Báo cáo tuần nên xem những gì để biết ngay vấn đề

Báo cáo tuần không cần nhìn kiểu phân tích phức tạp. Chỉ cần đủ để trả lời được một câu hỏi: tuần này cửa hàng có khỏe hơn tuần trước không. Nếu trả lời được thì báo cáo đã làm tròn việc.

Nhiều chủ hàng xem báo cáo tuần kiểu một tháng nhìn một lần. Nhưng chờ tới cuối tháng mới phát hiện hàng tồn thì đã nằm trong kho hai tuần, khách nợ cũng đã quên mất mình nợ bao nhiêu.

Doanh thu tuần và số hóa đơn

Hai con số đầu tiên phải xem là doanh thu tuần và số hóa đơn tuần. Doanh thu cho biết tiền vào, số hóa đơn cho biết khách vào.

Ví dụ tuần này 18 triệu trên 220 hóa đơn, trung bình 82 nghìn một hóa đơn. Tuần trước 16 triệu trên 200 hóa đơn, trung bình 80 nghìn. Vậy là cả tiền lẫn khách đều tăng nhẹ.

Còn nếu tuần này 18 triệu mà chỉ 180 hóa đơn, nghĩa là mỗi khách chi nhiều hơn. Khách ít nhưng chi nhiều thì vẫn tốt, chỉ cần kiểm xem nguyên nhân là món giá cao bán tốt.

Thêm vào, đừng đếm hóa đơn bằng mắt mà dùng phần mềm để đếm tự động. Phần mềm ghi số hóa đơn mỗi ngày, cuối tuần cộng lại không sai. Đếm tay dễ thiếu vì hóa đơn viết tay không ghi hết, hoặc ghi nhưng chữ xấu không đọc được vào cuối tuần.

Một chi tiết nữa: số hóa đơn được tính theo hóa đơn thật đã thu tiền, không tính hóa đơn hủy hay ghi nháp. Hóa đơn hủy trong tuần nhiều thì nên xem lại lỗi ở đâu, vì hủy đơn cũng mất thời gian và làm khách chờ.

Giá trị trung bình một hóa đơn

Con số này ít người để ý nhưng khá ích. Nó bằng doanh thu chia số hóa đơn, cho biết mỗi lần khách ghé mua bao nhiêu.

Nếu giá trị trung bình tăng từ 75 nghìn lên 95 nghìn, nghĩa là việc gợi ý bán kèm đang chạy tốt, hoặc giá hàng chính có lời đã được đẩy lên.

Cách tăng nhanh nhất là mời mua thêm một món rẻ cùng nhóm khi khách tính tiền. Món gợi ý 15-20 nghìn, 100 hóa đơn một tuần gợi ý thành công 30 lần là thêm gần nửa triệu mỗi tuần.

Ngoài gợi ý món kèm, còn một cách nữa là sắp xếp kệ để mỗi vị trí một loại mặt hàng đều thông thoáng. Khách đến quầy tính tiền nhìn thấy món phụ nhỏ gần miệng tốn chưa tới 30 nghìn thì mua theo quán tính. Kệ phụ gần quầy thường tăng giá trị hóa đơn thêm 10-15% mà không cần mời mọc.

So sánh với tuần trước và cùng tuần tháng trước

Đừng nhìn con số tuần này kiểu đứng một mình. So với tuần trước trước đã, rồi so với cùng tuần tháng trước để loại yếu tố mùa.

Tăng 5-10% so với tuần trước là mức tốt ở cửa hàng nhỏ. Tụt hơn 15% so với tuần trước phải tìm nguyên nhân ngay trong ngày hôm đó, không đợi qua tuần sau.

Khi so, nên dùng đúng mốc: tuần này so tuần trước, và tuần này so cùng tuần tháng trước. Cùng tuần tháng trước quan trọng hơn vì loại được yếu tố lễ Tết, mưa đều, và cả mua sửa trước năm học.

