Tìm ra chỗ thất thoát tiền mà chính mình không biết

Cửa hàng thất thoát tiền không phải lúc nào cũng biết. Sổ vẫn cộng đúng từng dòng, két vẫn đếm khớp cuối ngày, doanh thu vẫn đều. Nhưng tiền cứ lặng lẽ chảy đi, mỗi tháng vài triệu, không ai chỉ ra được chỗ nào.

Đây là kiểu thất thoát đáng sợ nhất. Mất tiền lớn thì ai cũng phát hiện ngay. Mất tiền nhỏ, mỗi ngày một ít, thì mất cả năm mà không ai thấy.

Tin tốt là phần lớn chỗ hở nằm ở những chỗ quen thuộc. Đoán đúng chỗ rồi thì vá được, không vá thì lại tái diễn.

Bài này nói cách nhận ra mình đang mất tiền, các chỗ hay mất, và cách rà trong vòng một tháng.

Nhận ra dấu hiệu mình đang mất tiền

Dấu hiệu rõ nhất là doanh thu tăng mà lời không tăng. Tháng trước bán 300 triệu lời 60 triệu, tháng này bán 360 triệu lời 50 triệu. Về mặt toán học là không hợp lý, hoặc hợp lý theo hướng xấu.

Nên mỗi tháng tính tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu, rồi so với tháng trước và cùng kỳ năm ngoái. Mức bình thường ở bán lẻ dao động 15 đến 30 phần trăm tùy ngành. Cửa hàng của bạn thấy tụt xuống dần theo tháng mà không lý do gì thì đó là tín hiệu.

Dấu hiệu thứ hai là kho không khớp sổ. Bán một thùng nước 12 chai mà sổ còn 11 chai, tháng sau bán hết mà báo còn một chai âm. Chênh lệch kho nhỏ mà lặp lại mỗi tháng là mất tiền chắc chắn.

Dấu hiệu thứ ba là hóa đơn mua hàng có nhưng không nhận hàng đủ số lượng. Số tiền trả cho nhà cung cấp lớn, số hàng về nhỏ hơn dự kiến. Mua 100 thùng mà nhận 95 thùng mà không ai hỏi.

Dấu hiệu thứ tư là chi phí phát sinh không có hóa đơn. Số tiền chi từ quỹ vốn, tiền sửa chữa, tiền công thợ, không có giấy tờ nào mà sổ vẫn ghi.

Chỗ hay mất tiền nhất

Chỗ thứ nhất là tiền trong két không ai giám sát. Két mở thì ra, không có camera, không có ghi, ai cũng tới được. Một tờ năm trăm nghìn biến mất thì không ai biết là lúc nào.

Chỗ thứ hai là đường bán bớt hàng kèm sẵn trong túi. Muốn trộm 500 nghìn mà không bị thấy thì bỏ tờ tiền vào túi quần là cách ai cũng làm được. Chỗ này không có cách nào chặn ngoài việc kiểm tra túi khi xếp ca, đúng là điều mình không muốn làm nhưng phải làm.

Chỗ thứ ba là chi phí nhỏ không ai hỏi. Tiền điếm cho người giao hàng, tiền cơm trưa, tiền thưởng thợ sửa máy, tiền chạy xe lấy hàng dùng tên nhân viên. Một khoản 300 nghìn ngày, một tháng là 9 triệu, không ai thấy.

Chỗ thứ tư là cho vay không có sổ. Một người quen, một số tiền lớn, không ghi lại. Sau ba tháng thì người vay cũng không nhớ đã vay. Khoản tiền đó coi như mất trắng dù có bằng chứng.

Chỗ thứ năm là sản phẩm hết hạn và hỏng bị quên. Số hàng nằm ở góc kho lâu ngày, giá trị vốn vẫn còn trong sổ tồn kho nhưng bán không được. Kệ hàng càng bừa bộn thì càng khó phát hiện món nào còn dùng được.

Chỗ thứ sáu là giá nhập hàng. Nhập 100 nghìn một thùng, sổ ghi 105 nghìn, phần chênh năm nghìn mỗi thùng là tiền mất không kiểm soát. Cần đối chiếu giá nhập với hóa đơn từng đợt hàng.

Chỗ thứ bảy là chi phí thuê ngoài không rõ giá. Nhờ thợ sửa mà không hỏi giá trước, xong mới thấy cái giá gấp đôi dự tính. Một lần thì chưa sao, mỗi tháng một lần thành một khoản cố định.

Rà giá nhập hàng trước

Bắt đầu từ chỗ này vì đây là nơi tiền ra khỏi ví cửa hàng nhiều nhất, và cũng là nơi dễ so sánh nhất.

