Tính tiền nhanh giờ cao điểm mà không nhầm giá

Chiều thứ bảy, cửa hàng đông nhất tuần, thường có một đoạn mười lăm phút mà mọi người muốn bỏ qua. Khách xếp hàng đến sát quầy, nhân viên vừa quét mã vừa nói chuyện, ai cũng thấy mình bị chậm.

Nguyên nhân thường không phải thiếu người, mà là mỗi người làm một việc khác nhau. Người này đang đếm tiền thừa, người kia đang tìm túi đựng, người thứ ba đi lấy thêm hàng.

Vài phút chuẩn bị trước giờ cao điểm giúp cả buổi chiều đi gọn hơn, mà không tốn thêm đồng nào.

Chuẩn bị trước giờ cao điểm

Giờ cao điểm không phải lúc bắt đầu sắp xếp. Mọi việc chuẩn bị phải xong từ trước, khi cửa hàng còn vắng.

Năm việc nên làm trước: xếp tiền thối vào mẹt, chuẩn bị túi và túi lớn, kiểm tra giấy in, kiểm tra cân điện tử nếu có bán theo cân, và mở sẵn phần mềm tính tiền trên màn hình chính.

Lúc đó mất khoảng mười lăm phút, hết cao điểm thì tiết kiệm được nhiều hơn thế.

Bàn thu ngân cũng nên sạch: chỉ để vừa đủ đồ dùng. Bàn bày nguyên bộ đồ nghề không dùng tới thì người tính tiền phải nhìn quanh mỗi lần lấy, mất vài giây mỗi lần.

Quét mã vạch thay vì gõ tay

Đây là việc nâng tốc độ lớn nhất ở cửa hàng bán lẻ.

Gõ tay mã hàng mất ba đến năm giây mỗi món, và gõ nhiều món thì tay mỏi rồi dễ sai. Quét mã vạch chỉ mất một giây, mà còn tránh được lỗi nhập sai mã.

Nhưng cần in tem trước và dán lên hàng. Nhân viên mới vào làm cũng dùng được ngay, không cần nhớ mã. Mỗi sáng bán hàng chính, dán luôn tem cho những món mới nhập.

Những món không dán tem được thì nên ghi mã lớn trên vỏ bao bì, ví dụ mã 8934, để khi buộc phải gõ thì vẫn nhanh.

Rút gọn chỗ người phải làm

Giờ đông, mỗi người sau quầy làm ba việc cùng lúc thì sẽ nghẽn. Người đứng gần nhất thì càng làm nhiều việc.

Nguyên tắc dễ nhớ: người đứng gần khách thì đứng yên, người đứng sau thì đi lấy. Người tính tiền không bỏ quầy đi tìm đồ, người đi lấy hàng không ghé vào máy tính.

Nếu chỉ có hai người thì chia thành một vị trí nhận hàng và một vị trí thu tiền, hai vị trí đứng cạnh nhau. Người nhận hàng đặt hàng lên mặt quầy, người thu tiền quét ngay rồi đưa túi.

Quầy hẹp thì dùng một chiếc bàn phụ đặt sát bên cạnh, chuyên để dồn đơn đã quét. Hàng phải đứng sang một bên, nhân viên quét xong chuyển sang bàn kia. Cách này giữ được dòng chảy một chiều, không bị chen chúc.

Xếp sẵn tiền thối theo mức tiền

Bước này tiết kiệm thời gian nhiều hơn mọi thao tác khác.

Cách làm: chia tiền thành mấy mẹt, mỗi mẹt ghi rõ số tiền bằng bút. Mẹt 10 nghìn gồm ba tờ nghìn hoặc một tờ năm nghìn cùng năm tờ nghìn. Mẹt 50 nghìn, mẹt 100 nghìn, mẹt 200 nghìn, mẹt 500 nghìn, mỗi mẹt ghi rõ.

Lúc khách đưa một tờ năm trăm nghìn để trả hàng 320 nghìn thì lấy thẳng mẹt 200 nghìn, không phải đếm trong đầu.

Đừng xếp mẹt quá lớn, ví dụ một mẹt ba triệu. Thấy số lớn thì tay run, mà đếm sai một tờ là hỏng cả mẹt.

Bổ sung mẹt mới vào khi ca nào thấy thiếu, thường là giờ cao điểm nhất. Sáng chuẩn bị một lượng, chiều thêm một lượng nữa.

