Đào tạo nhân viên mới trong 3 ngày đi làm được ngay

Người mới vào cửa hàng mà chủ để tự học thì mất cả tuần mới làm quen. Đa số cửa hàng nhỏ không có thời gian dài như vậy. Cách nhanh nhất là dạy đúng ba thứ trong ba ngày: hàng, tính tiền, ca trực. Người mới có ba thứ đó thì đứng quầy là được.

Không cần dạy đủ ba trăm món trong tuần đầu. Chỉ cần dạy ba mươi món bán chạy nhất, nó chiếm phần lớn doanh thu trong ngày. Phần còn lại dạy dần, người mới học cũng nhanh hơn là học một lần ba trăm món.

Ngày đầu: làm quen hàng và kho

Ngày đầu tiên không cho đứng quầy một mình. Việc chính là dẫn đi một vòng cửa hàng và chỉ mặt hàng: hàng nào ở kệ, hàng nào trong kho, hàng nào người khác không mua. Đi một vòng thì người mới nhớ được vị trí, sau này khách hỏi là tìm ngay.

Chỉ ba mươi món bán chạy nhất, ghi tên và mã món vào một tờ giấy nhỏ. Người mới cầm tờ giấy đó trong ba ngày đầu thì trả lời khách khá nhanh, không cần mở phần mềm tra.

Cho người mới tự đếm hàng bán chạy còn bao nhiêu trong kho, ghi số thực tế vào sổ. Sau đó đối chiếu với số trên phần mềm. Bước này nói cho người mới biết là cửa hàng có quy trình kiểm hàng, chứ không phải người đâu nói gì cũng được.

Nếu kho đang lộn xộn thì ngày đầu cũng dùng để sắp xếp lại kho. Chia kho theo nhóm hàng, dán nhãn kệ rõ ràng để người mới tìm hàng thật nhanh mà không mất công hỏi.

Ngày hai: học quy trình tính tiền

Đây là ngày quan trọng nhất. Người mới tính tiền sai một lần là để lại cảm giác khó chịu cho khách, khó sửa lại sau này. Dạy từ thao tác đơn giản nhất: quét mã hàng, in hóa đơn, đọc số tiền, nhận tiền, thối tiền.

Dùng ví dụ cụ thể. Khách đưa một trăm nghìn, hàng hai mươi sáu nghìn thì thối bảy mươi bốn nghìn. Khi người mới nhìn thì hiểu ngay hơn là đọc một trang sách. Nhắc nhiều lần thì nhớ lâu hơn đọc.

Dạy luôn cách xử lý khi khách không trả đúng: không có tiền lẻ thì lấy tờ lớn hơn, thiếu tiền thì cho khách nói trước khi thanh toán. Trường hợp khách không đủ thì nên hỏi khách có muốn bỏ một món nhỏ hay không, đừng tự ý bỏ hàng khách chọn.

Cho người mới tập tính tiền bằng tiền thật, bắt đầu từ ca vắng. Ngày đông thì chỉ nên làm một phần quét hàng còn khâu thu ngân để người cũ. Tính tiền chính xác là kỹ năng cần tập trước, không phải làm nhanh trước.

Ngày ba: thử bán cùng nhân viên cũ

Ngày thứ ba là đứng quầy thật, có nhân viên cũ đi cùng để hỗ trợ. Khách nào khó trả lời thì người cũ trả lời, kết ca thì hai người cùng kiểm tiền. Người mới không phải một mình chịu trách nhiệm.

Làm một ca buổi sáng với người cũ thì sau đó làm được ca chiều, ca tối. Người mới không nên làm ca đêm đầu tiên, vì ca đêm khách ít hơn mà sẽ để lại mệt cho ngày thứ tư.

Cuối ca thứ ba thì hỏi người mới đã tự tin chưa. Nếu đã tự tin thì ngày thứ tư đứng ca một mình, có người cũ bên cạnh. Nếu chưa tự tin thì lặp lại ngày thứ ba thêm một lần, không nên bỏ qua.

Dạy về sản phẩm khách hay hỏi

Khách hay hỏi là vài câu, không phải hàng trăm câu. Nhân viên lang giúp những câu dễ nhất. Còn những câu hỏi về sản phẩm thì người mới cần biết.

