Đọc báo cáo bán hàng mỗi ngày biết ngay lãi hay lỗ

Nhiều chủ cửa hàng nhỏ mở tiệm rồi chỉ đếm tiền cuối ngày. Hôm nào két nhiều hơn hôm qua thì nghĩ là lãi. Thật ra tiền nhiều trong két chưa chắc là lãi, vì có thể do thu nợ cũ, bán trả trước hay khách đưa dư. Báo cáo bán hàng mỗi ngày mới cho biết thật sự hôm đó cửa hàng kiếm được bao nhiêu.

Đọc báo cáo không cần học kinh tế. Biết bốn con số chính là đọc được: doanh thu, món bán chạy, tiền mặt và công nợ. Mỗi ngày dành mười phút đọc, một tháng sau sẽ biết cửa hàng mình đang chạy hướng nào.

Xem doanh thu và tỷ lệ lời trong ngày

Doanh thu trong ngày là số tiền bán hàng thu về, tính cả tiền mặt lẫn chuyển khoản. Đây là con số đầu tiên cần nhìn. Hôm nay bao nhiêu, so với hôm qua, so với tuần trước.

Ví dụ cửa hàng bán tạp hóa. Thứ hai tuần này bán được 8,5 triệu, thứ hai tuần trước 9,2 triệu. Chênh 700 nghìn thì cần hỏi tại sao. Có thể do mưa, do hết hàng bán chạy, do chương trình giảm giá bên kia đường. Biết sớm thì còn cách xử lý, để muộn thì tháng đó hụt cả triệu.

Nhưng doanh thu cao chưa chắc tốt. Nếu hôm nay giảm giá 30% mà bán được nhiều hơn thì doanh thu tăng mà tiền thực thu lại giảm. Nên nhìn thêm tỷ lệ lợi nhuận gộp, tức tiền còn lại sau khi trừ tiền hàng. Tỷ lệ này dưới 15% thì báo động.

Số hóa đơn cũng cần nhìn kèm. Quán cà phê, ngày thường 150 hóa đơn, hôm nay 90 hóa đơn. Doanh thu giảm 40%. Nếu mỗi hóa đơn trung bình 35 nghìn thì hôm nay chỉ khoảng 3,15 triệu. Cần xem lại: trời mưa, học sinh đi thi, hay đối thủ mới mở cạnh cửa.

Theo dõi món bán chạy nhất

Báo cáo mỗi ngày phải chỉ ra món nào bán được nhiều nhất. Món bán chạy hàng đầu nên lúc nào cũng có hàng. Món bán chậm thì cân nhắc giảm nhập hoặc ngừng.

Ví dụ quán cơm văn phòng, món bán chạy nhất thường là cơm sườn. Năm ngày liên tục mỗi ngày quán bán 60-80 phần sườn, thì kho phải có ít nhất 15 kg sườn từ sáng. Nếu hôm nay chỉ bán 30 phần mà ngày thường 70 phần, phải hỏi: hết sườn sớm, hay khách ít, hay đối thủ mở quán bên cạnh.

Món bán chạy nhất và món lãi nhiều nhất có thể khác nhau. Bát phở bán 40 nghìn lãi 12 nghìn, combo cơm tấm bán 55 nghìn lãi 25 nghìn. Nên ưu tiên món vừa chạy vừa lãi, đừng chỉ chạy theo doanh số.

Nhìn thêm hàng tồn trong kho. Cửa hàng thời trang, áo khoác còn 40 cái mà tháng trước chỉ bán 15 cái. Tháng này nhập thêm 40 cái thì cuối mùa không ai mua. Báo cáo mỗi ngày giúp phát hiện sớm: dừng nhập khi còn 30 cái, xả dần cho thoáng kho.

Kiểm tiền mặt trong két và tìm khoản lệch

Báo cáo phải khớp với tiền mặt thực tế trong két. Cuối ngày đếm tiền, ghi số thực tế, đối chiếu với số phần mềm báo. Lệch thì phải tìm nguyên nhân ngay, không để sang hôm sau.

Nguyên nhân thường gặp: hóa đơn in sai rồi hủy nhưng quên ghi, khách đưa 500 nghìn lấy 480 nghìn thối lại nhầm thành 50 nghìn, thu tiền công nợ nhưng chưa ghi vào sổ. Mỗi lỗi nhỏ vài chục nghìn, nhưng lặp lại mỗi ngày thì một tháng mất cả triệu.

Một mẹo nhỏ: mỗi ngày ghi sổ thu chi bằng tay thêm một dòng. Tay ghi thì chủ cửa hàng nhớ được từng đồng đi đâu. Phần mềm báo số, sổ tay xác nhận lại, hai bên khớp nhau thì yên tâm.

Nếu có đơn hủy và đơn đổi thì ghi riêng ra. Cửa hàng bán online, trung bình 50 đơn một ngày, hôm nay hủy 12 đơn là tỷ lệ 24%, cao bất thường. Nguyên nhân thường là hết hàng không báo khách, hoặc giao chậm.

Theo dõi công nợ khách

Công nợ là tiền khách thiếu. Báo cáo phải liệt kê ai nợ, nợ bao nhiêu, nợ từ ngày nào. Khoản nợ quá 30 ngày cần có kế hoạch đòi.

Với cửa hàng nhỏ, cho khách nợ dễ nhưng đòi khó. Mỗi ngày nhìn danh sách công nợ, nhắc những khách sắp đến hạn. Đừng đợi cuối tháng mới đòi, lúc đó khách đã quên số nợ bao nhiêu.

