Bán hàng đơn đảo dịp lễ Tết xử lý sao cho ổn

Dịp lễ Tết, đơn đảo tăng gấp nhiều lần so với ngày thường. Khách đặt quà tặng, đặt hàng về quê, đặt đồ dùng cho gia đình. Cùng lúc đó, nhà cung cấp chậm trễ, nhân viên về quê sớm, và cửa hàng vẫn phải mở cửa bán lẻ.

Đơn đảo khác đơn lẻ ở chỗ: khách trả tiền trước một phần, hàng giao sau vài ngày. Nếu không quản lý thì dễ xảy ra tình trạng hết hàng mà vẫn nhận đơn, hoặc có hàng mà không biết thuộc đơn nào. Cả hai đều mất khách.

Phân loại đơn theo ngày giao

Đơn đảo cần ghi rõ ngày giao, không chỉ ghi là dịp Tết. Ngày giao quyết định thứ tự xuất hàng, cũng quyết định việc đặt hàng bổ sung.

Chia đơn thành ba nhóm: giao trước Tết, giao đúng ngày Tết, và giao sau Tết. Mỗi nhóm có thời gian chuẩn bị khác nhau. Nhóm giao trước Tết cần xuất hàng sớm nhất, nhóm giao sau Tết có thể xuất trong dịp lễ.

Ghi ngày giao vào phiếu đơn ngay khi chốt, không ghi tay trong đầu. Nhiều cửa hàng ghi ngày giao bằng miệng, đến lúc xuất hàng thì nhầm lẫn, khách nhận trễ.

Kiểm tồn kho thật trước khi chốt đơn

Đếm tồn kho trực tiếp trong kho, không dựa vào sổ hay phần mềm. Đếm xong đối chiếu với số đã bán, phần chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân.

Nhiều cửa hàng đếm tồn một lần rồi tin số đó cả tháng. Thực tế hàng vào ra liên tục, số cũ sai dần. Đếm tồn mỗi tuần một lần là tối thiểu, đếm mỗi ngày là tốt nhất vào dịp cao điểm.

Tồn kho thật phải trừ đi hàng đã đặt mà chưa xuất. Ví dụ kho có một trăm sản phẩm, đã đặt mười sáu sản phẩm thì tồn thật chỉ còn tám mươi bốn. Chốt đơn vượt quá số này là hứa khách không được.

Xác nhận lại địa chỉ và số điện thoại

Gọi điện xác nhận lại địa chỉ và số điện thoại trước khi xuất hàng, không chỉ tin vào tin nhắn. Khách đặt hàng qua mạng thường ghi địa chỉ tắt, hoặc ghi số điện thoại cũ.

Nếu khách không bắt máy thì không xuất hàng, chờ khách gọi lại. Giao sai địa chỉ thì phải chịu phí chuyển lại, và khách cũng bực vì nhận trễ.

Địa chỉ ghi rõ số nhà, tên đường, phường xã, quận huyện, tỉnh thành. Không ghi chung chung là ở khu vực nào đó. Số điện thoại phải là số khách dùng thường xuyên, không phải số chỉ dùng khi đặt hàng.

Chốt đơn trước ngày giao ba ngày

Chốt đơn trước ngày giao ít nhất ba ngày, để có thời gian kiểm tồn và đặt hàng bổ sung. Nếu chốt trước một tuần thì còn thời giao dịch với nhà cung cấp, giá cũng tốt hơn.

Chốt quá sớm thì khách đổi ý nhiều, chốt quá gần thì không kịp chuẩn bị. Ba ngày là mức cân bằng: khách còn nhớ rõ mình đặt gì, tiệm còn thời gian xử lý.

Nên có chính sách hủy đơn rõ ràng: hủy trước hai ngày thì hoàn lại toàn bộ tiền đặt cọc, hủy trong hai ngày cuối thì giữ một phần. Chính sách này giúp giảm tỷ lệ khách hủy đơn vô lý.