Đọc kỹ đơn trước khi chốt

Trong lúc khách xếp hàng mới là lúc nên kiểm đơn, không phải lúc khách đã đặt tiền lên quầy.

Với hóa đơn nhiều dòng, nhìn lướt từ trên xuống dưới một lần, kiểm ba thứ: đúng số lượng khách mua, đúng đơn giá, và có món nào bị ghi thừa.

Phần mềm nên hiển thị đơn giá ngay cạnh tên hàng. Nếu đơn giá chữ nhỏ quá thì người bán phải bấm thêm một cái mới đọc, mất thêm vài giây.

Cũng nên bật chế độ hỏi lại khi thay đổi số lượng lớn, ví dụ khách lấy ba món thay vì một. Tránh trường hợp gõ nhầm 3 thành 30 rồi mới phát hiện lúc chốt đơn.

Rút gọn câu nói, giữ câu nói lịch sự

Lúc đông, người ta có xu hướng nói cụt. Nhưng câu ngắn gọn vẫn lịch sự, miễn là có đầu có cuối.

Một câu như “chị cho em hơn ba mươi nghìn nhé” vừa nhanh vừa lịch sự. Nói kiểu “thừa năm chục, đưa đây” thì khách dễ khó chịu dù số tiền đúng.

Mỗi lần tính xong, chỉ cần ba câu: tổng cộng bao nhiêu, khách đưa bao nhiêu, trả lại bao nhiêu. Nói đủ ba câu đó thì khách không phải tự tính lại, cũng không phải nghi ngờ mình bị tính sai.

Nếu khách hỏi cộng thêm món nữa giữa lúc tính tiền thì quét tiếp vào đơn đó luôn, đừng mở hóa đơn mới. Một hóa đơn cho một lần thanh toán luôn dễ tra hơn.

Chia ca khi khách xếp hàng

Không phải lúc nào quầy cũng cần thêm người. Nhưng có hai dấu hiệu rõ ràng là nên tách.

Dấu hiệu thứ nhất: có người xếp hàng đứng, nghĩa là số người chờ nhiều hơn số người đang phục vụ. Dấu hiệu thứ hai: người đang phục vụ phải đi khỏi quầy để lấy hàng, tức là có đơn mà quầy đáp ứng không kịp.

Lúc đó mở thêm một điểm thu tiền tạm. Không cần là điểm cố định, chỉ cần một chiếc bàn nhỏ, một máy, một túi đựng. Dồn đơn sang đó rồi bàn kia ngồi nghỉ và giữ nhịp.

Tính ra mỗi quầy xử lý được khoảng hai mươi khách mỗi giờ nếu không bị gián đoạn. Quầy nào xếp quá năm người thì nên tách, không cần chờ xếp quá mười.

Chuẩn bị cho lúc có sự cố

Giờ cao điểm là lúc dễ xảy ra sự cố nhất, vì tay bận và thiết bị chạy liên tục.

Máy in kẹp giấy, cân điện tử mất kết nối, mạng chập chờn, nguồn điện yếu lúc tối máy chạy nhiều thiết bị. Một sự cố xảy ra giữa lúc đông thì mất nhiều hơn lúc vắng, vì phần còn lại của ca vẫn phải gồng.

Nên dành mười phút giữa ca để làm ba việc: dự phòng giấy in thêm một cuộn, kiểm tra dây cân và dây mạng chỗ dễ rút, và biết trước sẽ chuyển sang làm gì nếu máy tính treo.

Nếu chợt máy chết giữa lúc đông, bán bằng sổ vẫn hơn là đứng xin khách chờ. Ghi hóa đơn tay, chốt tiền, khách đi; đến lúc rảnh thì nhập lại vào phần mềm.

Rút kinh nghiệm sau từng ca

Sau mỗi ca đông, nghĩ lại một câu: lần này chậm nhất ở bước nào.

Thường thì chỉ có ba chỗ: tìm đồ dùng, kiểm đơn, và đếm tiền thừa. Đo được chỗ nào chậm thì sửa đúng chỗ đó, ví dụ chuyển túi đựng ra gần quầy hơn.

Có thể ghi lại trên thẻ ghi chú, dán ngay dưới màn hình. Một tuần là đủ thấy quy luật lặp lại.

