Điện thoại xem báo cáo từ xa giúp chủ hàng theo dõi

Chủ cửa hàng nhỏ thường phải ngồi tại quầy suốt ngày. Đi vắng một buổi là không biết hôm nay bán được bao nhiêu, hàng nào đang chạy, có đơn hàng nào đang chờ xử lý không.

Giờ điện thoại giải quyết được vấn đề này. Mở điện thoại là xem được doanh thu hôm nay, tồn kho còn bao nhiêu, món nào bán chạy, tiền nợ khách còn bao nhiêu. Không phải gọi điện hỏi nhân viên, không phải về tới nhà mới biết.

Bài này nói rõ xem báo cáo từ xa cần những gì, xem những số nào, và cách dùng an toàn.

Xem báo cáo từ xa là gì

Xem báo cáo từ xa là việc dùng điện thoại hoặc máy tính khác để xem dữ liệu bán hàng của cửa hàng, mà không cần ngồi tại quầy.

Dữ liệu vẫn nằm trên máy tính tại quầy. Điện thoại chỉ là cửa sổ để xem, không lưu trữ dữ liệu. Khi mở ứng dụng hoặc trình duyệt, điện thoại gửi yêu cầu lên máy tính, máy tính gửi dữ liệu về, điện thoại hiển thị.

Cách này giúp chủ cửa hàng theo dõi cửa hàng mọi lúc. Đi làm vắng, đi gặp khách, đi chợ, vẫn mở điện thoại là biết cửa hàng đang thế nào.

Khác với việc gọi điện hỏi nhân viên, xem báo cáo từ xa cho thấy số liệu thực tế, không phải số nhân viên nhớ ra. Nhân viên có thể quên, có thể nhầm, nhưng số liệu trong phần mềm luôn chính xác.

Cần những gì để xem từ xa

Thứ nhất là phần mềm bán hàng phải hỗ trợ xem báo cáo từ xa. Hầu hết phần mềm hiện nay đều có, nhưng cần kiểm tra khi mua.

Thứ hai là điện thoại phải có mạng. Mạng di động hoặc wifi đều được. Mạng yếu thì báo cáo tải chậm, nhưng vẫn xem được.

Thứ ba là tài khoản đăng nhập có quyền xem báo cáo. Không phải tài khoản nào cũng xem được, chỉ tài khoản của chủ hoặc người được phân quyền mới xem được.

Thứ tư là máy tính tại quầy phải bật và nối mạng. Máy tính tắt hoặc mất mạng thì điện thoại không lấy được dữ liệu.

Nếu máy tính tại quầy không bật được lúc đó thì nên chọn phần mềm có chế độ lưu dữ liệu trên điện thoại, để vẫn xem được báo cáo cũ ngay cả khi mất kết nối.

Những số nào nên xem mỗi ngày

Không cần xem hết báo cáo, chỉ cần xem vài số chính để biết cửa hàng đang thế nào.

Doanh thu hôm nay: số tiền bán được từ mở cửa tới giờ xem. So sánh với hôm qua, với cùng ngày tuần trước, để biết hôm nay tốt hay kém.

Số đơn hàng: bao nhiêu đơn đã bán. Nhiều đơn mà doanh thu thấp thì khách mua món rẻ, ít đơn mà doanh thu cao thì khách mua món đắt.

Món bán chạy: mấy món bán nhiều nhất trong ngày. Biết được thì kịp nhập hàng, kịp đưa lên kệ trước.

Tồn kho: những món sắp hết. Nhìn vào là biết cần đặt hàng gì, không phải đợi hết mới nhận ra.

Tiền nợ khách: khách nợ bao nhiêu, lâu chưa trả. Nhìn vào là biết cần nhắc ai.

Năm số này đủ để chủ cửa hàng nắm được tình hình. Không cần xem hết báo cáo, chỉ cần xem đúng số cần thiết.

