Quản lý hàng ký gửi tại cửa hàng cho đỡ lẻ tẻ

Hàng ký gửi là chuyện nhiều cửa hàng nhỏ gặp, nhất là cửa hàng quần áo, đồ thủ công, đặc sản. Chủ hàng mang món đến, cửa hàng bán hộ, chia nhau kết quả.

Vấn đề là chủ hàng gửi mười món rồi đến cuối tháng có người đòi kết quả. Nếu không ghi sổ thì cửa hàng cứ nhớ, mà tháng có vài trăm giao dịch thì không nhớ nổi.

Có cửa hàng ghi sổ rồi, nhưng sổ ghi một kiểu hôm nay, ngày mai lại ghi kiểu khác. Sau ba tháng sổ trông như quyển phác thảo, không đọc lại được.

Ghi riêng một sổ cho hàng gửi

Cách dễ nhất là mở một quyển sổ riêng cho hàng ký gửi, không ghi chung với sổ bán hàng. Mỗi chủ hàng một trang, hoặc một vở nhỏ.

Trong một trang ghi: ngày nhận, tên món, số lượng, giá bán, giá ăn theo cửa hàng, chữ ký của người giao và người nhận. Hai chữ ký là dấu hiệu quan trọng nhất, tránh tranh cãi sau này.

Mỗi lần giao dịch phải ghi ngay khi khách mua xong. Để đến tối mới ghi thì đã quên mất món nào bán, món nào còn.

Cách này nghe cổ, nhưng cửa hàng bán lẻ điện thoại hay cửa hàng thời trang sử dụng nó rất nhiều. Chỉ cần năm phút cuối ngày để chép lại là đủ.

Với hàng nhiều chủng loại thì dùng phần mềm

Sổ tay chỉ hợp với cửa hàng dưới năm mươi món. Vượt năm mươi món thì sổ tay tra lâu, lối ghi không thống nhất, và dễ mất trang.

Phần mềm bán hàng thông thường có module ký gửi, cho phép ghi món hàng riêng, theo dõi số tồn, và tự trừ tồn khi bán. Khi cần kết thúc kỳ thì xuất báo cáo chốt của từng chủ hàng.

Phần mềm chỉ xuống một lần nếu có người lập mã hàng cho từng món ngay từ đầu. Mỗi món một mã, không ghi chữ viết tay trên hóa đơn.

Nếu cửa hàng chưa có phần mềm thì cũng không cần mua mới. Một bảng tính cũng được, nhưng theo mẫu cố định và không sửa tay.

Nhật ký nhập xuất mỗi ngày

Mỗi sáng mở sổ ghi món hàng nào được nhập thêm, món nào bán được, món nào khách trả lại. Ghi ba cột phải thẳng, không gộp lại để đỡ tốn giấy.

Cách ghi: ngày nhập, tên món, số lượng. Ngày bán thì thêm số hóa đơn. Ngày trả lại thì thêm lý do. Mọi giao dịch phải ghi, kể cả một cái kẹo cũng ghi.

Cứ cuối ngày ghi một dòng tổng: tồn đầu ngày, nhập, bán, trả lại, tồn cuối. Hai phút là xong, mà sau này có bất thường thì biết tìm từ đâu.

Nhật ký này phải còn khi chủ hàng đến hỏi. Dựa vào nhật ký ba tháng trước mà tính tiền, hai bên không tranh cãi.

Giá bán và chiết khấu phải ghi rõ

Một trang giấy ghi rõ từng món giá bao nhiêu, cửa hàng thu bao nhiêu, chủ hàng nhận bao nhiêu. Ghi mập mờ rồi hai bên hiểu khác nhau là tranh chấp.

Chiết khấu thường tính phần trăm trên giá bán hoặc trên giá nhập, hai cách này khác nhau. Cách dễ hiểu là tính trên giá bán, vì khách trả tiền theo giá bán, dễ đối chiếu.

Có món cần giảm giá theo chương trình khuyến mại, phải hỏi chủ hàng trước khi giảm. Không tự giảm sâu rồi sau đó cãi là do mình hộ.

Giảm giá cần ghi vào sổ, ngày nào giảm, giảm bao nhiêu, ai đồng ý. Sau này tính tiền thì tra được.

Hàng trả lại và hỏng hóc

Hàng trả lại phải ghi ngay, không để qua ngày. Khách trả hàng mà ghi muộn thì hai bên khó chứng minh.

