn bản, dán ở phòng nhân viên.

Mô hình offline – kiểm soát online

Phần mềm chạy trên máy tính hoặc máy tính bảng tại spa. Mất internet không ảnh hưởng đặt lịch, tính tiền, in hóa đơn hay cập nhật hồ sơ khách. Chủ spa vẫn xem doanh thu và hoa hồng từ xa khi có mạng.

Dữ liệu khách hàng lưu nội bộ nên chủ spa toàn quyền sở hữu, không phụ thuộc dịch vụ bên ngoài. Hồ sơ khách là tài sản quý giá nhất của spa, giữ trong máy mình sẽ an tâm hơn.

Bảng giá và triển khai

Chi phí báo riêng theo số kỹ thuật viên, số phòng và module khách hàng thành viên. Xem bảng giá để biết yếu tố quyết định giá. Liên hệ hotline/Zalo 0907.943.968 để được tư vấn và nhận báo giá.