Theo dõi date hàng thực phẩm cho khỏi hết hạn

Có những món trong kho của một cửa hàng nhỏ, lúc nhập về thì lời cả chục nghìn mỗi thùng, đến lúc đem đi bỏ thì lỗi cả vốn lẫn tiền vận chuyển. Nguyên nhân thường không phải hàng kém, mà vì lúc sắp xếp hàng ai cũng xếp theo mã, xếp theo loại, xếp cho tiện tay lúc nhập, chứ không ai đứt một tháng rồi đi hỏi món nào còn date ngắn nhất.

Theo dõi date nghe như việc nhỏ, nhưng đây là việc quyết định bao nhiêu tiền nằm lại trong kho và bao nhiêu tiền biến thành rác. Làm đúng thì mỗi tháng lấy lại được một khoản không nhỏ, mà không tốn thêm một đồng chi phí nào.

Hết hạn một ngày mất bao nhiêu tiền thật

Tính thử một món quen thuộc. Nhập một thùng sữa tươi với giá vốn ba trăm nghìn, bán giá bốn trăm nghìn, lời mỗi hộp một trăm nghìn. Đến ngày thứ ba thì một phần ba thùng phải bỏ. Một trăm nghìn lời biến thành ba trăm nghìn lỗ, chưa tính tiền thùng rác, chưa tính công dọn, chưa tính mặt bằng mà hàng nằm chiếm chỗ.

Nhân lên một mặt hàng, rồi nhân lên mười mặt hàng trong quán, mỗi tháng chỉ vậy thôi đã mất vài chục triệu. Đó là con số của một cửa hàng làm ăn tạm được, không phải cửa hàng đông khách. Cửa hàng đông khách hàng chạy nhanh hơn nên ít hàng tồn cuối ngày, lỗ này không lộ ra rõ.

Ngoài tiền ra còn hai thứ nữa. Một là khách quen. Khách mua phải hàng hết hạn thì lần sau họ sẽ nghĩ tới chuyện khác. Hai là cơ quan quản lý. Bán hàng quá hạn sử dụng là vi phạm, mà người mua chứng minh được mình đã mua của cửa hàng thì cửa hàng khó tránh.

Đọc date trên bao bì không khó như tưởng

Trên hầu hết bao bì thực phẩm có hai loại chữ cần phân biệt. Loại một là ngày sản xuất, ghi kiểu 05/12/2024, tức là ngày 5 tháng 12 năm 2024. Loại hai là hạn sử dụng, ghi kiểu HSD 12/2024 hoặc dùng số ngày còn lại.

Chỗ dễ nhầm nhất là con số 05/12/2024 có thể là 5 tháng 12 hoặc 12 tháng 5 tùy nhà sản xuất ghi thế nào. Cách chắc chắn là nhìn chữ ngay trước dãy số. Nếu thấy ngày, tháng, năm theo thứ tự thì hiểu là ngày trước tháng trước năm. Hàng nhập từ nước ngoài thì có thể theo tháng trước ngày, lúc đó phải hỏi lại nhà cung cấp một lần rồi ghi chú lại cho người sau biết.

Bên cạnh còn có dòng hạn sử dụng dạng “dùng trong 3 tháng kể từ ngày sản xuất”. Dòng này phải tự tính thêm. Nhập ngày 20 tháng 3 thì hạn dùng là 20 tháng 6, tức còn 92 ngày.

Một lỗ nữa rất hay gặp là tính nhầm tháng. Tháng 2 chỉ có 28 hoặc 29 ngày, tháng 4, 6, 9, 11 chỉ có 30 ngày. Cứ cộng đều 30 ngày một tháng thì tình hình sẽ lệch trước hoặc sau thật nhiều. Nên ghi hạn dùng thành một ngày cụ thể thay vì ghi “tháng 8”.

Xếp hàng theo date thay vì xếp theo mã

Phần lớn cửa hàng xếp kệ theo mã hàng hoặc theo nhóm. Cách đó giúp tìm nhanh nhưng lại chôn date. Lời giải thường dùng là giữ nguyên cách xếp cũ rồi thêm một bước cuối.

Trong mỗi nhóm, hàng nào còn date gần thì đặt lên trước, hàng nào date xa thì đẩy xuống dưới. Quy tắc này gọi là xếp hàng vào trước, bán ra trước. Nhân viên lấy hàng từ trên xuống thì món nào gần hạn sẽ được bán trước mà không cần nghĩ.

