Đặt hàng nhà cung cấp đúng lúc khỏi đứt hàng

Đứt hàng là chuyện tệ nhất với cửa hàng bán lẻ. Khách đến hỏi món đó, mình nói hết hàng, họ đi mua ở chỗ khác. Lần một họ quay lại, lần hai họ không quay lại nữa. Nên đặt hàng đúng lúc là việc quan trọng nhất trong chuỗi giữ hàng đầy kệ.

Nhiều chủ cửa hàng đặt hàng theo cảm tính. Thấy kệ trống thì đặt, thấy kho đầy thì không đặt. Kết quả là lúc cần thì không có, lúc có thì thừa. Đặt hàng có kế hoạch thì kệ lúc nào cũng đầy, mà không tốn thêm tiền kho bãi.

Tính mức tồn tối thiểu cho từng món

Mức tồn tối thiểu là số lượng hàng cần có trong kho để bán trong thời gian chờ hàng mới về. Tính sai thì hoặc đứt hàng, hoặc tồn kho nhiều quá.

Cách tính đơn giản nhất là lấy số bán trung bình một ngày, nhân với số ngày chờ hàng về, rồi cộng thêm 20 phần trăm dự phòng.

Ví dụ một món bán được 10 cái mỗi ngày, nhà cung cấp giao hàng sau 3 ngày. Mức tồn tối thiểu là 10 nhân 3 bằng 30, cộng thêm 20 phần trăm là 36. Làm tròn thành 40 cái cho dễ nhớ.

Với món bán chậm, tính theo tuần thay vì theo ngày. Một món bán được 5 cái mỗi tuần, chờ hàng 1 tuần. Mức tồn tối thiểu là 5 cộng 20 phần trăm là 6, làm tròn thành 10 cái.

Một chi tiết nhiều người bỏ qua là mùa vụ. Mùa hè bán nhiều nước giải khát, mùa đông bán nhiều đồ ấm. Mức tồn tối thiểu mùa cao điểm nên cao gấp đôi mùa thấp điểm.

Theo dõi tốc độ bán từng tuần

Tốc độ bán thay đổi theo thời gian, nên mức tồn tối thiểu cũng phải thay đổi theo. Cách tốt nhất là theo dõi số bán ra từng tuần, rồi điều chỉnh mức tồn cho phù hợp.

Mỗi tuần một lần, xem báo cáo bán hàng. Món nào bán tăng thì tăng mức tồn. Món nào bán giảm thì giảm mức tồn. Phần mềm bán hàng thường có báo cáo này, chỉ cần xem là biết.

Một ví dụ cụ thể. Tuần đầu bán được 20 cái, tuần hai bán được 30 cái, tuần ba bán được 40 cái. Tốc độ bán đang tăng, mức tồn tối thiểu nên tăng theo. Nếu giữ nguyên mức cũ thì tuần bốn sẽ đứt hàng.

Ngược lại, tuần đầu bán được 40 cái, tuần hai bán được 30 cái, tuần ba bán được 20 cái. Tốc độ bán đang giảm, mức tồn tối thiểu nên giảm theo. Nếu giữ nguyên mức cũ thì sẽ tồn kho nhiều quá.

Theo dõi đều đặn thì sau vài tháng sẽ thấy quy luật. Món nào bán đều, món nào bán theo mùa, món nào bán thất thường. Biết quy luật thì đặt hàng chuẩn hơn, ít đứt hàng hơn.

Chọn thời điểm đặt hàng trong tuần

Đặt hàng vào thời điểm nào trong tuần ảnh hưởng tới thời gian hàng về. Đặt đúng lúc thì hàng về đúng hẹn, đặt sai lúc thì hàng về trễ, dễ đứt hàng.

Đầu tuần là thời điểm tốt nhất. Thứ Hai hoặc Thứ Ba đặt hàng, nhà cung cấp xử lý đơn trong tuần, hàng về vào cuối tuần hoặc đầu tuần sau. Kịp bổ sung cho tuần mới.

Giữa tuần đặt thêm đơn nhỏ nếu cần. Thứ Tư hoặc Thứ Năm kiểm tra kho, món nào sắp hết thì đặt thêm. Đơn nhỏ này về vào cuối tuần, kịp bán cho khách cuối tuần.

Cuối tuần hạn chế đặt hàng. Thứ Bảy hoặc Chủ Nhật nhà cung cấp thường nghỉ, đơn đặt lúc này phải chờ tới đầu tuần sau mới xử lý. Hàng về trễ, dễ đứt hàng giữa chừng.