Hỏi giá bao nhiêu. Giá này có giảm cho mua hàng nhiều không. Hàng mới về có không. Tên công ty bán sản phẩm là gì. Mấy câu này người mới nghe cả buổi thì hôm cuối tuần đã trả lời được mà không cần ai chỉ.

Không cần người mới giải thích hết về sản phẩm như nhân viên kỳ cựu. Chỉ cần biết tên hàng, giá, còn hay hết, có bán kèm gì được là đã đủ bán phần lớn khách tới cửa hàng.

Hỏi sản phẩm khách hay chọn: đừng bán gì cần so sánh quá nhiều. Nếu khách hỏi hai kiểu giống nhau thì nói luôn kiểu nào đang chạy, để khách chọn nhanh. Bước này cần luyện tập vài lần mới nói mồm nhanh được.

Dạy cách xử lý khi khách phàn nàn

Khách hay nói vài câu trong lúc quá đông. “Hàng này chỉ giá liên kết là bao nhiêu”, “có bán không”, “thôi để tôi xem”. Người mới nói được những câu này thì giữ khách tốt hơn.

Khi khách nói sản phẩm này có khác nơi khác. Người mới nên nói: “Cửa hàng mình chuyên bán loại này, nên được hàng tốt hơn”. Không nên phản bác khách, cũng không nên im lặng cười.

Nếu khách nói sản phẩm cũ xịn hơn, ví dụ như khách nói “giày này trước giá bán bằng một nửa”, thì người mới nên nói: “Giá này có khác nơi khác một chút, nhưng hàng chính hãng thì giá vẫn vậy”. Không cần dài.

Khách khó thì nên nói “em xin lỗi, để em hỏi lại quản lý giúp anh chị ngay”. Không phải lỗi ai thì đợi lâu cũng bị khách dí, hỏi giúp sẽ chuyển sang hướng khác nhẹ hơn.

Dạy về kho: kiểm hàng, sắp xếp, ghi phiếu

Vào ngày thứ hai hoặc thứ ba nên chỉ cho người mới vị trí kho, cách đếm hàng và ghi số. Cửa hàng nào kho không sắp xếp thì người mới sẽ không tìm được hàng, đến lúc khách hỏi mất cả buổi.

Mỗi mã hàng trong kho nên có thẻ ghi tên và giá. Người mới chỉ cần nhìn thẻ là biết mã nào, giá bao nhiêu, ở đâu. Thẻ nên dán ở mặt trước kệ, không để trong hộp, vì người mới không mở hộp ra tìm.

Kiểm hàng trong kho không cần tính tiền nhanh, chỉ cần kiểm đúng. Người mới sai ở khâu này dù nhiều lần thì cũng không sao, nhưng sai nhiều thì sửa lại từ đầu. Sai những lần đầu thì dễ sửa, sai lâu rồi thì phải dọn lại.

Nếu cửa hàng có nhiều kho thì dạy từng kho một. Cửa hàng chỉ có một kho thì dạy kho đó xong rồi cho người mới tự tìm, không cần giải thích lại.

Dạy công việc bên cạnh quầy

Mở cửa đầu ngày, đóng cửa cuối ngày, lau quầy trước khi mở, dọn rác trong quầy trước khi đóng. Mấy việc nhỏ này không ai dạy trước thì người mới phải hỏi hết. Nói một lần rồi người mới làm được vài tuần.

Với cửa hàng bán lẻ thì cần biết lau sàn, lau quầy, sắp xếp kệ. Với cửa hàng bán buôn thì cần biết ghi phiếu, nhập kho, đối chiếu hóa đơn. Phân ra rõ ràng để người mới không mất thời gian học những việc chưa cần.

Dạy luôn cách gọi khách bị lạc về chỗ. Nếu cửa hàng có biển hiệu chỉ hướng, tên tầng, vị trí hàng hóa thì dạy luôn cách chỉ đường khách. Khách lạc mất thời gian chờ đợi của người đang mua hàng, tốn cho cả cửa hàng.

Nếu cửa hàng có quầy bán đổi trả hàng thì dạy người mới cách kiểm hàng, ghi hóa đơn, trả tiền. Quầy trả đổi thường xử lý sai nhiều nhất, người mới cần biết quy trình chính xác hơn người mới khác.