Đặt cọc để giữ đơn

Đặt cọc một phần giá trị đơn giúp giảm tỷ lệ khách hủy. Khách đặt cọc rồi thì ít hủy hơn, vì hủy là mất tiền. Tiệm cũng có tiền để đặt hàng trước, không phải bỏ tiền túi.

Mức đặt cọc thường là ba mươi phần trăm giá trị đơn. Khách đặt cọc ba mươi phần trăm, thanh toán phần còn lại khi giao hàng. Nếu khách hủy thì giữ cọc, nếu tiệm không giao được thì hoàn lại cọc cộng thêm phạt.

Nên ghi rõ chính sách đặt cọc vào phiếu đơn, không chỉ nói bằng miệng. Ghi rõ thì khách biết trước, cũng để tiệm có căn cứ xử lý khi có tranh chấp.

Xuất hàng theo ngày giao

Xuất hàng theo thứ tự ngày giao, không xuất theo thứ tự khách gọi điện. Đơn nào giao trước thì xuất trước, dù khách đơn sau có gọi điện hỏi.

Nên có khu vực riêng cho đơn đã xuất, tách biệt với hàng bán lẻ. Không tách thì dễ lẫn, hàng đã xuất lại bán lẻ, đến lúc giao thì không còn.

Mỗi đơn đã xuất cần ghi rõ: tên khách, số điện thoại, địa chỉ, ngày giao, và tình trạng đã xuất hay chưa. Ghi rõ thì nhân viên khác cũng biết, không phải hỏi lại.

Giao hàng đúng hẹn

Giao hàng đúng ngày đã hẹn, không giao sớm khách không nhà, không giao trễ khách đã chờ. Giao sớm thì khách không nhà, hàng phải mang về, tốn công. Giao trễ thì khách bực, đặc biệt là quà tặng.

Nên gọi điện xác nhận trước khi giao, hỏi khách có nhà không. Nếu khách không nhà thì hẹn lại giờ khác, không giao và mang về. Mang về thì phải kiểm lại hàng, để không bị hư hỏng trong lúc chờ.

Giao xong thì chụp ảnh hàng đã giao, kèm theo biên bản giao nhận. Ảnh và biên bản này là bằng chứng nếu sau này có tranh chấp.

Xử lý khi khách hủy đơn

Khách hủy đơn thì hỏi lý do, không cứng nhắc giữ đơn. Nếu hàng đã đặt về thì thương lượng hoàn một phần tiền đặt hàng. Nếu hàng chưa đặt thì hoàn lại toàn bộ tiền đặt cọc.

Nên ghi rõ chính sách hủy đơn ngay khi chốt, để khách biết trước. Chính sách rõ ràng giúp giảm tỷ lệ khách hủy đơn vô lý, cũng giúp tiệm có căn cứ xử lý.

Khách hủy nhiều thì nên xem lại chính sách đặt cọc. Có thể tăng mức cọc, hoặc rút ngắn thời gian chốt đơn. Khách hủy ít thì giữ nguyên chính sách, vì chính sách quá cứng làm khách e ngại đặt.

Phân biệt đơn đảo và đơn lẻ

Đơn đảo và đơn lẻ khác nhau ở cách xử lý. Đơn lẻ khách chọn hàng rồi thanh toán ngay tại quầy, hàng xuất luôn. Đơn đảo khách đặt trước một phần tiền, hàng xuất vài ngày sau.

Đơn đảo cần chăm chăm ghi chép, vì có khoảng cách giữa lúc đặt và lúc giao. Thiếu ghi chép thì dễ quên, và quên thì mất khách.

Đơn đảo cũng có rủi ro riêng. Nhà cung cấp chậm hàng, nhân viên về quê Tết, tồn kho bị sai số. Ba rủi ro này cần xử lý trước chứ đợi đến khi khách gọi điện hỏi mới chạy thì đã muộn.

Nên tách đơn đảo thành một phần xử lý riêng: nhân viên riêng theo dõi, ghi chép đầy đủ, kiểm tồn kho riêng. Xử lý đơn đảo và đón khách lẻ bằng cùng một quy trình thì bị rối.