Lấy danh sách mã hàng từ sổ tồn kho, mỗi mã hỏi giá nhập gần nhất. Ba tháng trở lại thì giá có thể đã đổi, nhưng mã nào giá nhập cao bất thường so với nhóm thì đáng xem lại.

Sau đó đối chiếu từng đợt nhập với hóa đơn mua hàng. Xem số lượng trên hóa đơn có khớp số lượng nhận kho không. Mua 200 thùng nhận 180 mà không có biên bản thiếu hàng thì 20 thùng đó là mất.

Cùng kiểu, xem đơn giá trên hóa đơn có khớp với giá mình trả không. Có nơi bị tính thêm phụ phí giao hàng mà không báo, có nơi áp dụng giá của khách lớn cho cửa hàng nhỏ.

Một việc nữa là kiểm tra chiết khấu và quà tặng kèm. Nhập hàng có kèm hàng tặng thì ghi vào sổ. Quà tặng không ghi thì kệ trống mà mình tưởng hết hàng.

Rà công nợ và cho vay

Bước này làm một buổi sáng, thường cho ra kết quả nhanh nhất.

Lấy danh sách tất cả khách đang mua chịu, kể cả những người mình không nhớ là có nợ. Có người quen lấy hàng 8 triệu mà trong sổ ghi 3 triệu, phần 5 triệu đó không ai biết.

Gọi điện từng người, hỏi rõ đã mua gì và đã trả bao nhiêu. Người nào không nhớ thì lấy giấy tờ ra đối chiếu. Người nào nhận có vẻ né tránh thì ghi lại, đó là danh sách cần xử lý riêng.

Cùng lúc đó, rà chi phí của cửa hàng. Ai đang rút tiền từ quỹ vốn, tiền công nợ nhà cung cấp đã đến hạn mà chưa trả, tiền thuê mặt bằng có đúng hợp đồng không.

Nhiều cửa hàng không biết mình còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu vì sổ nợ phải trả không ai cập nhật. Nợ dồn tới mức nhà cung cấp ngừng giao hàng thì mới biết, lúc đó việc đã khó xử lý.

Rà chi phí ẩn và tiền mặt

Đây là chỗ dễ thất thoát nhất theo kiểu âm thầm, vì mỗi khoản đều nhỏ và đều có lý do.

Mở sổ chi, lấy ra danh sách các khoản chi tiền mặt trong ba tháng gần nhất. Xếp theo nhóm và đếm tổng từng nhóm. Nhóm nào không có hóa đơn, không có biên bản, không có người ký là nhóm đáng xem lại.

Cụ thể: tiền công tác, tiền đi lấy hàng, tiền ăn uống tiếp khách, tiền thưởng ngẫu nhiên, tiền mua đồ phát sinh. Mỗi nhóm hỏi ba câu: có cần thiết không, có người duyệt không, có biểu mẫu không.

Tiền chi cho người ngoài nên có phiếu chi có chữ ký. Không có phiếu thì ngày sau không tra được, người nhận cũng không dám nhận lần hai.

Sau đó rà theo từng khung giờ. Những khoản như vậy thường xuất hiện theo quy luật. Nếu tháng nào cũng có một khoản chi 500 nghìn không ai nhớ thì đó không phải chuyện tình cờ.

Rà kho và hàng hỏng

Vào kho đếm lại từng mã, không cần làm một lần mà mỗi ngày, làm một lần kỹ trong khoảng hai tuần.

Bắt đầu từ hàng bán chạy nhất vì số lượng lớn, chênh một đơn vị cũng thấy ngay. Nhóm này chiếm phần lớn giá trị kho, nên kiểm kỹ phần này trước đã được phần lớn giá trị.

Chuyển sang nhóm hàng chậm bán, hàng nằm lâu, hàng không còn bán được nữa. Đây là nơi tiền bị chôn nhiều nhất mà báo cáo lãi lỗi không cho thấy, vì sổ vẫn ghi nó là tồn kho.

Mỗi mã hàng cần biết ba thứ: còn bao nhiêu, bao lâu nằm, còn bán được không. Hàng nằm quá sáu tháng thì nên giảm giá xử lý, giữ lại chỉ là giữ tiền chết.

Hàng hết hạn thì lập danh sách riêng, xử lý trong tháng, đừng để lẫn vào kho hàng bán được.

Rà thủy ngân và chi phí cố định

Khoản này ít ai nghi ngờ nhưng hay bị bỏ sót. Đối chiếu số tiền thật trả hằng tháng với hợp đồng đang ký.

Điện, nước, internet, thuê mặt bằng, dịch vụ bảo trì phần mềm, thuê bao. Tổng chi phí cố định của một cửa hàng nhỏ có thể mỗi tháng 5 triệu, gấp ba số tiền trả điện thoại.