Dạy phần mềm hay dùng

Cửa hàng nhỏ thì chỉ dùng một hoặc hai phần mềm, không cần nhiều. Phần mềm tính tiền và phần mềm quản lý kho là hai cái chính. Người mới cần biết cách mở, cách đăng nhập, cách in hóa đơn. Còn những chức năng sâu thì người mới không cần học ngay.

Phần mềm tính tiền dạy về cách quét hàng, cách đổi hàng, cách hủy hóa đơn, cách in hóa đơn. Quầy bán hàng dùng cái này là nhiều nhất. Người mới biết bốn thao tác này là làm được hầu như mọi việc.

Phần mềm quản lý kho dạy về cách nhập hàng, cách kiểm kho, cách xuất hàng. Người mới làm hàng ngày thì sau ba ngày cũng biết. Cửa hàng có phần mềm riêng thì dạy luôn cách dùng riêng.

Có một việc dạy mà nhiều cửa hàng bỏ qua: dạy người mới mở khóa, sửa, xuất báo cáo. Mỗi người nên có tài khoản riêng, không dùng chung một tài khoản của cửa hàng. Như vậy sau này tra ai làm sai sẽ biết ngay.

Sắp xếp thời gian học hợp lý

Người mới vào cửa hàng thường làm theo thói quen cũ của họ. Ngày đầu tiên có thể đi trễ, ngày thứ hai không nói gì, ngày thứ ba mới bắt nhịp. Người mới chưa biết cửa hàng cần người thế nào, cứ từ từ dạy.

Cách dạy nên chia làm ba mảng: dạy lý thuyết một lúc, dạy thực hành một lúc, rồi ngồi làm thử. Lý thuyết cần thời gian lâu, thực hành cần thời gian ít. Ngồi làm thử thì đến ngày thứ ba đã quen.

Không nên ngồi dạy người mới quá lâu. Dạy một tiếng một lần là vừa, vì ngồi lâu hai bên đều mệt. Dạy xong thử việc một lúc rồi lại dạy một tiếng nữa. Lặp lại nhiều lần như vậy thì nhớ.

Với cửa hàng bán hàng giờ đông thì dạy vào buổi sáng, không dạy vào buổi trưa vì người mới mệt. Buổi chiều thì người mới làm việc cùng người khác. Buổi tối thì dạy những việc nhỏ vì ca tối ít khách.

Ghi số và đối chiếu sổ vào cuối ca

Người mới nên ghi số tiền bán được trong ngày vào sổ, đối chiếu với phần mềm một lần cuối ca. Bốn thao tác: tổng doanh thu, tổng tiền mặt, tiền chuyển khoản, hàng hóa còn lại. Bốn số này khớp nhau thì ca đã đóng.

Đối chiếu số với phần mềm chứ không phải với số ghi nhớ. Số ghi nhớ thì dễ sai, phần mềm là số chính thức. Nếu hai số lệch thì tính lại từ đầu, không nên ghi sai rồi bỏ qua.

Đóng ca xem bài đóng ca đối soát tiền cuối ngày sẽ biết chi tiết hơn. Người mới cần biết những bước cơ bản: đếm tiền mặt, ghi số vào phần mềm, kiểm hóa đơn, bàn giao cho ca sau.

Nếu ca lệch tiền nhiều quá thì không nên bỏ qua mà nên tìm nguyên nhân. Có thể người mới tính sai, có thể khách nợ, có thể bán bán mất tiền. Tìm nguyên nhân rồi sửa thì tiền lệch không lần nào giống lần trước.

Xử lý khi người mới làm sai

Người mới làm sai là chuyện bình thường. Cách xử lý không phải là quát, mà là cho họ biết lỗi ở đâu, sửa thế nào, và lần sau làm thế nào để không sai. Quát thì người mới sợ, không dám hỏi lại, lỗi lặp lại.

Nếu lỗi nhỏ như in hóa đơn sai thì nói luôn ở chỗ đó. Nếu lỗi lớn như thưa tiền cho khách thì nên nói riêng, không nên nói trước khách hàng. Khách hàng nghe nhân viên cãi nhau thì không mấy vui.