Nếu tuần này tụt 15% so với cùng kỳ năm ngoái cũng là mức tụt thật, không phải do mùa. Cửa hàng nhỏ tăng giảm hơn năm thì cũng phải rà hàng, giá, nhân viên, và vị trí kệ thì mới giữ được nhịp tăng.

Còn nếu tuần này tăng mạnh so với cùng tuần năm ngoái thì chưa chắc do bán hàng tốt. Có thể do bạn đã sửa giá sau mùa Tết năm ngoái, hoặc món đó năm ngoái đứt hàng, năm nay vừa trở lại. Tăng mạnh cũng nên soi thử lý do.

Lý do thường gặp nhất khi doanh thu tụt mà ít ai nghĩ tới: món bán chạy hết hàng trên kệ mà quên nhập. Thống kê tồn kho mỗi tuần phát hiện sớm chỗ đứt hàng.

Cũng dễ xảy ra chuyện ngược lại: doanh thu tăng mà lợi nhuận không tăng. Lúc đó nhìn giá trị trung bình hóa đơn và tỷ lệ lời gộp của nhóm hàng bán nhiều tuần đó. Tăng doanh thu nhờ giảm giá sâu là cách tăng nhanh nhất vào lỗ.

Một cách so sánh dễ dàng là chia tuần thành hai nhóm: tuần có mưa lớn, tuần có ngày lễ. So riêng từng nhóm với chính nhóm đó tháng trước sẽ ra con số thật, tránh được chuyện tháng này mưa nên tụt rồi kết luận là cửa hàng yếu.

Món nào đang bán chạy

Mỗi tuần nên có danh sách 5 món bán chạy nhất và 5 món bán chậm nhất. Danh sách này quyết định tuần sau nhập gì, xả gì.

5 món bán chạy cần mở rộng kệ, đặt ở vị trí dễ với nhất, và giữ tồn đủ 7 ngày. Món bán nhiều mà để hết hàng hai ngày là mất khách vào tay cửa hàng bên cạnh.

Còn 5 món bán chậm nếu đeo trên kệ quá một tháng mà không bán được thì cân nhắc cách xử lý hàng tồn lâu ngày như đưa ra kệ trước, gộp combo, hoặc giảm giá để thu vốn.

Tồn kho nào sắp hết, tồn nào thừa

Hai chỗ tồn kho cần nhìn: mặt nào bán hết trước 7 ngày thì tuần tới nhập thêm, mặt nào nằm quá 60 ngày mà không bán được thì tuần tới xả bớt.

Nhiều cửa hàng nhập hàng mới trong khi hàng chậm bán vẫn đầy kho. Vốn cứ nằm ở món không ai mua, còn món chạy cháy hàng thì không có vốn để nhập. Vòng xoáy này lập lại nhiều lần là chết.

Bảy ngày một lần nhìn tồn kho là vừa đủ. Nhìn hằng ngày thì mệt, nhìn mỗi tháng thì trễ.

Thêm một điểm nữa trong việc xem tồn kho: xem mức độ tồn của hàng chậm bán so với hàng chạy. Nếu hàng chậm bán chiếm hơn 30% giá trị kho thì phải xả bớt trong tuần tới. Hàng chậm bán chiếm vốn, và vốn đó không nhập được hàng chạy thêm.

Đồng thời, xem cân đối giữa tồn hiện tại và doanh thu tuần. Ví dụ kho có 80 triệu hàng mà doanh thu tuần chỉ 30 triệu thì tồn cao gấp đôi sức bán. Đó là vốn chôn, tuần sau nên giảm nhập lại.

Còn một tín hiệu khác thường bị bỏ sót: hàng hết date nhưng chưa phát hiện. Một tuần nên kiểm hàng gần date một lần, xếp hàng gần hết ra trước bày trước. Hàng gần hết mà không bán ra kịp thì sau hai tuần thành tiền rác.

Công nợ khách trong tuần

Ai mới đăng ký nợ, ai đã hẹn mà quá hạn, tiền nợ già nhất tuần này có vào được không. Công nợ tuần không kiểm thì cuối tháng sổ nợ thành giấy trắng vô dụng.