Hàng hỏng hóc phải ghi vào sổ, và chủ hàng cũng phải biết. Có trường hợp chủ hàng đòi tiền hàng hỏng, nhưng nếu sổ không ghi thì cửa hàng không giải thích được.

Hàng trưng bày lâu mà không bán được nên trả lại chủ hàng sau ba tháng. Hai bên gặp nhau, xem lại lý do vì sao bán chậm rồi quyết: giảm giá, trả lại, hoặc chuyển sang cửa hàng khác.

Đối soát định kỳ với chủ hàng

Cứ cuối tháng, hoặc cuối mỗi kỳ, cửa hàng và chủ hàng gặp nhau chốt số. Một người cầm sổ, một người cầm sổ, cùng đếm số hàng và tiền.

Nếu hai bên không gặp nhau mà chỉ trao qua giấy thì phải có hai chữ ký. Chữ ký điện tử cũng được nếu cả hai bên đồng ý trước.

Nếu có chênh lệch, hai bên cùng tìm nguyên nhân, không đổ lỗi ngay. Chênh thường là do nhập thiếu, ghi sai số, hoặc trả hàng không ghi. Tra lại sổ ra ngay.

Khi hai bên đồng ý thì ký kết. Từ đây sổ được xem là đúng, còn ai muốn sửa thì phải hai bên đồng ý.

Quy tắc với hàng hư hỏng

Hàng hư hỏng trong thời gian trưng bày, không nên tính ngay là lỗi của cửa hàng. Ví dụ khách làm hỏng, thì khách phải chịu chi phí. Cửa hàng đền khi nào? Hai bên thỏa thuận trước.

Trong trường hợp cửa hàng sơ suất, ví dụ để hàng vỡ rồi, thì cửa hàng phải bồi. Mức bồi thường ghi rõ, ví dụ mười phần trăm giá trị, miễn là có ghi.

Quy tắc này phải có từ đầu. Không để đến khi hàng hỏng mới tranh luận, lúc đó hai bên đều căng thẳng.

Có hợp đồng rõ ràng thì cửa hàng cũng yên tâm trưng bày hơn.

Nhiều chủ hàng nhập chung một cửa hàng

Cửa hàng nhận ký gửi của mười chủ hàng thì sổ phải chia mười trang hoặc mười vở. Gộp chung một trang thì khi đối soát sẽ rối, không biết đâu của ai.

Một trang cho một chủ hàng là nguyên tắc đơn giản nhất. Nếu chủ hàng có trên hai mươi món thì một trang không đủ, tách thành hai trang, đánh số tiếp.

Cách nào cũng được, miễn là tra ra nhanh. Có cửa hàng dùng sổ riêng cho từng chủ hàng, đặt trong hộp để tránh lẫn. Chi phí một quyển sổ không đáng kể so với tiền phải bồi khi đối soát lỗi.

Khi chủ hàng mới đến, mở trang mới, ghi đầy đủ thông tin ngay từ đầu. Sau này có tranh chấp thì bắt đầu từ trang đó.

Hàng ký gửi và hàng của cửa hàng phải tách bạch

Mua hàng ký gửi và hàng của cửa hàng phải ghi riêng. Nếu gộp chung thì lúc đối soát không biết đâu là tiền nhập hàng của mình.

Khi cửa hàng bán một món ký gửi và cùng món đó cửa hàng cũng nhập, phải bán đúng mã, không bán nhầm. Cách an toàn là tồn ký gửi nằm trong một khu riêng, có mã riêng.

Nhiều cửa hàng đặt hàng ký gửi ở khu sau kệ bán, để khoảng cách đủ lớn mà không nhầm. Người bán lấy nhầm khi hai món giống nhau đứng cạnh nhau.

Nếu không tách được khu thì dán nhãn khác màu: nhãn xanh cho hàng của cửa hàng, nhãn vàng cho hàng ký gửi. Mắt nhân viên nhìn màu sẽ nhanh hơn đọc chữ.

Tỷ lệ chia lãi nên ghi trong hợp đồng

Hợp đồng ký gửi ghi rõ ba điều: cửa hàng hưởng bao nhiêu phần trăm, khi nào chốt tiền, và hàng hư hỏng thì ai chịu.