Nếu cửa hàng bán nhiều vào cuối tuần, thì nên đặt trước. Thứ Sáu kiểm tra kỹ, đảm bảo đủ hàng cho hai ngày cuối tuần. Thiếu hàng cuối tuần là mất nhiều tiền nhất, vì đó là lúc khách đông nhất.

Làm việc với nhà cung cấp hiệu quả

Quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp đặt hàng dễ hơn, hàng về nhanh hơn, giá tốt hơn. Cách xây dựng quan hệ không khó.

Đặt hàng đều đặn. Mỗi tuần một đơn, hoặc mỗi tháng hai đơn. Đặt đều thì nhà cung cấp nhớ mình, ưu tiên giao hàng nhanh hơn. Đặt lúc có lúc không thì họ không để ý, giao hàng chậm hơn.

Thanh toán đúng hẹn. Nợ tiền nhà cung cấp thì họ không muốn giao hàng mới. Thanh toán nhanh thì họ thích, giao hàng nhanh, đôi khi còn giảm giá thêm.

Thông báo trước khi cần hàng gấp. Đừng đợi hết hàng mới gọi điện giục. Gọi trước vài ngày, nói rõ cần bao nhiêu, cần khi nào. Họ có thời gian chuẩn bị, hàng về đúng hẹn.

Giữ liên lạc thường xuyên. Không chỉ gọi khi đặt hàng, mà còn hỏi thăm, chia sẻ thông tin thị trường. Quan hệ tốt thì khi có hàng mới, hàng khuyến mãi, họ nhớ tới mình đầu tiên.

Đặt hàng theo đợt nhỏ thay vì đặt một lần lớn

Nhiều chủ cửa hàng thích đặt một lần nhiều để tiết kiệm phí vận chuyển. Nhưng đặt nhiều thì hàng tồn lâu, dễ hết hạn, mà vốn cũng bị chôn trong kho.

Đặt ít mà thường xuyên thì hàng luôn mới, khách thấy hàng mới về nên mua nhiều hơn. Mỗi tuần đặt một lần, hoặc mỗi ba ngày đặt một lần. Số lượng mỗi lần vừa đủ bán trong khoảng thời gian chờ hàng mới về.

Chi phí vận chuyển có thể tăng lên một chút, nhưng tiết kiệm được nhiều hơn. Tiết kiệm chi phí kho bãi, tiết kiệm công sức dọn dẹp, tiết kiệm rủi ro hàng hết hạn. Tính tổng thì đặt ít thường xuyên rẻ hơn.

Nhà cung cấp thường hợp tác với cách này. Họ thích đơn đều đặn hơn đơn lớn. Đặt đều thì họ nhớ mình, ưu tiên giao hàng nhanh hơn. Đặt lúc có lúc không thì họ không để ý, giao hàng chậm hơn.

Ngoài ra đặt ít còn giúp biết rõ tốc độ bán thật. Đặt 50 món một lần, bán hết trong một tuần thì biết tốc độ bán là 50 một tuần. Lần sau đặt 60 món, bán hết trong 5 ngày thì biết tốc độ tăng lên. Đặt 500 món một lần thì không biết tốc độ bán thật là bao nhiêu.

Xử lý khi nhà cung cấp giao chậm

Nhà cung cấp giao chậm là chuyện thường. Cách xử lý quyết định có đứt hàng hay không.

Trước hết là dự phòng. Mức tồn tối thiểu đã cộng thêm 20 phần trăm dự phòng. Nếu nhà cung cấp giao chậm 1 ngày thì vẫn đủ bán. Chậm 2 ngày thì hơi căng, nhưng vẫn xoay sở được.

Nếu chậm hơn thì gọi điện hỏi. Hỏi rõ lý do chậm, và khi nào giao. Biết thời gian cụ thể thì tính toán được còn đủ bán không, có cần tìm nguồn khác không.

Tìm nguồn thay thế tạm thời. Hỏi cửa hàng khác cùng khu vực, họ có thể chia lại hàng. Hoặc đặt từ nhà cung cấp khác, dù giá cao hơn một chút. Đắt hơn vẫn tốt hơn là đứt hàng mất khách.

Dài hạn thì xem lại nhà cung cấp. Chậm một lần thì bỏ qua, chậm ba lần liên tiếp thì nên tìm mối khác. Uy tín giao hàng quan trọng không kém giá cả.

