Nội thất nhận đặt trước theo dõi tiến độ cho chuẩn

Cửa hàng nội thất khác với cửa hàng bán hàng có sẵn ở chỗ phần lớn đơn là đặt trước. Khách đến xem, chọn mẫu, đo kích thước, rồi về nhà chờ một đến hai tháng mới nhận hàng. Khoảng chờ đó là chỗ rủi ro của cả hai bên.

Khách sợ đặt rồi cửa hàng giao muộn hoặc đổi mẫu. Cửa hàng sợ khách đổi ý hoặc bỏ đơn giữa chừng. Hai bên đều lo, và cả hai đều đúng lý do lo. Cách xử lý đơn đặt trước chuẩn thì phần lớn khách yên tâm, còn cửa hàng không bị mất tiền cọc.

Đo kỹ trước khi chốt mẫu và báo giá

Đơn đặt trước hỏng thường không phải vì làm sai mà vì đo sai. Đo một lần bằng mắt thường lệch vài phân, mấy phân đó lên gỗ thành mấy xăng tiền, mà khách thấy thì nghĩ bị lấy cắt.

Nên đo hai lần. Một lần dây đo, một lần thước, mỗi chỗ đo hai lần rồi lấy trung bình. Chỗ nào hai lần đo lệch quá năm phân thì đo lại lần thứ ba. Những chỗ khó như góc tường lệch, chỗ có ống nước chạy giữa tường thì phải đo cẩn thận hơn.

Đo xong chụp ảnh vị trí đo kèm số đo vào biên bản, khách ký xác nhận. Có ảnh thì sau này khách không nói được là mình đổi ý. Chỉ cần một tờ giấy có ảnh và chữ ký là tránh được cả những đợt cãi nhau kéo dài cả tháng.

Ghi rõ mẫu mã và tiền cọc từng đơn

Ngay khi khách chốt mua, lập biên bản bốn nội dung gồm mẫu mã, giá bán, tiền cọc và ngày giao, hai bên cùng ký mỗi bên giữ một bản. Giấy này không cần kiểu cách, chỉ cần ghi đủ để sau này không cãi.

Ghi đúng ngay từ đầu sẽ đỡ tranh cãi nhiều. Lấy một ví dụ gồm tủ quần áo rộng 2 mét cao 2,4 mét, gỗ MDF phủ veneer óc chó, giao ngày 15 tháng 11. Không nên ghi chung chung kiểu tủ quần áo loại tốt. Mẫu nào có bản vẽ riêng thì đính kèm bản vẽ đã ký của hai bên.

Tiền cọc nên ghi rõ trên giấy và lập biên nhận riêng. Có biên nhận thì không ai nói lúc đầu chưa từng cọc. Đơn chục triệu hay hai mươi triệu mà không có biên nhận thì dễ mất cả đôi bên khi có chuyện.

Trả tiền theo giai đoạn chứ không trả một lúc

Đừng để khách trả hết một lúc rồi mới làm. Chia ba đợt thì vừa khách dễ chịu vừa mình có vốn xoay. Đợt một khi ký giấy thường là ba mươi phần trăm. Đợt hai khi xưởng hoàn thành và chụp ảnh gửi khách là bốn mươi phần trăm. Đợt ba khi giao hàng và khách kiểm tra xong là ba mươi phần trăm còn lại.

Cách chia này ràng buộc cả hai bên. Khách chưa trả đợt hai thì xưởng chưa hoàn thiện, mình chưa giao. Có nơi chỉ chia hai đợt cho gọn, đợt đầu năm mươi phần trăm và đợt sau khi nhận hàng. Ràng buộc yếu hơn nhưng đơn nhỏ thì cũng được.

Điều khoản trả chậm cũng nên ghi rõ. Ví dụ khách trong vòng ba ngày sau khi giao thì được giữ nguyên giá, trễ hơn thì phần còn lại tính thêm phần trăm mỗi ngày. Khoản này nhỏ nhưng khiến khách không trễ. Không ghi thì chỉ dựa vào thói quen, mà thói quen mỗi người một.

Hẹn ngày giao cụ thể theo ngày và giờ

Nói khoảng một tháng hay tuần sau vừa làm khách lo vừa làm mình khó nhớ. Hẹn cụ thể kiểu giao ngày 15 tháng 11, khung giờ 9 giờ sáng đến 12 giờ trưa. Khách bận thì chủ động xin lùi ít nhất ba ngày trước đó.

Mỗi đơn cách ngày giao ba mươi ngày thì gọi hỏi tiến độ xưởng một lần. Hỏi xem đơn mình đứng thứ mấy, hàng đến giai đoạn nào, rồi ghi vào sổ. Khách hỏi thì trả lời ngay được, không mất năm phút tra cứu mà khách lại tin tưởng.

Đừng nhận quá sức rồi hẹn sát nhau hai đơn trong một khung giờ. Nhận ít mà giao chắc thì khách quay lại lần sau và giới thiệu thêm người quen. Nhận nhiều mà trễ cả loạt thì mất cả chùm khách.

Theo dõi tiến độ xưởng mỗi tuần

Một đơn nội thất trải qua nhiều công đoạn gồm chọn vật liệu, cắt ghép, lắp ráp, sơn và phủ bề mặt. Mỗi công đoạn cần vài ngày đến vài tuần. Nếu không theo dõi thì đến khi khách gọi mới hay xưởng đã trễ cả tháng.