Cuối tuần gọi hỏi khách đã hẹn trả nhưng chưa trả, còn khách nợ mới thì nhắc lịch rõ ràng. Năm phút cuối tuần gọi 3-5 người thường thu được 2-3 triệu tiền đáng lẽ phải chờ thêm một tháng.

Nếu sổ nợ ngày càng dày mà tiền về ngày càng ít, hãy xem lại cách cho khách nợ thì nên đặt hạn trả cụ thể từng người thay vì cho đại.

Sổ nợ tuần nên có ba cột: khách mới, khách quá hạn, tiền đã thu. Ba cột này cho biết nợ có tăng hay không. Nợ tăng liên tục ba tuần thì đặt vỡ trong tháng sau, cần siết ngay.

Khách nợ mới tuần này mà sang tuần sau chưa hẹn ngày trả thì tuần thứ ba đừng cho nợ nữa. Quy tắc này không cứng nhắc, nhưng cho nợ nhiều người không hẹn ngày thì sớm hay muộn là có người mất tích.

Tiền mặt cuối tuần còn bao nhiêu

Sau một tuần bán, tiền mặt trong túi là con số thật nhất về sức khỏe cửa hàng. Doanh thu cao nhưng tiền mặt tụt thì có chỗ rò rỉ.

Tiền mặt cuối tuần nên cao hơn cuối tuần trước chút ít, hoặc ít nhất bằng nhau. Nếu tụt 20-30% liên tục hai tuần thì cần xem lại ngay: chi phí có vượt không, thu nhập nợ có về không, có nhập hàng quá tay không.

Nhìn cột này bốn tuần liên tiếp là thấy hướng cửa hàng đang đi lên hay đi xuống. Xuống hai tuần liên tiếp thì tuần thứ ba phải có hành động cụ thể.

Tiền mặt còn trong két và tiền chuyển khoản nên tách riêng trong báo cáo. Nhiều cửa hàng nhìn tổng tiền một chỗ rồi tưởng dư, trong khi thực ra tiền chuyển khoản đã dùng để trả nợ nhà cung cấp rồi. Tách ra thì mới biết mình còn thực sự bao nhiêu.

Nếu tiền mặt cuối tuần thấp hơn ngày bắt đầu tuần là chuyện bình thường, vì thường phải trả tiền nhập hàng. Vấn đề là trả bao nhiêu và trả cho ai. Có thống kê chi phát sinh trong tuần thì bạn biết có đang chi quá tay không.

Ghi lại quyết định trong 5 phút

Sau khi xem xong, viết ba dòng: việc phải nhập, việc phải xả, việc phải thu. Viết giấy nhỏ dán ở quầy, hoặc ghi trong phần mềm theo dõi.

Năm phút đó quyết định báo cáo tuần có giá trị hay không. Xem xong không hành động gì thì xem cũng như không, tuần sau báo cáo vẫn giống tuần này.

Quy tắc đơn giản cho năm phút cuối: mỗi dòng việc ghi kèm người phụ trách và ngày hoàn thành. Việc không ghi người không ghi ngày sẽ không bao giờ xong.

Những việc thường rơi mất nhất là việc nhỏ nhưng khó: gọi khách nợ, dọn kệ phụ, so sánh giá nhà cung cấp, sửa lỗi nhập liệu phần mềm. Ba việc nhỏ đó xong một tuần thì cửa hàng khỏe hơn.

Một việc làm tuần nào cũng được quăng qua bỏ lại là đếm tiền mặt cuối ngày. Một tuần không đếm là mất hết ý nghĩa báo cáo tuần, vì tiền không khớp sổ, không biết lệch do đâu.

Một số chủ cửa hàng còn lập báo cáo tháng để nối các tuần lại thành bức tranh lớn, xem trong báo cáo tháng chủ cửa hàng.

Cần tư vấn theo ngành, gọi hotline/Zalo 0907.943.968.