Chuyện này nghe nhỏ nhưng tích luỹ lại thay đổi được tốc độ cả quầy. Buổi chiều bán được nhiều hơn mà không tốn thêm một nhân sự nào.

Ghép các bước thành một dòng chảy

Quy trình giờ cao điểm nên ngắn gọn theo một dòng chảy: nhận hàng, quét mã, đọc tổng, đưa tiền, trả tiền thừa, đóng túi, bàn giao.

Mỗi bước một người đứng ở đúng chỗ, không đứng chồng lên nhau. Khi ai đó đi lấy hàng thì người tính tiền vẫn làm được việc của mình, không phải đứng chờ.

Quy trình viết ra dán ở quầy, ai vào ca cũng đọc một lượt. Sau một tuần làm theo thì không cần nhắc nữa.

Đặt mục tiêu thời gian cho mỗi đơn

Không có mục tiêu thời gian thì mỗi người tự nghĩ mình làm đủ nhanh chưa.

Một con số hợp lý: một đơn đơn giản, vài món, mất dưới một phút từ lúc quét món đến lúc in hóa đơn. Đơn nhiều món, nhiều hóa đơn gộp, mất dưới hai phút. Quá hai phút thì quá lâu, có gì đó cần sửa.

Cách đo đơn giản nhất là dùng đồng hồ bấm giây trong một tuần. Mỗi ca bấm ba mươi đơn, ghi lại thời gian trung bình. Sau một tuần là có số liệu để cải tiến.

Đừng đặt mục tiêu bất khả thi. Đòi một đơn dưới mười giây là ép người bán làm nhanh hơn mức tự nhiên, dễ sai và dễ mất thiện cảm.

Tập thói quen đặt món đúng chỗ

Khách xếp hàng nhưng không biết bạn đứng ở đâu thì họ phải đoán.

Mỗi quầy nên có một bàn nhỏ để đặt món. Nhân viên không phải tìm nơi đặt, khách không phải tìm nơi lấy. Quy trình đơn giản nhưng làm chậm rõ rệt nếu không có bàn đặt.

Cửa hàng ăn tối vòng thì khách phải chờ thu ngân đọc tên món rồi mới ăn. Cửa hàng ăn tối mặt tối khuya hay bị mất nhịp nhất ở chỗ này.

Chú ý cả vị trí của các món phổ biến. Nước ngọt, bút bi, túi đựng nên nằm ngay bàn thu tiền, không nên nằm ra tận xa thu ngân.

Học từ người bán lâu năm

Mỗi cửa hàng có vài nhân viên bán đã gắn bó vài năm. Những người đó làm việc ít khi bị nhầm, vì họ đã quen với tần suất quét món và đếm tiền.

Người bán lâu năm có điểm chung: họ không cần nhìn màn hình để biết tổng tiền. Họ vừa quét, vừa nhẩm trong đầu, và biết chắc khớp khi thấy kết quả.

Nếu có người mới, nên cặp đôi họ với một người lâu năm trong một tuần. Người mới quan sát, hỏi và làm thử. Đây là cách đào tạo rẻ và thực tế nhất, hơn là ngồi một buổi sáng để nghe giảng.

Mỗi người đều có kỹ năng riêng. Người này giỏi xếp quầy, người kia giỏi nói chuyện với khách. Phân công đúng người vào đúng việc sẽ nhanh hơn là cố ép mọi người làm giống nhau.

Bài học từ cửa hàng đối diện

Nếu cửa hàng bên cạnh đông khách hơn mà quầy vẫn hoạt động tốt, đó là cơ hội học hỏi.

Quan sát nhẹ: họ chia quầy cách nào, có bàn phụ riêng không, tiền thừa đặt ở đâu, có thêm máy in hay chỉ dùng một máy.

Đừng đợi đối thủ chia sẻ. Nhưng một đôi câu hỏi thân thiện khi ghé qua, ví dụ “ca hôm qua sao trông vắng thế”, có thể giúp mình hiểu cách họ tổ chức.

Mỗi lần học được một thao tác nhỏ, ghi vào sổ để nhớ lâu hơn. Mỗi tháng cải tiến một việc, cuối năm đã nhiều lắm rồi.

Bài về cách mở ca buổi sáng chuẩn bị thứ cho cả ngày bạn đọc mở ca bán hàng buổi sáng. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.