Cách tiện nhất là mở một sổ theo dõi, mỗi đơn một dòng gồm ngày bắt đầu, ngày dự kiến giao, giai đoạn hiện tại, tên xưởng và người liên lạc. Cứ vài ngày cập nhật lại cột giai đoạn. Nếu một đơn đứng yên quá một tuần thì gọi xưởng hỏi ngay.

Xưởng nào hay nghỉ đột xuất thì cũng cần biết từ đầu, để lùi ngày giao từ lúc ký giấy chứ không nên lùi sát ngày giao mới nói. Xưởng lớn thường nói thẳng lịch nghỉ nếu bạn hỏi trước khi chốt đơn.

Quy định đổi mẫu đổi màu từ đầu

Lúc giấy còn chưa ký thì đổi là chuyện nhỏ. Đổi khi đang lắp ráp thì mất tiền vật liệu đã cắt. Vật liệu rẻ thì dễ bỏ còn công cắt và công sơn thì mất không lấy lại được.

Ghi rõ trong giấy từ đầu là đổi màu hay mẫu khi xưởng chưa bắt đầu thì chỉ trả chênh lệch vật liệu. Đổi sau khi xưởng đã cắt gỗ thì chịu thêm tiền vật liệu đã dùng và phí nhân công. Đổi sau khi đã sơn hoặc hoàn thiện thì có thể phải làm lại từ đầu.

Đổi quá nhiều lần thì hoặc là khách lưỡng lự hoặc là cửa hàng tư vấn chưa đúng từ đầu. Trường hợp nào cũng phải ngồi lại nói chuyện thẳng một buổi cho xong, đừng để kéo dài. Mỗi lần đổi mất thêm thời gian của cả khách lẫn xưởng.

Kiểm hàng kỹ trước mặt thợ xưởng

Điều khó nhất là hàng đến nơi rồi mới thấy xưởng làm không đúng mẫu trong giấy. Chỗ này cần giấy và biên nhận lúc đầu mới xử lý được.

Khi khách đến nhận hàng, hãy kiểm kỹ trước mặt thợ. Đo kích thước, xem màu, kiểm gỗ có mối mọt không và có cong vênh không. Điểm nào không đúng thì ghi rõ vào biên bản bàn giao, yêu cầu xưởng sửa hoặc hoàn tiền trong thời gian cụ thể.

Đừng để khách tự kết luận trước mặt xưởng rồi mới lên tiếng. Khách sẽ mất niềm tin với cửa hàng nếu bạn im lặng để khách tự xử lý với thợ.

Xử lý khi khách không chịu nhận hàng

Hàng đã làm xong mà khách không đến nhận thì phải có cách xử lý từ trước. Thời gian giữ hàng miễn phí nên ghi một tuần kể từ ngày báo khách đến nhận. Sau một tuần thì có thể tính phí lưu kho theo ngày.

Nếu khách bỏ luôn thì phải tìm cách bán lại món đó hoặc đăng lên kênh bán hàng của tiệm. Đơn đặt trước mà khách bỏ thì cửa hàng chịu thiệt, nên có quy định rõ tiền cọc không hoàn lại khi khách tự ý bỏ đơn.

Cửa hàng làm nghiêm túc từ đầu thì khách cũng hợp tác hơn. Đừng để người ta nghĩ cọc lúc nào cũng lấy lại được nên muốn bỏ là bỏ.

Tách tiền cọc và tiền hàng trong sổ

Tiền cọc khách đưa không phải doanh thu, nó là tiền giữ chỗ. Ghi riêng một cột cọc và một cột còn phải thu. Khi nào giao hàng xong và thu đủ thì mới ghi nhận doanh thu trọn đơn.

Nhiều tiệm ghi cọc thành doanh thu nên cuối tháng tưởng lời mà tiền mặt không thấy đâu. Tách ra thì nhìn đúng, biết đơn nào đã thu đủ và đơn nào còn treo. Cuối tháng đối chiếu một lượt là xong.

Gọi hỏi thăm khách sau khi giao một tháng

Phần lớn khách mua nội thất về rồi mới nghĩ đến món khác. Tủ quần áo đặt xong thì một tháng sau mới nghĩ thêm kệ sách. Mà khách đó gần như chắc chắn sẽ quay lại mua vì họ đã tin cửa hàng.

Cuối tháng sau khi giao xong, gửi tin nhắn hỏi thăm một dòng kiểu tủ dùng một tháng có chắc không, cần thêm phụ kiện thì gọi em. Đây là cách bán ít tốn công nhất mà doanh thu tăng đều, vì tiền xây dựng lòng tin đã bỏ ra rồi.

Khách cũ thường giới thiệu thêm một hai người nữa sau một đơn thành công. Mỗi khách cũ giữ được đáng giá hơn mười khách mới, vì không phải giải thích lại từ đầu.

Muốn xem cách ghi việc bàn giao trước ngày mở cửa thì đọc thêm bài mở ca bán hàng buổi sáng, phần đọc việc còn dở của ca trước áp dụng được cho cả đơn nội thất.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.