Ghi chép thu chi mỗi ngày đúng cách khỏi thất thoát

Cửa hàng nhỏ mất tiền thường không phải vì bị trộm, mà vì không biết tiền đi đâu. Một tháng thu 200 triệu mà cuối tháng tính lời lỗ chỉ nhận 20 triệu, mà không chỗ nào sai rõ ràng.

Ghi thu chi mỗi ngày là cách rẻ nhất để biết tiền ở đâu. Một quyển sổ, mười phút cuối ngày, là đủ thấy chỗ nào đang hút tiền.

Không ghi thì cũng biết tiền ít đi. Chỉ là không biết đi đâu thôi. Biết chỗ đó mới sửa được, còn không biết thì chỉ biết buồn.

Ghi ngay lúc phát sinh, không để cuối ngày

Tiền vào thì ghi lúc khách trả. Tiền ra thì ghi lúc mình chi. Ghi xong mới làm việc khác, đừng để tới cuối ngày.

Cuối ngày ghi thì phần lớn là ghi theo trí nhớ, mà trí nhớ thì không đáng tin với những khoản nhỏ. Ly nước 10 nghìn, túi nilon 3 nghìn, tiền xe 20 nghìn, gộp lại gần 200 nghìn mà nhớ không nổi.

Ghi lúc phát sinh thì chiếm mười lăm giây. Một ngày mười lần cũng chưa tới ba phút. Đổi lấy sổ sách chính xác cả tháng.

Nên ghi bút chì hay bút bi gì cũng được, miễn là nhìn ra sau này còn đọc được. Mực loang hay bút ghi không rõ thì đối soát tốn thời gian hơn là lúc ghi.

Chia tiền vào thành mục rõ ràng

Tiền vào không chỉ có bán hàng. Có thu trả nợ, thu tiền cọc, thu hàng trả lại. Tiền ra có tiền hàng, tiền điện nước, lương, mặt bằng, sửa chữa.

Chia mỗi loại một mục thì cuối tháng cộng ra biết ngay. Ví dụ tháng này chi 4 triệu điện, lương 12 triệu, hàng 60 triệu, sửa chữa 1 triệu.

Đừng ghi chung một dòng chi phí tổng. Ghi chi 5 triệu thì không biết trong đó có bao nhiêu là điện, bao nhiêu là đồ dùng. Không tách thì không cắt được.

Bắt đầu từ sổ thu chi chi tiết thì tính mới ra con số thật. Cộng đủ tiền hàng, mặt bằng, lương và hao hụt rồi mới biết mỗi tháng thực sự còn lại bao nhiêu.

Chốt sổ mỗi ca, không phải cuối tháng

Mỗi lần đóng ca, đếm tiền thật trong két rồi so với số sổ ghi trong ca đó. Lệch thì tra ngay trong ca, đa số là nhầm lúc ghi.

Tra ngay trong ca thì còn nhớ ai đứng quầy, món nào bán. Để tới cuối tháng thì nhớ ai không nổi, chỉ còn mấy trăm dòng sổ.

Cách chốt: số tiền đầu ca cộng tiền vào trong ca trừ tiền ra trong ca bằng số tiền thật trong két. Khớp thì ca đó sạch. Không khớp thì có chỗ sai.

Cách đầy đủ hơn thì có người đếm, có người nhìn, hai người cùng xác nhận. Chi tiết thì ở bài đóng ca đối soát tiền cuối ngày.

Kẹp hóa đơn theo ngày, không kẹp chung một chỗ

Hóa đơn mua hàng, hóa đơn điện nước, biên bản sửa chữa, giấy bảo hành. Kẹp theo ngày, đánh số thứ tự, cuối ngày bỏ vào một bìa.

Kẹp chung một chỗ rồi tìm lúc cần thì mất thời gian. Bìa theo ngày thì tìm là ra, không phải lục. Không phải việc lớn nhưng làm nhiều lần trong ngày thì cũng mệt.

Có chỗ nào mất hóa đơn thì ghi vào sổ luôn. Ví dụ tiền điện tháng này ghi chung cả quý, không có hóa đơn riêng. Ghi rõ thì sau này biết là không có, không phải tìm mãi.

Chụp ảnh hóa đơn trên điện thoại cũng nên, phòng khi bìa giấy bị ướt hoặc rách.