Tổng kết sau Tết để năm sau tốt hơn

Qua Tết tuần đầu tiên nên đếm tồn còn lại trong kho. Đếm cho hết cả kho, không chỉ đếm mấy món bán chạy. Đếm xong đối chiếu với số đã bán, chỗ nào lệch thì tìm nguyên nhân.

Đơn nào hủy thì ghi lý do. Đơn nào giao trễ thì ghi nguyên nhân. Ba lý do hủy thường lặp lại mỗi năm: hết hàng, chậm hàng từ nơi khác chuyển về, thiếu nhân viên giao. Biết trước thì năm sau tính trước.

Ghi lại thông tin nhà cung cấp nào làm việc tốt, nhà nào chậm hàng. Mùa Tết năm sau lại bán, lúc đó nên ưu tiên nhà nào đã giúp mình giữ được khách về thời gian và chất lượng tốt.

Viết bài này dùng để xử lý gì

Bài này dành cho cửa hàng bán lẻ nhỏ, nhận đơn đảo dịp lễ Tết, số đơn mỗi dịp từ một trăm đến năm trăm. Nguyên tắc lớn nhất: phân loại đơn theo ngày giao, kiểm tồn thật, xác nhận địa chỉ trước khi xuất.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.

Quy trình từ lúc nhận đơn đến lúc giao

Một đơn đảo đi qua sáu bước: tiếp nhận, xác nhận, đặt hàng, chuẩn bị, giao hàng, và thu tiền còn lại. Mỗi bước nên có một người phụ trách chính, người còn lại hỗ trợ khi bận.

Tiếp nhận thì lấy đủ thông tin: tên khách, số điện thoại, địa chỉ, danh sách món, và ngày khách cần nhận. Thiếu một thông tin sau này phải gọi lại hỏi, mất thời gian hơn hỏi ngay lúc nhận.

Xác nhận thì gọi lại để chốt lại địa chỉ và tổng tiền, đồng thời báo khách thời gian giao dự kiến. Xác nhận xong mới thu tiền đặt cọc, đừng thu tiền trước rồi mới xác nhận.

Đặt hàng thì kiểm tồn kho trước, thiếu bao nhiêu thì đặt bổ sung bao nhiêu. Không nên đặt thừa vì tiền nhà cung cấp nằm trong tiệm, cuối Tết lại phải xử lý hàng thừa.

Chuẩn bị thì kiểm tra hàng theo phiếu, gói kín, dán nhãn có tên khách và địa chỉ. Đơn nào không có nhãn thì rất dễ nhầm khi xếp chồng nhiều thùng.

Giao hàng thì chụp ảnh và lấy biên bản giao nhận. Thu tiền còn lại thì thu khi khách nhận hàng, hoặc chuyển khoản trong vòng ba ngày.

Đóng gói và giao hàng cho khách ở xa

Khách ở tỉnh khác thì phải gửi qua đơn vị vận chuyển. Đóng gói cần chắc hơn hàng bán tại cửa hàng, vì đi đường xa dễ vỡ.

Món dễ vỡ như bình thủy tinh, chén sứ, hay hộp bánh kẹo phải bọc bông lót và chèn xung quanh. Món dễ méo như trái cây, bánh kẹo mềm, và áo quà, nên đóng riêng khỏi món nặng.

Trước khi gửi, chụp ảnh toàn bộ hàng đã đóng gói. Ảnh này là bằng chứng nếu hư hỏng xảy ra trên đường vận chuyển, khiếu nại sẽ nhanh hơn nhiều.

Chọn đơn vị vận chuyển có bảo hiểm hàng, phí cao hơn một chút nhưng đỡ thua nhiều khi có hỏng. Gửi bằng bưu điện nhanh, khách chờ lâu thì hay hủy đơn rồi mua ở chỗ khác.

Ghi rõ thời gian dự kiến nhận cho khách, không hứa chắc chắn vì thời gian vận chuyển phụ thuộc đường giao thông và thời tiết.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.