Xếp tiền trong két chống nhầm lẫn và giảm thất thoát

Két tiền không tự làm mất tiền. Két tiền bị nhầm lẫn chỉ vì cách xếp và cách đếm. Cửa hàng xếp tiền lộn xộn thì mỗi lần đối chiếu phải đếm lại từ đầu, tốn thời gian, và dễ sót.

Cách đơn giản nhất là quy ước một cách xếp tiền, ai vào cũng làm theo. Quy ước đó không tốn đồng nào nhưng tiết kiệm được nhiều phút mỗi ngày.

Xếp tiền theo mệnh giá

Cách phổ biến nhất và cũng dễ làm nhất là xếp theo mệnh giá, từ lớn xuống nhỏ. Mỗi mệnh giá một vị trí riêng, tiền tờ dẹp phẳng theo mặt, quay cùng một hướng.

Khi cần tiền, lấy từ mệnh giá lớn trước. Khi kiểm kê, đếm theo thứ tự đó. Đếm xong mỗi mệnh giá một số, cộng lại ra tổng.

Mỗi ngày xếp lại một lần sau khi đóng ca. Nếu để qua nhiều ngày, tiền lẫn vào nhau thì việc đếm sẽ lâu hơn nhiều.

Mẹo nhỏ: xếp tiền tờ theo chiều dọc thay vì chiều ngang. Cách này đếm nhanh hơn vì nhìn cạnh tờ dễ phân biệt mệnh giá. Nhiều cửa hàng dùng cách này và tiết kiệm được vài phút mỗi lần đếm.

Tách tiền thối riêng một chỗ

Tiền thối và tiền dự trữ nên tách riêng. Khi đóng ca, tiền dư trong két chuyển sang một chỗ riêng làm tiền đầu ca cho ngày mai, phần còn lại là tiền thối của ngày hôm nay.

Tách riêng thì đếm tiền cuối ngày nhanh hơn. Nếu để chung, người đếm phải tách lại từng đôi, mất thời gian.

Nên có một chỗ riêng gọn cho tiền thối, đặt ở trong két nhưng ở ngăn khác với tiền dự trữ. Đầu ngày thì lấy tiền thối hôm qua ra, bỏ vào két, đem tiền mới ra.

Khay riêng cho tiền thối cũng giúp lấy nhanh trong ngày. Lúc cần thối, không phải mở két ra đếm lại.

Kiểm kê hai lần mỗi ngày

Kiểm kê két một lần lúc đóng ca là chưa đủ. Nên kiểm kê cả giữa ngày, khoảng hai giờ sau khi bắt đầu ca.

Kiểm kê giữa ngày giúp phát hiện sai sót sớm. Sai sót trong ca sáng phát hiện buổi chiều thì còn sửa được. Đến cuối ngày mới phát hiện thì thường khó truy vì giao dịch nhiều và không ai nhớ chi tiết.

Cách kiểm kê nhanh: đếm tiền theo mệnh giá, so với số dư mà phần mềm báo. Nếu khớp thì ghi lại thời điểm kiểm kê. Nếu lệch thì đếm lại một lần nữa trước khi báo chủ.

Kiểm kê hằng ngày giúp xây dựng thói quen. Sau một tháng, việc đếm chỉ mất ba đến năm phút.

Đếm hai người cho ca lớn

Ca có nhiều tiền, hoặc ca có nhiều giao dịch chuyển khoản và tiền mặt, nên có hai người kiểm.

Một người đếm, một người nhìn và ghi. Người đếm đọc số theo từng mệnh giá, người ghi xác nhận. Hai người cùng xác nhận thì khi lệch mới biết chắc lệch ở đâu.

Ca nhỏ chỉ có tiền mặt, ít giao dịch thì một người đếm là đủ. Đừng làm quá tay cho mỗi ca nhỏ, sẽ mất thời gian vào việc không cần thiết.

Quan trọng hơn là hai người không thay nhau. Nếu một người đếm và người kia chỉ nhìn cho có thì không có tác dụng gì.

Ai giữ chìa khóa két

Chìa khóa két nên có một người giữ, thường là người mở ca và cũng là người đóng ca. Một người giữ thì dễ tra, khó đổ lỗi, và tự nhiên có trách nhiệm hơn.

Nếu ca chia khuất giờ, không ai giữ cả ngày, thì chia chìa khóa theo ca. Người giữ chìa khóa của ca nào thì chịu trách nhiệm về tiền trong ca đó, có xác nhận rõ ràng.

Tránh tình trạng nhiều người cùng có chìa khóa. Khi mất tiền thì không biết do ai, và mọi người đều có lý do để nghi ngờ nhau.

Kiểm tra két định kỳ

Két cũng cần được kiểm tra, không chỉ tiền trong đó. Cửa két xoay khó, bản lề lỏng, ổ khóa khó quá hoặc quá dễ. Mỗi tháng nên kiểm một lần.

Ổ khóa khó quá thì ca sau mở nhiều lần sẽ bị nghẽn, mỗi lần phải thử mấy lần. Lúc đông khách thì mất thời gian. Ổ khóa dễ quá thì không có tác dụng gì.

Ngoài ra nên kiểm tra xem két có chống cháy không, có chống cậy không. Két nhẹ quá thì có thể bị khiêng đi, kể cả khi khóa có tốt.

Xử lý khi két bị lệch số

Khi kiểm kê thấy két lệch, đừng vội kết luận là mất tiền. Có ba khả năng phổ biến: đếm sai, ghi thiếu, hoặc thực sự thiếu.

Bước đầu tiên là đếm lại, có người khác nhìn xác nhận. Đếm lại mà khớp thì lỗi ở lần đếm đầu, ghi nhận và thôi.

Đếm lại mà vẫn lệch thì xem lại giao dịch gần nhất. Thường có một món bán thiếu, hoặc một lần thối tiền quá chưa ghi. Xem số liệu trong phần mềm theo giờ sẽ thấy chỗ lệch.

Nếu xem lại mà không thấy nguyên nhân, thì ghi nhận khoản lệch và báo chủ cửa hàng. Chờ thêm vài ngày, thường sẽ tự ra nguyên nhân.

Xem thêm xử lý tiền mặt lệch sổ và quỹ tiền mặt nên giữ bao nhiêu. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.