Với hợp đồng dài hạn, rà xem có cần tiếp không. Bị tính phí bảo trì máy tính tiền 500 nghìn một tháng trong khi máy còn tốt thì nên bỏ hợp đồng, trả phí khi thật sự hỏng.

Với phần mềm, rà xem đang trả cho mấy phần mềm không ai dùng. Cửa hàng nhỏ hay đăng ký nhiều dịch vụ rồi bỏ, mỗi năm mất vài triệu mà không ai nhớ.

Với thẻ tín dụng và tài khoản không dùng, cũng nên đóng hết. Còn giữ thẻ tín dụng thì nên cắt, vì thất thoát qua thẻ tín dụng rất khó truy nếu không đăng ký dịch vụ thông báo giao dịch.

Có người đủ tin tưởng để giao việc này không

Không có. Vì vậy phần lớn cửa hàng nhỏ rồi sẽ thuê người ngoài làm một vòng rà soát.

Người phù hợp nhất không nhất thiết là kế toán tài chính. Quan trọng hơn là hiểu ngành bán lẻ và hiểu cách cửa hàng vận hành. Một kế toán không quen bán lẻ sẽ hỏi nhiều thứ không liên quan.

Nếu thuê kế toán thuê ngoài, nên giao việc rà soát cho một người, không chia nhỏ ra nhiều người. Chia nhỏ thì mỗi người chỉ thấy một phần, không ai thấy bức tranh toàn cảnh.

Nhưng trước khi thuê phải chuẩn bị dữ liệu cho sạch. Sổ tồn kho khớp với thực tế, sổ công nợ phải thu phải trả cập nhật, sổ chi có phiếu đầy đủ. Dữ liệu bẩn thì người rà soát cũng không làm được gì.

Một điều nên làm trước khi rà: cho toàn bộ nhân viên biết sẽ có đối chiếu. Không cần nói chi tiết, chỉ cần một câu thôi là đủ. Người biết mình sẽ bị đối chiếu thì hành vi khác hẳn, nhiều chỗ hở tự bịt.

Vá lại sau khi rà xong

Rà soát mà không sửa thì tháng sau lại mất tiền. Cái quy trình cũ tạo ra chỗ hở thì cứ chạy lại là mất tiền lại.

Mỗi chỗ hở tìm ra, ghi thành một quy tắc cụ thể và dán vào chỗ liên quan. Rút tiền cần hai chữ ký thì dán ngay cạnh két. Chi tiền mặt cần phiếu có ký thì dán ở bàn thu chi.

Chọn ba đến năm việc làm được ngay trong tuần đầu, đừng ôm tất cả. Ba việc đó xong, kiểm tra lại sau một tháng xem có thất thoát giảm không.

Cách đo hiệu quả rất đơn giản: so tỷ lệ lợi nhuận tháng này với ba tháng trước khi rà. Nếu tăng lên vài điểm phần trăm thì những việc đã làm đúng. Nếu không đổi, thì chỗ thất thoát nằm ở chỗ khác, thường là ở phần mình chưa nghi ngờ.

Sau khi vá xong, rà lại mỗi quý một lần, mất nửa buổi, soi ba nhóm giá nhập, chi phí tiền mặt, công nợ.

Dùng phần mềm để tự phát hiện sớm

Thất thoát tiền mặt thường không để lại dấu vết gì ngoài số liệu. Phần mềm bán hàng tốt thì tự cảnh báo những thứ này.

Cảnh báo tồn kho âm nghĩa là số bán lớn hơn số nhập, thường là đếm thiếu hoặc nhập thiếu. Cảnh báo giá nhập thay đổi đột ngột so với kỳ trước giúp thấy chỗ ghi sai đơn giá. Cảnh báo chi phí tăng so với tháng trước cho biết có khoản lạ phát sinh.

Báo cáo lợi nhuận theo mã hàng cho thấy mã nào đang lỗ, mã nào đang lãi thật. Nhiều cửa hàng tổng lãi thì tưởng ổn, hóa ra được bù bởi một nhóm mã lỗ âm.

Báo cáo chi tiết tiền mặt theo người thực hiện cho phép nhìn thấy ai rút tiền nhiều bất thường. Không nhằm cáo buộc ai, chỉ để hỏi.

Quan trọng nhất là dữ liệu phải đủ. Hệ thống không ghi chi phí thì không ai kiểm tra được chi phí. Cửa hàng nào nhập liệu đầy đủ hôm nay thì sau ba tháng có thể trả lời gần như mọi câu hỏi về tiền đi đâu, cửa hàng nào ghi tay thì vẫn phải đoán.

Xem thêm tiền mặt lệch sổ xử lý sao để biết cách đối chiếu từng hóa đơn khi phát hiện khoản lệch. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.