Họp cửa hàng ngắn gọn mà ai cũng nhớ việc làm

Nhiều chủ cửa hàng nhỏ sợ họp vì thấy mất thời gian. Cái gì cũng nói miệng, ai nhớ được phần mình. Họp mà không có kết quả thì đúng là mất thời gian. Họp có kết quả thì mười lăm phút mỗi tuần tiết kiệm cả tuần mệt mỏi.

Họp cửa hàng nhỏ không cần phòng họp, không cần máy chiếu. Chỉ cần tất cả mọi người đứng lại một chỗ, có người chủ trì và có giấy ghi việc.

Xác định rõ mục đích cuộc họp

Họp để giải quyết việc gì thì nói việc đó. Đừng họp kiểu “xem có chuyện gì mới không” vì lúc đó ai muốn nói gì cũng được, cả tiếng đồng hồ không xong.

Mục đích thường gặp: báo cáo doanh thu tuần, phân ca mới, xử lý một vấn đề cụ thể, thông báo chương trình khuyến mãi. Mỗi buổi họp chỉ nên có một đến hai mục đích. Nhiều hơn thì chia thành nhiều buổi.

Trước buổi họp, người chủ trì chuẩn bị sẵn nội dung. Không chuẩn bị mà nghĩ gì nói nấy thì cuộc họp kéo dài và loãng.

Giới hạn thời gian cụ thể

Đặt đồng hồ 15 phút. Đến giờ thì kết thúc, dù còn dang dở. Nhân viên biết trước giờ nào xong thì tập trung hơn, không lan man.

Nếu việc chưa xong thì hẹn buổi khác. Đừng vì chưa xong mà kéo dài thêm nửa tiếng. Mỗi buổi họp kéo dài là mỗi lần nhân viên nghĩ “họp lại mất thời gian”.

Mỗi người chỉ nói một việc

Họp cửa hàng nhỏ không cần ai phát biểu dài. Mỗi người chỉ nói phần việc của mình: hôm nay làm gì, vướng mắc gì, cần ai hỗ trợ gì.

Nếu ai nói lạc đề thì nhắc nhẹ: việc này để trao đổi riêng sau, giờ chỉ nói việc chung. Không cần cắt ngang thô lỗ, chỉ cần giữ nhịp.

Phân công việc rõ ràng

Mỗi việc được giao ra phải có người chịu trách nhiệm và thời hạn. Đừng nói chung chung “ai rảnh thì dọn kho”. Nói “anh Minh dọn kho xong trước 5 giờ chiều nay”.

Việc giao miệng dễ quên. Ghi lên bảng hoặc giấy dán ở quầy, ai cũng nhìn thấy. Ca sau đọc vào biết ngay mình phải làm gì.

Hết tuần họp lại, xem việc nào xong việc nào chưa. Chưa xong thì hỏi lý do, không trách. Lý do hợp lý thì chuyển sang tuần sau, không hợp lý thì đổi người.

Lắng nghe ý kiến nhân viên

Họp không phải buổi thuyết trình của chủ. Hỏi nhân viên xem ca trước có khó khăn gì không, khách hỏi nhiều nhất cái gì, kệ nào hay thiếu hàng. Thông tin từ người bán hàng trực tiếp giá trị hơn mọi báo cáo.

Nếu nhân viên góp ý hợp lý thì thử làm ngay trong tuần đó và báo lại kết quả. Người ta thấy ý kiến của mình được làm thật thì buổi sau tích cực góp ý hơn.

Không phải mọi ý kiến đều làm được. Nhưng ít nhất lắng nghe và giải thích tại sao làm hoặc không làm. Sự tôn trọng này giữ được đội ngũ tốt hơn tiền thưởng.

Ghi lại biên bản ngắn

Sau buổi họp, ghi 3 đến 5 dòng: việc gì, ai làm, khi nào xong. Dán ở quầy hoặc gửi vào nhóm chat của đội. Cả tuần đọc lại là nhớ.

Biên bản không cần đẹp, không cần chi tiết. Chỉ cần đủ để ca sau nhìn vào biết việc của mình. Họp xong không ai nhớ thì bằng không họp.

Họp đột xuất khi có sự cố

Có những việc không đợi được đến buổi họp tuần: mất hàng, khách khiếu nại lớn, thiết bị hỏng hàng loạt. Lúc đó họp đột xuất ngay, 5 đến 10 phút, chỉ bàn việc đó.

Họp đột xuất thì càng phải gọn. Nói rõ sự cố là gì, ai xử lý, xong trước lúc nào. Không bàn chuyện khác, không nhắc lỗi cũ. Xong việc là giải tán, ai về chỗ nấy.

Sau họp đột xuất, ghi lại kết quả vào sổ như họp thường. Ghi để tuần sau họp lại còn biết việc đó xong chưa. Không ghi thì họp đột xuất xong cũng như không.

Dùng nhóm chat thay họp vặt

Việc nhỏ, thông báo nhanh thì nhắn nhóm chat, đừng gọi họp. Giá món mới đổi, khách hẹn giờ nào, hàng về lúc mấy giờ. Nhắn một dòng là cả đội biết.

Nhóm chat chỉ dùng cho việc chung. Chuyện riêng thì nhắn riêng, đừng làm phiền cả nhóm. Quy định này nói rõ từ đầu để nhóm chat không thành chỗ tán gẫu.

Tin quan trọng thì ghim lên đầu nhóm. Ai vào sau đọc tin ghim là nắm được việc. Cuối tuần xóa tin cũ, ghim tin mới. Nhóm chat gọn thì thông tin mới đến được đúng người.

Đánh giá hiệu quả cuộc họp

Tháng một lần, tự hỏi ba câu: họp có đúng giờ không, việc giao ra có xong không, nhân viên có ngại đi họp không. Ba câu đều tốt thì cách họp đang ổn.

Việc giao ra mà tuần nào cũng dang dở thì vấn đề nằm ở cách giao, không phải ở nhân viên. Giao ít việc hơn, thời hạn cụ thể hơn, người chịu trách nhiệm rõ hơn. Họp sau sẽ khác ngay.

Nhân viên ngại đi họp thì hỏi thẳng lý do. Họp dài quá, họp giờ xấu, họp toàn bị mắng. Biết lý do rồi sửa, đừng ép họ đi trong ấm ức. Người đi họp vui vẻ thì làm việc cũng vui vẻ.

Họp với từng người khi cần

Có những chuyện không nói được trước cả đội: góp ý thái độ, bàn tăng lương, hỏi lý do hay nghỉ. Những chuyện này họp riêng một đối một, 10 phút là đủ.

Họp riêng thì chọn chỗ kín, không ai nghe thấy. Nói thẳng vấn đề, nghe họ nói, chốt cách sửa. Xong rồi thôi, không nhắc lại trước đội.

Mỗi tháng họp riêng với từng nhân viên một lần cũng tốt. Hỏi họ làm có ổn không, cần gì không, có ý kiến gì không. Mười phút này giúp chủ nắm được tâm tư cả đội mà họp chung không bao giờ nghe được.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.