Với mặt hàng đóng gói có đầu đuôi, xếp nghiêng cho đầu sắp hết hạn nằm ở phía khách dễ thấy. Khách nhìn thấy thì lấy, món sau đó mới được đưa lên trước. Cách này không tốn công, chỉ cần lúc xếp lại kệ mà xoay đầu mấy thùng.

Nếu dùng phần mềm bán hàng, nên cài luôn cảnh báo hạn sử dụng. Khi món nào còn dưới 30 ngày thì danh sách hiện ra một chỗ riêng, mỗi sáng người mở ca nhìn một lượt là biết cần làm gì.

Kiểm hạn một lần mỗi tuần vào lúc nào

Chọn thời điểm thì quan trọng hơn chọn ngày. Lúc tối khi đóng cửa là hợp lý nhất: hàng trong ngày đã bán gần hết, số lượng còn lại chính là thứ cần lên kệ cho ngày mai.

Mỗi tuần một lần, mỗi lần khoảng mười lăm phút. Đi một vòng quầy, lần theo từng thùng, xem ngày trên bao bì rồi ghi lại mã nào còn dưới 30 ngày, dưới 15 ngày, dưới 7 ngày. Ghi vào tờ giấy treo ở khu kho là xong.

Cửa hàng nào bán rau, cá, thịt thì không chờ đến tuần. Loại đó hạn tính bằng giờ, kiểm mỗi sáng và mỗi chiều. Còn cửa hàng tạp hóa bán mì gói, nước giải khát, kiểm tuần một lần là đủ.

Nếu mất thời gian thì làm luôn trong lúc kiểm kê cuối tuần. Một lần đi vòng mà ra cả số lượng tồn lẫn tình trạng date thì việc hằng tuần còn gọn hơn là làm riêng.

Có nên bán theo luật vào trước bán ra trước

Luật này đơn giản: món nào vào kho trước thì bán ra trước, không cần biết date. Cách đó nhanh nhưng không chính xác, vì hàng nhập sớm có thể date xa hơn hàng nhập muộn.

Cái cần làm là ghi ngày nhập kho cạnh mỗi mã hàng. Khi lấy hàng ra bán, nhìn ngày nhập là biết món nào nên đi trước. Chi tiết này phần mềm bán hàng thường làm tự động, nhân viên chỉ cần xếp hàng theo thứ tự nhập vào là xong.

Quy tắc này quan trọng với hàng đổi mẫu, hàng có nhiều lô nhập với hạn khác nhau. Sữa tươi chẳng hạn, cùng một mã nhưng có lô hạn tháng này và lô hạn tháng sau. Nếu không tách lô thì không biết đang bán cái nào.

Lịch xử lý trước khi hết hạn bao lâu

Đặt ba mốc thời gian là đủ dùng cho cửa hàng nhỏ. Mốc đầu là ba mươi ngày, mốc giữa là mười lăm ngày, mốc cuối là bảy ngày. Ở mỗi mốc làm một việc khác nhau.

Còn ba mươi ngày thì bình thường, kệ xếp đúng thứ tự là được. Nếu lượng tồn vẫn nhiều hơn mức bán dự kiến thì báo lại nhà cung cấp trước, họ có khi chịu nhận lại hoặc đổi sang mẹt khác.

Còn mười lăm ngày thì bắt đầu giảm giá một đợt. Mức giảm thường là mười phần trăm cho đồ khô, hai mươi phần trăm cho đồ đông lạnh. Đẩy mạnh nhưng vẫn còn lời, tốt hơn là giữ giá nguyên rồi đổ bỏ không lấy lại đồng nào.

Còn bảy ngày thì gộp vào combo với món khác, hoặc đưa vào chương trình mua hai tặng một với giá trị tặng bằng tiền hàng. Nếu không xả được thì báo nhà cung cấp nhận lại nếu được, vì giá trị thu hồi tốt hơn nhiều so với đổ bỏ.

Xử lý hàng gần hết hạn mà không bỏ giá vốn

Có ba cách xả mà mỗi cách áp dụng cho một tình huống khác nhau.

Cách một là giảm giá theo thời gian, mỗi tuần giảm thêm một bậc. Tuần đầu giảm mười phần trăm, tuần sau hai mươi phần trăm. Cách này hợp với món khô và món đóng hộp.

Cách hai là bán theo số lượng. Mua ba tặng một, mua năm giảm giá. Cách này hợp với món giá trị nhỏ, dễ để khách soát số họ mua.