Có nhiều mức hoa hồng khác nhau, từ mười phần trăm đến ba mươi phần trăm. Mức nào hợp lý thì tùy công sức bày bán, tùy mặt hàng, tùy thị trường.

Điều khoản quan trọng nhất là thời điểm chốt tiền. Chốt theo tháng thì dễ làm, chốt khi hết hàng thì chủ hàng phải chờ. Cần ghi cụ thể ngày nào trả tiền.

Có chủ hàng muốn đặt cọc trước, ví dụ ba triệu cho một mùa. Cọc phải ghi trong hợp đồng, không nói miệng rồi quên.

Hợp đồng viết tay một trang là đủ, không cần luật sư. Chữ ký của hai bên ở cuối, giữ mỗi bên một bản.

Khi một chủ hàng dừng ký gửi

Hết hợp đồng thì cửa hàng chốt số, trả tiền, và nhận lại hàng còn lại. Việc này phải có văn bản, không nói miệng rồi quên.

Trả tiền cho chủ hàng nhiều lần vẫn không thay thế cho phiếu quyết toán cuối cùng. Tờ giấy cuối cùng phải ghi tổng đã trả từ đầu kỳ tới giờ.

Sau khi chốt xong thì giữ lại sổ ít nhất một năm. Có khi chủ hàng mới nhận hàng mà vẫn hỏi chuyện kỳ trước.

Nhận lại hàng cũng phải chấm số, ghi rõ món nào còn, món nào đã hỏng. Chấm trên sổ rồi ký, không chấm miệng rồi quên.

Khi khách mua hàng ký gửi mà không biết

Khách mua hàng ký gửi thường không biết đó là hàng ký gửi. Cửa hàng không cần nói, nhưng cũng không nên giấu.

Nếu khách hỏi thì nói thẳng: món này cửa hàng bán hộ, chủ hàng là ai. Khách thường không quan trọng, nhưng nói thẳng thì khách tin cửa hàng hơn.

Có một số trường hợp khách muốn trả lại hàng ký gửi. Cửa hàng phải hỏi chủ hàng trước, không tự ý nhận trả. Nhận trả mà không hỏi thì chủ hàng sẽ không đồng ý.

Nếu chủ hàng đồng ý thì cửa hàng nhận trả, trừ tiền, và ghi vào sổ. Không đồng ý thì cửa hàng giải thích cho khách.

Cách này giữ được cả hai bên. Khách hài lòng vì được trả, chủ hàng hài lòng vì được hỏi trước.

Khi hàng ký gửi hết hạn bán

Hàng ký gửi có thời gian bán, ví dụ sáu tháng. Hết thời gian mà chưa bán hết thì phải trả lại chủ hàng.

Cách xử lý là gọi chủ hàng trước khi hết hạn một tháng. Nói rõ số còn lại, đề nghị chủ hàng lấy lại hoặc gia hạn thêm.

Nếu chủ hàng không lấy thì cửa hàng phải xử lý. Cách phổ biến nhất là giảm giá, hoặc tặng kèm với hàng khác.

Không nên giữ hàng hết hạn trong kho. Hàng hết hạn không bán được, chiếm chỗ, và khi chủ hàng đến lấy thì cửa hàng không có gì để trả.

Cách tốt nhất là theo dõi thời gian bán từ đầu. Ghi ngày hết hạn vào sổ, và kiểm tra mỗi tháng một lần.

Khi chủ hàng muốn kiểm tra sổ

Chủ hàng có quyền kiểm tra sổ bán hàng. Cửa hàng nên sẵn sàng, không nên ngại.

Cách chuẩn bị là giữ sổ gọn gàng, không xé trang, không ghi đè. Sổ nào bị xé trang thì chủ hàng sẽ nghi ngờ.

Khi chủ hàng đến kiểm, cửa hàng nên có một người ở bên cạnh để giải thích. Không để chủ hàng tự đọc sổ một mình.

Nếu có chênh lệch thì giải thích ngay. Không giải thích được thì hẹn gặp lại sau khi kiểm tra kỹ hơn.

Cách này giữ được niềm tin. Chủ hàng tin thì sẽ gửi thêm hàng, và cửa hàng có thêm nguồn hàng để bán.

Xem thêm mã hàng hóa dễ nhớ dễ bán nếu cửa hàng của bạn đang chưa có mã hàng cho từng món. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.