Kinh nghiệm thực tế: đặt hạn mức nợ cho mỗi khách, ví dụ không quá 500 nghìn với khách lẻ, không quá 5 triệu với khách buôn quen. Quá hạn mức thì tạm dừng bán nợ, chờ khách trả bớt mới bán tiếp. Cách này giữ được khách quen mà không lo mất tiền.

Khách trả một phần cũng phải ghi rõ. Khách A nợ 1,2 triệu, hôm nay trả 500 nghìn thì còn 700 nghìn. Ghi thiếu thì tháng sau tính nhầm, hai bên tranh cãi. Cuối tháng chốt lại một lần cho cả cửa hàng, lễ Tết khách trả nhiều nhất.

So sánh với tuần trước và ghi chú việc ngày mai

Một ngày không nói lên nhiều. Phải so với tuần trước mới thấy xu hướng. Doanh thu tăng đều, giữ đều hay giảm dần. Nếu giảm liên tục 3-4 ngày thì cần kiểm tra lại lý do: giá cả, hàng hóa, đối thủ, thời tiết hay chất lượng phục vụ.

Ví dụ tiệm bánh mì, thứ hai bán 120 ổ, thứ ba 110 ổ, thứ tư 95 ổ, thứ năm 80 ổ. Bốn ngày giảm liên tục thì sáng thứ sáu phải rà lại: nhân có tươi không, khách quen đi đường khác giờ nào, có quán mới mở gần đó không. Sửa sớm thì cứu được cuối tuần.

Sau khi đọc báo cáo, ghi lại 2-3 việc cần làm cho hôm sau. Ví dụ: “Hôm nay hết phở bò lúc 10 giờ, ngày mai nhập thêm 5 kg bò. Khách A nợ 350 nghìn quá 7 ngày, mai nhắc. Tiền điện tăng 15%, tuần sau xem lại.”

Ba dòng này giúp sáng mai biết làm gì trước, không phải ngồi nghĩ lại. Nhiều chủ cửa hàng quên vì hôm nay bận. Ghi sổ tay 3 dòng mất 2 phút mà có ích cả tuần.

Ghi sổ tay song song với phần mềm, tổng kết tuần một lần

Phần mềm giúp xem số tổng, nhưng sổ tay giúp nhớ từng chi tiết. Mỗi chiều cuối ngày ghi hai dòng: doanh thu và tiền mặt thực. Hai mươi dòng một tháng, tra lại thấy dễ hơn mở máy tính xem lại 30 ngày.

Sổ tay còn là bằng chứng khi phần mềm bị lỗi. Nhiều cửa hàng dùng phần mềm nhưng không lưu dữ liệu cũ. Lỡ mất máy thì mất hết sổ sách. Một cuốn vỏ nhỏ cất ngăn kéo, 5 năm vẫn còn.

Mỗi chủ nhật nên dành 30 phút tổng kết tuần: doanh thu cả tuần, món nào bán chậm dần, công nợ ai mới, khách quen nào không tới. Một tuần thì số liệu ổn định hơn một ngày, dễ thấy xu hướng tăng giảm rõ hơn.

Ví dụ cửa hàng tạp hóa, tuần này bán 12 triệu, tuần trước 14 triệu, chủ nhật phải xem lại ngay. Có thể do hết hàng bán chạy, do giá tăng, hay cơn mưa to 3 ngày. Biết sớm thì còn cách sửa.

Rà lại bằng nhân viên đứng bán hàng

Nếu cửa hàng có nhân viên, cuối ca nên cho họ xem báo cáo ngày hôm đó. Họ trực tiếp bán hàng nên hiểu tại sao món này chạy, món kia chậm. Họ cũng biết món mình bán có lãi hay không.

Ví dụ nhân viên bán bánh mì nói: “Hôm nay khách hỏi nhiều mà không có pate. Giá pate đắt hay khách không thích, sao mình bán ít thế.” Từ đó chủ cửa hàng biết cần nhập thêm pate, hoặc đổi món thay thế có sẵn.

Nhân viên cũng gợi ý được: quầy hàng bán chạy nằm chỗ khó lấy thì nên xếp lại. Báo cáo cho người trong cuộc đọc thì ra việc, đọc một mình thì ra số.

Đọc xong thì hành động, đừng để qua đêm

Đọc báo cáo mà không làm gì thì phí. Đọc xong phải ghi ngay 2-3 việc cụ thể, rồi bắt đầu ngày mai bằng việc đó chứ không phải việc khác.

Hành động nhỏ mỗi ngày tích lũy thành thay đổi lớn. Cuối tháng lãi tăng 15-20% chỉ vì những điều chỉnh nhỏ này: nhập đúng lúc, nhắc nợ sớm, hỏi lý do khi doanh thu tụt. Còn không hành động thì đọc bao nhiêu báo cáo cũng lỗ.

Cuối ngày, sau khi đếm tiền và khóa sổ, dành 10 phút đọc báo cáo và ghi 3 dòng việc cần làm cho mai. Mười phút này thay đổi nhiều thứ: biết hôm nay lời lỗ, biết ngày mai cần chuẩn bị gì, tránh quên việc quan trọng.

Làm đều mỗi ngày thì sau một tháng, chủ cửa hàng nhìn báo cáo 3 phút là nắm hết tình hình. Không cần đến cuối tháng mới tính tổng. Đọc báo cáo mỗi ngày chính là cách hiểu rõ cửa hàng mình, từ đó ra quyết định đúng.

Xem thêm bài Tính lời lỗ thực của cửa hàng. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.