Tách tiền nhà và tiền cửa hàng sao cho rõ ràng

Nhiều cửa hàng nhỏ bán tốt mà hết tiền. Không phải do bán kém, mà do tiền cửa hàng bị trộn với tiền nhà. Tiền bán hàng được lấy đi mua sắm, đóng học phí, sửa nhà, rồi cuối tháng không còn tiền nhập hàng.

Tách tiền nhà và tiền cửa hàng là việc đơn giản nhất để biết cửa hàng thực sự ra sao. Không tách thì không bao giờ biết cửa hàng lãi hay lỗ, vì tiền lãi đã bị lấy đi từ lâu.

Tại sao lại bị lẫn

Cửa hàng nhỏ thường không có kế toán. Tiền bán hàng được để trong một két, tiền cũng để trong két đó. Cần gì thì lấy, không ai ghi.

Lấy tiền cửa hàng để mua gạo, mua thịt, đóng học phí cho con. Lấy tiền nhà để nhập hàng, trả tiền nhân viên. Đến cuối tháng, két không còn tiền, không biết tiền đi đâu.

Không phải cố tình chiếm đoạt. Chỉ là không có ranh giới. Không có ranh giới thì việc tách trở nên khó, vì không biết từ bao giờ bắt đầu tách.

Kéo dài nhiều năm thì thành thói quen. Tiền cửa hàng và tiền nhà thành một, không ai phân biệt được nữa. Lúc đó muốn tách cũng khó, vì không biết từ đâu bắt đầu.

Cách tách đơn giản nhất

Cách đơn giản nhất là hai sổ ghi chép riêng. Một sổ cho tiền cửa hàng, một sổ cho tiền nhà. Mỗi lần thu chi, ghi vào sổ tương ứng.

Tiền bán hàng được ghi vào sổ cửa hàng. Tiền thu nợ cũng ghi vào sổ cửa hàng. Chi phí nhập hàng, lương nhân viên, tiền điện nước cửa hàng — tất cả ghi vào sổ cửa hàng.

Tiền lương của chủ cửa hàng, tiền tiêu trong nhà, học phí, y tế — ghi vào sổ nhà. Hai sổ riêng giúp biết rõ tiền nào của ai.

Nếu có thể, mở hai tài khoản ngân hàng riêng. Tiền bán hàng chuyển vào tài khoản cửa hàng, tiền cá nhân ở tài khoản nhà. Chi trả từ tài khoản tương ứng. Tài khoản ngân hàng giúp đối chiếu dễ hơn sổ giấy.

Không có tài khoản riêng thì ít nhất cần hai két riêng. Két cửa hàng để tiền bán hàng, két nhà để tiền cá nhân. Hai két riêng giúp không bị lấy nhầm.

Ghi rõ mọi lần lấy tiền

Lấy tiền cửa hàng để tiêu cá nhân thì ghi là tạm ứng. Ghi rõ số tiền, ngày lấy, mục đích. Trả lại thì ghi hoàn ứng.

Không ghi thì cuối năm không biết tiền cửa hàng đi đâu. Có thể tưởng cửa hàng lỗ, thực ra chỉ là bị lấy đi mà không ghi.

Lấy tiền nhà để nhập hàng cũng phải ghi. Ghi là đầu tư cửa hàng, ghi rõ số tiền và mục đích. Không ghi thì không biết cửa hàng đã đầu tư bao nhiêu, và không biết có nên đầu tư thêm không.

Nên có sổ tạm ứng riêng. Mỗi lần lấy tiền, ghi vào sổ. Cuối tháng đối chiếu sổ tạm ứng với sổ thu chi, xem có ai còn nợ cửa hàng không.

Đối chiếu định kỳ

Mỗi ngày nên đối chiếu tiền trong két với sổ cửa hàng. Tiền bán hàng được ghi vào sổ, tiền trong két phải khớp. Lệch thì tìm ra ngay.

Mỗi tháng đối chiếu sổ cửa hàng với sổ nhà. Xem tiền cửa hàng thực sự bao nhiêu, tiền nhà thực sự bao nhiêu. Có lệch thì tìm ra nguyên nhân.

Đối chiếu giúp phát hiện sớm. Nếu tiền cửa hàng giảm mà không có lý do, có thể đang bị lấy đi mà không ghi. Nếu tiền nhà tăng mà không có lý do, có thể đang lấy tiền cửa hàng mà không ghi.

Đối chiếu cũng giúp biết cửa hàng thực sự lãi hay lỗ. Nếu tiền cửa hàng tăng đều mỗi tháng thì cửa hàng lãi. Nếu giảm dầu thì cần xem lại, có thể đang bị lấy đi nhiều hơn lãi được.

Chi phí cửa hàng và chi phí nhà

Chi phí cửa hàng gồm: nhập hàng, lương nhân viên, tiền điện nước, tiền thuê mặt bằng, tiền sửa chữa, tiền vận hành. Tất cả ghi vào sổ cửa hàng.

Chi phí nhà gồm: ăn uống, học phí, y tế, mua sắm, sửa nhà, tiền điện nước nhà. Tất cả ghi vào sổ nhà.

Có những chi phí dễ bị lẫn: tiền điện nước, tiền internet, tiền điện thoại. Nếu dùng chung thì cần chia theo tỷ lệ hợp lý. Ví dụ cửa hàng dùng 70%, nhà dùng 30%.

Chia theo tỷ lệ giúp công bằng. Không chia thì một bên sẽ thấy mình bị thiệt, dẫn đến tranh chấp.

Nên ghi rõ tỷ lệ chia từ đầu. Không nên thay đổi tỷ lệ thường xuyên, vì sẽ khó đối chiếu. Thay đổi thì nói rõ lý do và thống nhất.

Lợi ích của việc tách

Tách tiền giúp biết cửa hàng thực sự lãi hay lỗ. Không tách thì không bao giờ biết, vì tiền lãi đã bị lấy đi từ lâu.

Tách tiền giúp kiểm soát chi tiêu. Biết rõ tiền nhà bao nhiêu thì không lấy quá. Biết rõ tiền cửa hàng bao nhiêu thì không lấy đi mà không trả.

Tách tiền giúp tránh mâu thuẫn trong gia đình. Nhiều cặp vợ chồng cãi nhau vì tiền, vì không rõ tiền nào của ai. Tách rõ thì không cãi được.

Tách tiền giúp lên kế hoạch. Biết cửa hàng lãi bao nhiêu thì biết có thể đầu tư thêm không. Biết nhà cần bao nhiêu thì biết cần bán bao nhiêu mới đủ.

Tách tiền là việc đơn giản nhất để quản lý tài chính tốt hơn. Không tốn tiền, không tốn thời gian, chỉ cần ghi chép đều đặn.

Xem thêm thuê người nhà làm cửa hàng và chia lợi nhuận cửa hàng gia đình. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.