Ghi cả khoản không dùng tiền mặt

Tiền nợ khách, tiền cọc giữ hàng, hàng ký gửi bán hộ, cũng là tiền của quán mặc dù chưa vào két. Ghi vào sổ riêng để không tính nhầm vào tiền mặt.

Nhiều quán đếm tiền trong két thấy dư, tưởng lời, mà không biết bao nhiêu là tiền của người khác đang giữ. Tới lúc trả mới thấy thiếu.

Ghi rõ cọc của ai, bao nhiêu, hẹn ngày nào trả. Ghi số tiền cọc, hẹn ngày lấy và theo dõi món đặt riêng cho từng khách.

Không ghi chi phí nhỏ là lỗ phổ biến nhất

Ly nước cho khách, túi đựng, băng keo, thùng rác, bút chì. Mỗi món vài nghìn, mỗi ngày vài món, cả tháng lên tới triệu.

Có cửa hàng cắt được tiền nhà, tiền lương, tiền hàng, nhưng lại lãng phí mấy triệu ở chi phí vặt mà không ai để ý. Ngân sách cắt được chỗ nào thường là chỗ nhỏ nhặt đó.

Ghi chi phí nhỏ vào một mục chung gọi là chi hằng ngày cũng được, miễn là ghi. Biết cả tháng tốn bao nhiêu thì mới biết nên cắt ở đâu.

Cách dễ nhất là mỗi tối ngồi liệt kê đồ đã dùng trong ngày, ước lại số tiền, ghi vào một dòng. Không cần chính xác tới nghìn, nhưng phải có.

Sai số thì ghi chú, không xóa

Ghi nhầm số tiền thì viết dòng điều chỉnh bên cạnh, giữ nguyên dòng cũ. Xóa dòng cũ là mất dấu vết, sau này không biết sai từ lúc nào.

Ví dụ ghi nhầm 300 nghìn thành 3 triệu thì ghi thêm một dòng điều chỉnh trừ 2,7 triệu, ghi chú sai lúc đó. Cuối tháng cộng vẫn đúng, và biết sai ở đâu.

Người mới hay xóa cho gọn rồi quên mất, cuối tháng thấy lệch mà không biết do đâu. Giữ dấu vết thì tra được.

Sai số mà ghi chú đàng hoàng thì không phải lỗ. Không ghi chú mà sửa lung tung thì mới là lỗ, vì mất dấu.

Xem sổ mỗi tuần một lần

Cuối tuần ngồi xem lại sổ tuần vừa rồi: thu bao nhiêu, chi bao nhiêu, lời bao nhiêu. Có khoản nào lệch thì tra ngay.

Một giờ mỗi tuần là đủ. Nhìn số tổng mà thấy tốt thì thôi, không cần ngồi phân tích sâu. Cái quan trọng là có thói quen xem.

Có cửa hàng cuối tháng mới mở sổ ra xem, thấy lỗ thì đã cuộn qua rồi. Xem hằng tuần thì kịp sửa trước khi thành thói quen.

Xem xong thấy tuần nào chi bất thường thì ghi nhận lại. Ví dụ tuần có sửa chữa lớn thì không phải mỗi tháng có, đừng tưởng quán lỗ.

Cuối tháng chốt và so với tiền thật

Cuối tháng cộng tổng thu, tổng chi, so với số tiền thật còn trong két cộng tiền ở ngân hàng. Lệch thì có chỗ sai chứ không phải quên.

Cách đối chiếu đúng là: tiền đầu tháng cộng tiền thu trong tháng trừ tiền chi trong tháng bằng tiền thật cuối tháng. Ba con số này phải khớp nhau.

Nếu có tiền cọc giữ hàng thì trừ ra, vì đó không phải tiền của quán. Không trừ thì sẽ thấy nhiều hơn số thật, tưởng quán có tiền dư mà thật ra là tiền người khách.

Sổ thu chi chỉ có ý nghĩa khi lời lỗ tính ra khớp với tiền thật. Lệch thì sổ sai, phải sửa sổ chứ không sửa tiền.

Sổ thu chi chuẩn thì cuối tháng chỉ cần cộng tổng là ra lời lỗ. Sổ thu chi rõ thì đòi nợ và đối chiếu cũng nhẹ nhàng hơn. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.