Cách xem báo cáo trên điện thoại

Cách đơn giản nhất là dùng ứng dụng của phần mềm. Tải ứng dụng về, đăng nhập bằng tài khoản, chọn báo cáo cần xem.

Nếu phần mềm không có ứng dụng thì dùng trình duyệt. Mở trình duyệt, gõ địa chỉ của phần mềm, đăng nhập, chọn báo cáo.

Một số phần mềm gửi báo cáo qua email hoặc tin nhắn mỗi ngày. Chủ cửa hàng chỉ cần mở email là xem được, không cần đăng nhập.

Nên tạo phím tắt trên màn hình chính điện thoại để mở nhanh. Mỗi lần mở phải gõ mật khẩu thì dễ lười, lười thì không xem, không xem thì mất ý nghĩa.

Khi nào nên xem báo cáo

Không cần xem suốt ngày, chỉ cần xem vào những thời điểm cần thiết.

Sáng mở cửa: xem doanh thu hôm qua, biết hôm qua tốt hay kém, có việc gì cần xử lý không.

Giữa trưa: xem doanh thu buổi sáng, biết buổi chiều cần làm gì để đạt mục tiêu.

Trước khi đóng cửa: xem doanh thu cả ngày, đối soát tiền, kiểm tra tồn kho.

Cuối tuần: xem báo cáo tuần, so sánh với tuần trước, lên kế hoạch cho tuần sau.

Xem đúng lúc thì báo cáo có ích. Xem quá nhiều thì lãng phí thời gian, và dễ lo lắng vì những số nhỏ.

An toàn khi xem báo cáo từ xa

Dữ liệu bán hàng là thông tin nhạy cảm. Nếu lộ ra ngoài thì đối thủ biết doanh thu, khách hàng biết mình bị theo dõi.

Nên bật xác minh hai bước cho tài khoản. Sau khi đăng nhập bằng mật khẩu, phải nhập thêm mã gửi về điện thoại. Có mã này thì dù lộ mật khẩu cũng không đăng nhập được.

Không nên lưu mật khẩu trên điện thoại. Lưu thì đăng nhập nhanh, nhưng điện thoại bị mất thì tài khoản bị chiếm.

Không nên cho nhân viên dùng điện thoại cá nhân để xem báo cáo. Nếu cần thì cấp một điện thoại riêng, chỉ dùng để xem báo cáo.

Nên đăng xuất sau khi dùng xong. Để nguyên trạng thái đăng nhập thì ai cũng mở được.

Những lỗi thường gặp

Lỗi thứ nhất là không bật xác minh hai bước. Chỉ cần mật khẩu, dễ bị đánh cắp. Bật xác minh hai bước mất năm phút, bảo vệ cả dữ liệu.

Lỗi thứ hai là lưu mật khẩu trên điện thoại. Tiện nhưng không an toàn. Nên nhập tay mỗi lần, hoặc dùng ứng dụng quản lý mật khẩu.

Lỗi thứ ba là cho nhân viên dùng điện thoại cá nhân. Nhân viên nghỉ việc thì dữ liệu vẫn còn trên điện thoại. Nên cấp điện thoại riêng, hoặc chỉ cho xem trên điện thoại của chủ.

Lỗi thứ tư là xem quá nhiều. Xem suốt ngày thì mất thời gian, và dễ lo lắng vì những số nhỏ. Nên xem đúng lúc, đúng số cần thiết.

Khi nào không cần xem từ xa

Nếu chủ cửa hàng luôn ở tại quầy thì không cần xem từ xa. Ngồi tại quầy mà mở máy tính là xem được, không cần điện thoại.

Nếu cửa hàng chỉ có một người bán, không có nhân viên thì cũng không cần. Chính người đó nắm rõ tình hình, không cần xem qua điện thoại.

Nhưng nếu chủ cửa hàng thường đi vắng, có nhiều nhân viên, hoặc có nhiều cửa hàng thì xem báo cáo từ xa là công cụ hữu ích. Giúp nắm tình hình mà không phải ở tại quầy.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.