Kinh nghiệm khi làm việc với mối hàng tốt

Mỗi nhà cung cấp có một điểm mạnh khác nhau. Mối này giá rẻ nhưng giao chậm, mối kia giá cao hơn nhưng giao nhanh. Mối nào mới mở thì dễ thương lượng, mối lâu năm thì có độ tin cậy. Hiểu rõ điểm mạnh thì mới phân đơn cho phù hợp.

Cách phân đơn đơn giản nhất là theo tốc độc giao hàng. Mối giao nhanh thì đặt hàng cần gấp, mối giao chậm nhưng giá tốt thì đặt hàng dự trữ trước. Tháng sau ra dự định rồi đặt xong cả hai đơn, không cần lúc nào cũng gọi điện.

Ngoài ra còn cần giữ một mối phụ dự phòng. Mối phụ giao số lượng ít hơn, nhưng khi mối chính đứt hàng thì còn nơi để đặt thay thế. Không bao giờ lệ thuộc hoàn toàn vào một mối, dù mối đó tốt đến mấy.

Giá cả của nhiều mối cũng nên ghi lại để so sánh. Một bảng đơn giản ghi ngày, tên mối, mã hàng, giá mua, số lượng. Tháng này mua của ai giá bao nhiêu, tháng sau kiểm lại thì biết mối nào đang tăng giá, mối nào giữ giá tốt.

Nhiều chủ cửa hàng chỉ quan tâm giá mua hôm nay chứ không nhìn dài hơn. Một mối giá cao hơn năm nghìn nhưng giao đủ hàng đúng hẹn, không hỏng không thiếu, thì tốt hơn mối giá thấp hơn mà mỗi lần giao lại thiếu vài món. Tính tổng thiệt hại mới biết mối nào rẻ thật.

Đặt hàng theo mùa vụ

Hàng bán theo mùa thì phải đặt trước. Đợi tới mùa mới đặt thì đã muộn, vì nhà cung cấp cũng hết hàng hoặc tăng giá.

Trước mùa cao điểm 1 tháng thì bắt đầu đặt. Mùa hè bán nước giải khát thì tháng 4 đặt hàng. Mùa Tết bán bánh kẹo thì tháng 11 đặt hàng. Đặt sớm thì giá tốt, hàng đủ, có thời gian sắp xếp.

Trong mùa cao điểm thì đặt thường xuyên hơn. Mỗi tuần một lần, hoặc mỗi 3 ngày một lần. Bán nhanh thì hết nhanh, phải bổ sung liên tục.

Sau mùa cao điểm thì giảm dần. Đừng nhập nhiều khi mùa sắp hết, vì hàng tồn qua mùa khó bán. Tính toán sao cho hết mùa thì hàng cũng vừa hết.

Một số món bán quanh năm nhưng có đỉnh theo tháng. Ví dụ đồ dùng học tập bán nhiều vào tháng 8, tháng 9. Biết đỉnh thì đặt nhiều trước đỉnh, giảm sau đỉnh.

Dùng phần mềm nhắc đặt hàng tự động

Nhớ mức tồn của hàng trăm món hàng là việc khó. Phần mềm bán hàng giúp việc này dễ hơn nhiều.

Cài đặt mức tồn tối thiểu cho từng món trong phần mềm. Khi số tồn xuống dưới mức đó, phần mềm tự động cảnh báo. Mỗi sáng mở phần mềm ra là thấy danh sách cần đặt hàng.

Một số phần mềm còn tự động tạo đơn đặt hàng. Chọn nhà cung cấp, chọn số lượng, bấm nút là xong. Không cần gọi điện, không cần nhắn tin, tiết kiệm thời gian.

Báo cáo lịch sử đặt hàng cũng hữu ích. Xem lại tháng trước đặt bao nhiêu, tháng này đặt bao nhiêu. So sánh thì biết tốc độ bán tăng hay giảm, điều chỉnh cho phù hợp.

Cửa hàng nhỏ chi phí phần mềm chỉ vài trăm nghìn một tháng, nhưng tiết kiệm được cả buổi ngồi tính toán. Quan trọng hơn là không bao giờ quên đặt hàng, không bao giờ đứt hàng vì quên.

Đặt hàng đúng lúc là kỹ năng cần rèn luyện. Tính mức tồn chuẩn, theo dõi tốc độ bán, chọn thời điểm đặt hợp lý, giữ quan hệ tốt với nhà cung cấp. Làm đều thì kệ lúc nào cũng đầy, khách lúc nào cũng có hàng để mua.

Muốn biết thêm về cách kiểm hàng khi nhận để không bị thiếu hụt, bạn có thể xem thêm cách kiểm tra hàng nhập thiếu hư hỏng cho chắc chắn. Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.