Người mới làm sai nhiều lần thì nên hỏi xem khó ở chỗ nào. Có thể là do không hiểu quy trình, có thể là do quy trình không hợp lý, có thể là do người mới không có tố chất. Phân loại nguyên nhân thì mới biết cách dạy.

Nếu sau ba ngày người mới vẫn làm sai nhiều thì nên nói rõ: cần học thêm một thời gian mới tiếp tục. Nếu sau một tuần vẫn làm sai nhiều thì nên hỏi xem có muốn tiếp tục không. Nói rõ ràng giúp cả hai bên tránh mất thời gian.

Khi nào nên coi người mới là nhân viên thật

Khoảng sau một tuần thì người mới biết được quy trình cửa hàng. Còn phần lớn thì vẫn cần người cũ hướng dẫn. Khi nào người mới có thể tự đứng quầy một buổi, không cần hỏi gì nữa thì có thể coi như nhân viên thật.

Cần có người khác trong cửa hàng. Nếu chỉ có người mới và một nhân viên cũ thì người cũ phải làm cả hai việc. Nếu cửa hàng có ba người trở lên thì người mới có thể đứng quầy riêng một phần.

Tăng ca từ từ cho người mới. Ngày đầu tiên một ca thì ngày thứ hai hai ca, ngày thứ ba ba ca. Nếu người mới xin làm ca đêm, ngày thứ ba đầu tiên thì nên để họ làm một ca ngắn, không nên làm cả đêm.

Nếu người mới nói muốn làm ca tối thì cho làm thử một tối, không nên nhận liền. Vì người mới nếu không biết ca tối thế nào sẽ mệt, ca tối thì khách ít mà nhân viên vẫn đứng suốt, rất tốn sức.

Người mới làm vỡ hàng thì sao

Trong tuần đầu, người mới hay làm vỡ hàng, đặc biệt là hàng kính, hàng gốm. Nên chuẩn bị sẵn túi thiết kế để người mới để hàng vỡ, không để trên quầy gây bẩn. Nếu người mới hỏi đã vỡ phải trả bao nhiêu thì nói rõ quy định trước.

Quy định cửa hàng về hàng vỡ nên nói trước với người mới khi đào tạo. Người mới biết quy định thì làm sai vẫn dám báo, còn không biết thì giấu mất hàng vỡ. Chi tiết xử lý khi người mới làm vỡ hàng có bài riêng đào tạo kỹ năng bán thêm cho nhân viên.

Hàng vỡ thì phải ghi số lượng vào sổ, chụp ảnh, ghi số tiền bị mất. Cửa hàng nào có phần mềm thì nên ghi vào phần mềm luôn. Sau đó báo chủ cửa hàng để chủ tính cách xử lý.

Không nên quát người mới vì hàng vỡ. Hàng vỡ là tai nạn, không phải cố tình. Quát thì người mới sợ, lần sau không dám báo. Quan trọng là tính tiền và sửa phần có lỗi đi.

Đào tạo nhân viên part-time

Nếu cửa hàng tuyển nhân viên part-time thì cũng đào tạo ba ngày, nhưng chỉ một ca mỗi ngày. Ca đó có thể là ca sáng hoặc ca tối tuỳ thời gian của họ. Không nên ép họ làm hai ca trong một ngày đầu.

Nhân viên part-time thì dạy những việc dễ nhất trước, ví dụ lau quầy, xếp hàng, phụ bán. Để họ quen rồi mới dạy tính tiền. Vì tính tiền đòi hỏi tập trung cao, không quen việc thì khó học.

Nếu nhân viên part-time có thời gian học ít thì dạy nhanh hơn. Một ca bốn tiếng thì có thể dạy hết hàng và tính tiền trong ba ca. Một ca hai tiếng thì có thể dạy trong năm ca. Cứ cho đủ số lần học là được.

Ca làm của nhân viên part-time nên giữ ổn định. Nếu mỗi ngày đổi ca thì họ khó nhớ quy trình. Ví dụ họ làm ca sáng thì nên làm ca sáng liên tục, không nên đổi sang ca tối. Một khi đã quen ca nào thì giữ ca đó.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.