Cách ba là dùng quà tặng. Món hết hạn nhập vào gói quà tặng cho khách mua số lượng lớn. Chi phí quà thấp hơn nhiều so với việc giảm trực tiếp vào giá mặt hàng, mà khách lại thấy được giá trị.

Còn một cách nữa không phải bán mà là dùng. Hàng sắp hết hạn mà là thực phẩm có thể cho nhân viên dùng, thì cho ăn trong ngày thay bữa trưa. Giảm được một phần chi phí ăn ca, không mất tiền đổ bỏ.

Quan trọng là quyết định sớm. Đến ngày hết hạn rồi mới nghĩ cách thì chỉ còn một lựa chọn là đổ bỏ.

Ghi hao hụt vào sổ thế nào cho đúng

Đổ bỏ hàng không phải là xóa nó khỏi sổ. Số lượng đã nhập thì vẫn phải còn trong sổ kho, nếu không sẽ lệch tổng.

Cách làm thường dùng là lập phiếu hao hụt, ghi rõ mã hàng, số lượng, lý do và ngày. Trong phần mềm bán hàng có loại phiếu này riêng, bấm vào là xong. Cửa hàng dùng sổ tay thì viết ra một trang, hai người ký.

Tiền lỗ bao nhiêu cũng ghi lại. Ví dụ đổ bỏ mười hai hộp, giá vốn mỗi hộp ba trăm nghìn thì tổng lỗ ba triệu sáu trăm nghìn. Con số này cuối tháng nhìn lại mới biết nguyên nhân lỗ nằm ở đâu, chứ lúc đang làm thì tưởng chỉ là chuyện bình thường.

Nếu lập biên bản đúng mẫu thì ghi thêm họ tên người đại diện, chức vụ, kết quả xử lý. Bản biên bản này là bằng chứng nếu sau này có cơ quan quản lý hỏi tới.

Phân biệt hết hạn dùng với hết hạn bảo quản

Nhiều người nhân viên mới nhầm hai mốc này. Hạn sử dụng là thời điểm sản phẩm mất tác dụng an toàn, hết dùng thì phải bỏ. Hạn bảo quản là điều kiện để giữ chất lượng và an toàn, nhưng sản phẩm vẫn có thể dùng được trong một khoảng nữa nếu bảo quản đúng.

Ví dụ thuốc có nguyên tắc là sau ngày hết hạn vẫn có tác dụng nếu bảo quản tốt, nhưng quy định thì không được bán. Còn với một số đồ ăn chế biến sẵn, khách hàng thường chấp nhận dùng trong vài ngày sau khi qua hạn.

Chỉ là kho hàng bán ra cho khách thì nguyên tắc là không bán sau hạn. Nhân viên có thể tự dùng thì tuân theo hướng dẫn ghi trên bao bì, phần lớn loại đồ ăn nhanh ăn ngay trong vài ngày là không sao.

Việc phân biệt giúp cửa hàng biết mình đang bán cái gì và có bị cảnh cáo không, thay vì mọi thứ gộp chung một chữ hết hạn.

Làm sao để người mới cũng làm đúng

Nếu mọi việc dựa vào trí nhớ của người bán hàng thì không bền. Người mới vào làm không biết món nào hạn gần, người cũ lại dễ bỏ sót vì tay đã quen.

Cách bền nhất là ghi thẳng vào phần mềm, mỗi mã hàng một trường hạn sử dụng. Khi nhập hàng vào, nhập ngày hạn theo thùng, phần mềm tự tính tồn theo tuổi hàng. Bán đi bao nhiêu thì hàng còn lại cũng tự cập nhật.

Không có phần mềm thì dán ngày hạn lên từng thùng, viết bằng bút dầu không phai. Dán ở mặt thùng sẽ bị xếp khi lấy hàng, dán ở mặt trong thùng thì phải mở thùng mới thấy, cái nào cũng có điểm mất.

Trong ba cách trên, cách dùng phần mềm ít công nhất. Cửa hàng nhỏ chi phí ban đầu có thể là vài trăm nghìn một tháng, nhưng tiết kiệm được cả tháng công đếm và tra cứu.

Khi đã có thói quen kiểm tuần một lần thì hàng hết hạn gần như biến mất khỏi danh sách. Và cái thu được không chỉ là khoản lỗ bớt, mà còn là hàng kệ luôn chật hơn vì món nào k bán được thì kệ còn chỗ cho món khác.

Muốn hệ thống tự nhắc mình xử lý hàng gần hạn thay vì đếm tay, bạn có thể xem thêm cách kiểm tra hàng nhập thiếu hư hỏng cho chắc chắn. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.